10 regler for opsigelse af en medarbejder - en juridisk guide

De juridiske aspekter af en opsigelse kræver grundig forberedelse på en række punkter, da reglerne kan fremstå komplicerede. Derfor har vi i denne guide sammenfattet 10 regler, der er gode at gå frem efter ved opsigelser af medarbejdere.

Det kan være meget svært at overskue, hvilke regler du skal være opmærksom på, hvis du sidder som opsigende leder.

I denne guide, som er kort beskrevet i den blå kasse i bunde af dette afsnit, gennemgår vi reglerne for en række af de juridiske aspekter, eksempelvis opsigelsesskrivelsen, opsigelsesvarslet og hvilke kriterier, du som arbejdsgiver ikke må lægge til grund for en opsigelse. 

Vi ser også på, hvilke medarbejdergrupper der nyder en særlig beskyttelse mod en opsigelse, og hvilke regler der gælder for kollektive opsigelser og udbetaling af  fratrædelsesgodtgørelse.

Endelig kan du læse mere om, hvad der skal ske efter selve opsigelsen, hvor du som arbejdsgiver skal tage stilling til, om den opsagte skal fritstilles, suspenderes eller arbejde i opsigelsesperioden.

1. En opsigelse kan være både mundtlig og skriftlig

En opsigelse kan både være mundtlig og skriftlig.Skriftlighed er ikke et gyldighedskrav, men som virksomhed skal I kunne bevise, at opsigelsen er afgivet, og dette beviskrav er løftet med en skriftlig opsigelse, hvilket også ofte vil være angivet i kontrakten.

Opsigelsen skal være klart og tydeligt formuleret. 

Opsigelsen behøver ikke at indeholde en begrundelse, men hvis medarbejderen anmoder om det, er virksomheden i henhold til funktionærloven forpligtet til at oplyse årsagen til opsigelsen. 

Af opsigelsesskrivelsen bør det fremgå, hvilke vilkår der skal gælde for medarbejderen i opsigelsesperioden og efter opsigelsesperiodens udløb.

Opsigelsen skal være kommet frem til medarbejderen inden udgangen af den måned eller dag, fra hvilken virksomheden ønsker, at den skal have virkning. Det er afsenderen, der bærer risikoen for, at opsigelsen ikke kommer frem.

Ønsker I eksempelvis at opsige en medarbejder med tre måneders varsel til fratræden den 31. december, skal medarbejderen kunne dokumentere at have modtaget opsigelsesbrevet senest den 30. september. Den 1. oktober er for sent, da opsigelsesvarslet i så fald først vil begynde at løbe den 1. november. 

Medarbejderen bør kvittere for modtagelsen af opsigelsen, hvis den bliver afleveret personligt. Bliver opsigelsen sendt til medarbejderen, anbefaler vi af bevismæssige årsager, at det sker ved afsendelse med afleveringsattest eller pr. mail - eller allerbedst begge dele.

I dag afsendes mange opsigelser per e-mail, da det er den sædvanlige kommunikationsform mellem medarbejder og arbejdsgiver. Ved forsendelse via e-mail (ofte suppleret med tlf./sms eller anden form for kontakt) skal arbejdsgiver fortsat kunne dokumentere, at e-mailen er kommet frem til medarbejderen inden for en måneds udgang. 

2. Hvad skal der stå i en opsigelse af en medarbejder?

Årsagen til at en medarbejder afskediges, kan grundlæggende begrundes på to måder.

Den personlige begrundelse

Den generelle begrundelse

Denne begrundelse, modsat den personlige begrundelse, findes i virksomhedens forhold. Det kan for eksempel være besparelser, driftsmæssige forhold, nedlukning af en afdeling eller andre organisatoriske ændringer. 

3. Medarbejderens opsigelsesvarsel

De opsigelsesvarsler, der er gældende for ansættelsesforholdet, fremgår som regel af:

• Ansættelseskontrakten
• Funktionærloven
• Overenskomsten

Længden af arbejdsgivers opsigelsesvarsel er for funktionærer reguleret i funktionærlovens § 2. Opsigelsesvarslet bliver
forlænget i takt med funktionærens anciennitet.

Varslet udgør mellem 1-6 måneder. Hvis der er aftalt prøvetid, er varslet alene 14 dage, og opsigelse skal være afgivet til udløb inden prøveperiodens udløb. 

Det er muligt at aftale, at medarbejderen skal kunne opsiges med et forkortet varsel på 1 måned, hvis medarbejderen har 120 dages sygefravær med løn inden for et tidsrum af 12 på hinanden følgende måneder. 

Arbejdsgiveren skal i den forbindelse være opmærksomme på, hvordan de 120 dage beregnes, og at det ikke er alt sygefravær, der automatisk kan tælle med.

Opsigelsesvarsler i kollektive overenskomster er typisk anciennitetsbestemte, men det varierer meget fra overenskomst til overenskomst.  Varslet kan eksempelvis udgøre mellem 14 og 120 dage afhængigt af medarbejderens anciennitet.

I ansættelseskontrakten kan opsigelsesvarslet efter aftale være forlænget ud over det gældende varsel efter funktionærlov eller overenskomst. Er dette tilfældet, vil varslet angivet i ansættelseskontrakten være gældende. 

For uregulerede ansættelsesforhold, eksempelvis direktørkontrakter, bør opsigelsesvarslet være aftalt og anført i direktørkontrakten. For ansættelsesforhold, der hverken er omfattet af funktionærloven eller en kollektiv overenskomst, hvor opsigelsesvarsler fremgår, og hvor kontrakten ligeledes er tavs, vil direktøren/medarbejderen have ret til et "sædvanligt" eller "rimeligt" varsel. 

4. Har en arbejdsgiver fri opsigelsesadgang?

For funktionærer og for de fleste overenskomstansatte medarbejdere gælder en regel om, at en opsigelse af ansættelsesforholdet skal være sagligt begrundet. Reglen gælder først, når medarbejderen har opnået en vis anciennitet:

• 1 år for funktionærer
• Typisk 9 måneder for overenskomstansatte i det private
• Typisk 8 måneder for overenskomstansatte i det offentlige   

En opsigelse kan være rimeligt begrundet i enten medarbejderens eller virksomhedens forhold: 

• Virksomhedens forhold kan eksempelvis være rationalisering, omstrukturering eller lønbesparelse.
• Medarbejderens forhold kan eksempelvis være uegnethed, dårlig performance, samarbejdsproblemer eller sygdom.    

Hvis opsigelsen er usaglig, skal arbejdsgiveren betale en godtgørelse til medarbejderen. For overenskomstansatte er der også mulighed for genansættelse. Sidstnævnte forekommer           dog sjældent.

5. Forbudte kriterier

I lovgivningen er fastsat en række kriterier, som arbejdsgiveren ikke må lægge vægt på ved opsigelse. Disse forbudte kriterier er blandt andre følgende:

• Graviditet og medarbejderens fravær på grund af barsels-, fædre- eller forældreorlov.
• Medarbejderens hudfarve, religion, politiske anskuelser, handicap mv.
• Medarbejderens foreningsforhold eller visse lovbestemte hverv.

Beskyttelsen består i de fleste tilfælde af, at medarbejderen bliver tilkendt en godtgørelse, hvis afskedigelsen sker i strid med særlovgivningen.

Desuden er bevisbyrden ofte vendt om, således at arbejdsgiveren skal bevise, at det forbudte kriterium ikke er årsag til opsigelsen.

I visse overenskomster er der desuden forbud mod opsigelse under ferie og sygdom. Vær særligt opmærksom på 120-dages reglen og dens kriterier.

6. Regler for opsigelse af særligt beskyttede medarbejdergrupper

Visse medarbejdergrupper nyder en særlig beskyttelse mod opsigelse på grund af deres funktion som medarbejderrepræsentant. Den særlige beskyttelse omfatter følgende medarbejdergrupper: 

• Tillidsrepræsentanter
• Arbejdsmiljørepræsentanter
• Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer
• Medarbejderrepræsentanter valgt i henhold til Lov om information og høring
• Medlemmer af samarbejdsudvalg og europæiske samarbejdsudvalg

I henhold til de kollektive overenskomster kan tillidsrepræsentanter sædvanligvis kun blive opsagt, hvis der foreligger ”tvingende årsager”. Virksomheden skal bevise, at der er tvingende årsager til opsigelsen og skal i øvrigt bevise, at opsigelsen ikke skyldes medarbejderens hverv som tillidsrepræsentant.

Øvrige medarbejdervalgte repræsentanter er via lovgivningen generelt tillagt samme beskyttelse, som gælder for tillidsrepræsentanter. Hvis arbejdsgiveren ikke selv er omfattet af en overenskomst, hvor beskyttelsen kan udledes fra, skal det vurderes, om der foreligger en overenskomst på vedkommende eller tilsvarende fagligt område, og om den indeholder særlig beskyttelse mod afskedigelse. 

Hvis der ikke foreligger en sådan overenskomst, nyder medarbejderrepræsentanter som udgangspunkt ikke særlig beskyttelse mod afskedigelse. Medlemmer af samarbejdsudvalg er dog i henhold til samarbejdsaftalen mellem DA/LO (nu: Fagbevægelsens hovedorganisation) kun tillagt forlænget opsigelsesvarsel. 

7. Procedureregler ved opsigelse

Virksomheden kan opsige privatansatte medarbejdere, der ikke er omfattet af overenskomst, uden at iagttage særlige procedureregler. Dette gælder dog ikke, hvis opsigelsen er omfattet af lov om masseafskedigelser, som beskrevet nedenfor i afsnittet om 'kollektive afskedigelser'.

Visse overenskomster indeholder regler for opsigelse som medfører, at medarbejderen og eventuelt fagforbundet skal høres, inden virksomheden træffer beslutning om afskedigelse. For særligt beskyttede medarbejdere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter, gælder ofte særlige procedureregler i relation til høring og orienteringspligt.

For offentligt ansatte gælder de forvaltningsretlige regler, herunder krav om partshøring af medarbejderen, inden arbejdsgiveren træffer beslutning om afskedigelse.

8. Regler for kollektive opsigelser 

Ved afskedigelser i større omfang gælder der særlige procedureregler i lov om varsling – også kaldet ”Masseafskedigelsesloven”.

Masseafskedigelsesloven finder ikke anvendelse, hvis arbejdsgiveren ifølge kollektiv overenskomst har tilsvarende forpligtelser, som følger af loven. I så fald skal arbejdsgiveren følge reglerne i den kollektive overenskomst.

Masseafskedigelsesloven finder anvendelse, når en arbejdsgiver inden for et tidsrum af 30 dage påtænker at afskedige:

• Mindst 10 medarbejdere i en virksomhed, der normalt beskæftiger over 20, men færre end 100 medarbejdere   
• Mindst 10% af medarbejderne i en virksomhed, som normalt beskæftiger mindst 100, men under 300 medarbejdere, eller
• Mindst 30 medarbejdere i en virksomhed, som normalt beskæftiger mindst 300 medarbejdere

Som led i procedurereglerne skal arbejdsgiver forhandle med medarbejdernes repræsentanter. Formålet med dette er dels at undgå eller begrænse antallet af påtænkte afskedigelser, dels at afbøde virkningerne heraf, bl.a. via drøftelse af mulighed for omplacering, omskoling mv.

Hvis virksomheden undlader at følge procedurereglerne, kan dette udløse strafferetligt bødeansvar samt godtgørelse til medarbejderne.

Hvis virksomheden er omfattet af en overenskomst, hvor reglerne fremgår, kan virksomheden endvidere idømmes en bod for overtrædelse af overenskomsten. 

9. Hvad skal der ske efter, at opsigelsen er afgivet?

I forbindelse med at opsigelsen bliver meddelt medarbejderen, bør arbejdsgiveren tage stilling til, om medarbejderen skal:  

• Fritstilles
• Suspenderes
• Arbejde i opsigelsesperioden                                                 

Fritstilling indebærer, at medarbejderens arbejdsforpligtelse definitivt ophører fra det tidspunkt, hvor medarbejderen meddeles fritsstilling, og indtil ansættelsesforholdet ophører, dvs. udløbet af opsigelsesvarslet.

Medarbejderen har pligt til at søge andet arbejde i fritstillingsperioden. Såfremt dette lykkes, vil virksomheden have ret til at modregne løn i opsigelsesperioden i den nye løn, som medarbejderen modtager fra den nye arbejdsgiver. For funktionærer er det dog ikke tilladt at modregne i ”minimumserstatningen”, som udgør lønnen i de første tre måneder af opsigelsesperioden.

Suspension indebærer, at medarbejderen skal stå til rådighed for virksomheden i opsigelsesperioden med henblik på at udføre arbejde for virksomheden efter virksomhedens behov.

Medarbejderen har ret til at tage andet arbejde, såfremt det ikke er til hinder for rådighedsforpligtelsen. Virksomheden kan dog ikke modregne i den løn, som medarbejderen måtte oppebære herved.

Hvis medarbejderen er omfattet af en konkurrence- eller kundeklausul, bør der i forbindelse med opsigelsen tages stilling til, hvorvidt disse kan eller skal håndhæves efter fratrædelsestidspunktet. Det kan også være relevant at indskærpe tavshedspligten og/eller reglerne om beskyttelse af forretningshemmeligheder.

10. Fratrædelsesgodtgørelse

Medarbejdere kan have krav på fratrædelsesgodtgørelse, hvis det følger af: 

• Funktionærloven
• Individuel aftale
• Overenskomst                                                            

I henhold til funktionærloven kan en medarbejder have ret til fratrædelsesgodtgørelse på et beløb svarende til 1 eller 3 måneders løn, såfremt medarbejderen har været ansat i mere end 12 eller 17 år. I individuelle ansættelseskontrakter kan medarbejderen have forhandlet sig til retten til frivillig fratrædelsesgodtgørelse, ligesom nogle overenskomster tilægger medarbejdere ret til fratrædelsesgodtgørelse.

AS3 kan hjælpe før under og efter opsigelser

AS3's eksperter træner og støtter HR og de opsigende ledere, så alle kender deres roller både før, under og efter opsigelserne.

Og vores erfarne rådgivere giver individuel outplacement-rådgivning til de opsagte - uanset om der er tale om timelønnede, funktionærer, ledere eller executives.

• Sådan hjælper AS3 ved opsigelser
• Gratis webinar: 'En værdig opsigelse'
• E-bog om opsigelser: Den komplette guide til HR og ledere