Hvordan forebygger du stress på jobbet? Og hvorfor det er vigtigt

Stressforebyggelse eller helbredelse - i kampen mod stress er vi ofte splittede i netop disse to lejre. Men hvad er bedst? Og udelukker det ene det andet?

Man anslår, at infektionssygdommen kopper i 1700-tallet var årsag til 45 millioner menneskers død i Europa alene. I dag hører vi ikke om tilfælde af kopper. Hvad skyldes det?

Ét ord – forebyggelse. Vaccination mod kopper havde længe været kendt, men sidst i 1960’erne gennemførte WHO en massiv vaccinationskampagne, som førte til, at de i 1980 kunne erklære sygdommen for udryddet på verdensplan.

Vi kan selvfølgelig ikke vaccinere mod stress på samme måde. Det er ikke en sygdom, men en naturlig tilstand. Ikke desto mindre forklarer udryddelsen af kopper, hvad et fokus på en effektiv forebyggelse kan gøre i stedet for udelukkende at fokusere på helbredelse. 

• Læs også: Hvad er stress?

Stressforebyggelse i virksomheder hænger tæt sammen med mistrivsel

Hvis en effektiv stressforebyggelse kan undgå de fleste tilfælde, så er det langt at foretrække frem for alene at forsøge at behandle, når først skaden er sket.

En langtidssygemeldt medarbejder kan betyde en omkostning for virksomheden på op mod 1 million kroner. For en leder med en månedsløn på 50.000 kan den omkostning være op mod 4 millioner kroner.

Det koster altså virksomhederne dyrt, når stressen først har bidt sig fast. Derfor bør virksomhederne også have en strategisk interesse i et større fokus på stressforebyggelse.

Det kan nemlig hurtigt betale sig, både i reduktion af sygefravær og øget produktivitet - for slet ikke at tale om det menneskelige aspekt.

• Læs også: Hvad koster stress?

Stresshåndtering er stadig en vigtig disciplin

Det er selvfølgelig stadig vigtigt at have styr på at håndtere stress.

Her er den såkaldte interventionshastighed afgørende – altså hvor hurtigt virksomheden reagerer på et forhold hos den enkelte medarbejder eller leder, som er på vej fra den såkaldte positive stress ind i den negative stress og dermed risikerer at få belastningsreaktioner.

Spørgsmålet er, hvem der skal reagere? I AS3 Transition mener vi, at alle i organisationen har et ansvar. Men først og fremmest har nærmeste leder hovedrollen.

• Læs også: Hvem skal tage ansvar for trivsel? 

Forebyg negativ og langvarig stress

Et forebyggende arbejdsmiljø kan nedsætte tilfældene af negativ stress betydeligt.

Både ledere og en HR-afdeling, der har stor erfaring med korrekt stresshåndtering, kan skabe langt bedre forhold og muligheder for at hjælpe de tilfælde af stress, som opstår trods et forebyggende arbejdsmiljø.

Vi mener grundlæggende ikke, at man kan fjerne al mistrivsel og stress i en virksomhed. Der er alt for mange og ukendte faktorer, som kan påvirke den negative stress.

Oftest er det nemlig summen af den negative stress, der udløser belastningsreaktionerne - fremfor enkelte faktorer.

I kampen mod den negative og langvarige stress ligger den største gevinst derfor i at kunne se fordelene i begge tilgange.

• Læs også: Sådan ser du symptomer på stress

Forebyggelse af stress på arbejdspladsen

Stress på arbejdspladsen kan være svært for den enkelte at håndtere. Derfor er det vigtigt, at lederen går forrest og viser vejen og giver råd til, hvordan man kan skabe trivsel på arbejdspladsen.

Vi har samlet 11 råd til hvordan lederen kan bidrage til at undgå stress på arbejdspladsen.

Sæt dagsordenen

Medarbejdere, der oplever begyndende negativ stress, bliver både mindre produktive og mindre kreative i deres opgaveløsning. De begynder at fejle, deres hukommelse svigter, og pludselig stiger antallet af sygedage. Ja, ofte ender det med en langtidssygemelding.

Derfor er det afgørende, at arbejdet med at sikre bedre trivsel kommer på dagsordenen i din virksomhed. Det skal simpelthen være en naturlig del af god, daglig ledelse.

Som leder er du den bedste til at hjælpe dine medarbejdere med at forebygge stress. Din opgave er helt enkelt at skabe de rigtige rammer omkring dem.

Derfor får du her 7 gode råd, der kan hjælpe dig med at forebygge og reducere stress blandt dine medarbejdere. 

1. Tag hånd om situationen

Når du har opfanget signaler på negativ stress eller dårlig trivsel hos en medarbejder, er det afgørende, at du reagerer omgående, og at situationen bliver håndteret professionelt.

60 % af de danske ledere har tilkendegivet, at de godt kan opfange negativ stress blandt deres medarbejdere. 71 % tilkendegiver dog samtidigt, at de synes det er svært at gøre noget ved. Det viser en ekstern undersøgelse fra AS3 Transition.

Der er dog ingen undskyldning: Så snart du opfanger signaler på negativ stress hos en medarbejder, skal du gøre noget for at afhjælpe situationen.

2. Vær tydelig i dit lederskab

Et tydeligt lederskab er der, hvor du respektfuldt støtter medarbejderne i deres arbejdssituation.

Respektfulde ledere anerkender deres medarbejdere. De viser ægte interesse i medarbejdernes liv og arbejdssituation. De er mere synlige og tilgængelige, og samtidig bevarer de lederrollen overfor medarbejderen.

De stiller rettidige krav, giver klare instruktioner, forklarer de overordnede mål og giver konkrete bud på, hvordan man kommer i mål med sine arbejdsopgaver.

Tydeligt lederskab er altså en balance mellem anerkendende feedback (set-hørt-forstået) og handlekraft. Det øger nemlig en medarbejders præstation at blive både set, hørt og forstået af sin leder.

Når du og din medarbejder har fælles forståelse for, hvilken vej I arbejder, er det lettere for den enkelte at øge sin motivation. Medarbejderens handlekraft bevares, for det kan være enormt frustrerende for medarbejderne, hvis de ikke får klare svar og instrukser.

• Læs også: Trivsel kræver tydelig strategi

3. Skab et fælles sprog 

Det er vigtigt at skabe et fælles sprog til at tale om stress og trivsel, hvis vi skal opdage, når advarselslamperne blinker. På den måde undgår vi diffuse svar som ”Jeg har det fint”, som kan indeholde en masse usagt.

Det fælles sprog kan bygges op om ’grøn, gul eller rød-modellen’. 

• Grøn zone betyder, at vi har det godt fysisk, psykisk og mentalt, og at vi trives. Vi har styr på vores arbejdsopgaver og oplever at være i balance
• Gul zone betyder, at der er nogle advarselssignaler, vi skal tage hensyn til. Det kan for eksempel handle om, at medarbejderen har for mange arbejdsopgaver eller for komplekse opgaver og har brug for hjælp med prioriteringen
• Rød betyder, at vores motor er kørt tør for brændstof. Vi har ikke flere ressourcer og bliver måske sygemeldt med stress. Målet er at undgå, at medarbejdere kommer over i den røde zone.

Læs også: Grøn, gul, rød. Hvilken farve har jeres trivsel - i dag, i morgen…?

Modellen kan med fordel bruges aktivt på arbejdspladserne i dagligdagen. Ved hjælp af modellen kan vi bedre forklare, hvordan vi egentlig har det og blive opmærksomme på, hvis vi er havnet i den gule zone.

4. Kulturen er afgørende for trivslen

En åben kultur med åben dialog er vigtig for arbejdet med stress og trivsel. Kulturen er afgørende for, om medarbejderen føler, at han kan melde ud, hvis han oplever at være i den gule eller røde zone.

• Læs også: 7 trin til en dialogisk trivselskultur

Det tager tid at ændre en kultur, og det er derfor meget vigtigt at være tålmodig i processen.

Det er forskelligt fra organisation til organisation hvordan man skaber en god og åben kultur, men alle i organisationen bør dog blive involveret i processen.

5. Skab gode arbejdsrammer

En stor del af forebyggelsesarbejdet kan også ske i de rammer, som medarbejderen befinder sig i hver dag. Som leder skal du skabe gode forudsætninger for, at det daglige arbejde ikke opbygger, men derimod forebygger negativ stress hos medarbejderne:

• Kontrol: Det giver en følelse af at have styr på sin egen situation, når man har mulighed for at udøve indflydelse på sit arbejde. Når vi oplever, at vi har kontrol, føler vi større tryghed, hvilket reducerer vores stressniveau.
• Forudsigelighed: Mange kan generelt godt lide status quo. Forandringer kan være gode, men hvis vi hele tiden får nye arbejdsopgaver, får vi aldrig tid til at oparbejde solid erfaring. Det giver en konstant følelse af usikkerhed og en følelse af, at man ikke kan håndtere situationen.
• Fremdrift: De fleste har dog også behov for at føle, at man bevæger sig fremad. Hvis arbejdsbyrden stiger en over hovedet, får man aldrig følelsen af, at en opgave er afsluttet. På den måde når man aldrig i mål. Man skal derimod stoppe op, trække vejret og fejre sine succeser.

6. Lær at spotte tegn på stress

Man siger ofte, at det første skridt mod at løse et problem er at anerkende det. Der er dog et skridt, der kommer før. For at løse et problem, skal man nemlig også kunne se problemet.

Derfor er det afgørende, at ledere bliver bedre til og får mere viden om at fange forskellige stresssignaler blandt deres medarbejdere.

Nogle signaler kan kun opfanges af den stressramte selv. Det kan for eksempel være hjertebanken, indre uro eller hyppig hovedpine, mens en række signaler er ganske tydelige for andre - og det er dem, du som leder skal kunne spotte. Det kan være:

• Humørsvingninger
• Nedsat præstationsevne
• Ubeslutsomhed og reduceret performance
• Øget brug af stimulanser som kaffe og cigaretter
• Social isolation og afvisning af kontakt.

Læs også: Sådan ser du symptomer på stress

7. Tag den svære samtale

En ting er at konstatere, at en medarbejder mistrives eller har det dårligt. Noget andet – og langt sværere – er at komme denne medarbejder i møde på en ordentlig måde.

• Læs også: 7 gode råd til at håndtere den svære samtale

Mange ledere synes disse samtaler er svære, fordi man er usikker og nervøs for medarbejderens reaktion. Hvad man skal sige, er det er for privat eller for følelsesmæssigt for medarbejderen? Eller er man bare konfliktsky?

Det er dog afgørende, at samtalen finder sted. Og afhold gerne samtalen efter denne opskrift:

• Indkald medarbejderen ved at henvende dig personligt, men følg formelt op med en skriftlig bekræftelse
• Forbered de spørgsmål du indledende vil stille - tag hensyn til jeres relation
• Lyt til medarbejderen og stil spørgsmål i direkte relation til det, der bliver sagt
• Lav klare aftaler om næste skridt, baseret på det, I har diskuteret
• Følg op på disse aftaler, inden for en periode på max 14 dage.

Husk: Målet med samtalen er i sidste ende at opbygge endnu mere tillid mellem leder og medarbejder.

• Læs også: Derfor er stress-forebyggelse vigtigt

8. Opbyg gode relationer til medarbejderen

Tillid mellem leder og medarbejder kan opbygges gennem den gode relation. Men hvad indebærer den gode, professionelle relation på arbejdspladsen så egentlig?

Gode arbejdsrelationer er ikke familiehygge. Men gode forhold mellem ledere og medarbejdere og kolleger imellem er vigtige og kan sikre dialogen i situationer, hvor usikkerheden og trivslen er presset.

På jeres arbejdsplads skal der være plads til at tale sammen både professionelt og personligt. Det gælder om at skabe et rum, hvor både ledere og medarbejdere udviser oprigtig interesse i hinanden.

fPå den måde opbygger I en tillid, som bevares i andre situationer. For eksempel, når I står foran den svære samtale.

9. Styrk din bevidsthed om dig som rollemodel

Som leder har du også et ansvar for din egen trivsel. Du er en rollemodel for medarbejderne. Derfor er det vigtigt, at medarbejderne oplever, at du har fokus på din egen trivsel og blandt andet arbejder efter en sund work-life balance.

På denne måde sætter du det gode eksempel og har mulighed for at påvirke medarbejdernes trivsel og præstationer.

Du skal derfor også undersøge, hvordan du selv reagere på eksempelvis øget pres. Hvad er det, der får presset til at stige? Hvordan reagerer du, når presset stiger?

Du skal lære dit eget reaktionsmønster at kende og reagér efter det. Måske skal du uddelegere noget mere arbejde? Måske skal du leve sundere? Sove mere?

• Læs også: Hvem skal tage ansvar for trivsel på arbejdspladsen?

Som leder skal du altså være bevidst om at opføre dig, sådan som du mener, medarbejderne bør. Hvis lederen for eksempel sender e-mails om aftenen eller i weekenden, hvad sender det så af signaler til medarbejderne?

Lederen skal også være bevidst om, at hvis han selv arbejder mange timer i døgnet, kan medarbejderne opfatte det som et signal om, at de også bør have meget lange arbejdsdage.

En undersøgelse foretaget af Userneeds for Ingeniørforeningen IDA viser, at over halvdelen af medarbejdere læser e-mails i deres ferier.

Nogle medarbejdere svarer, at de gør det, fordi de føler, at det bliver forventet af dem.

Hvis der er sådan en forventning, eller hvis medarbejderne tror, at der er det, bør kulturen blive lavet om.

10. Hold løbende fokus på trivsel

Når trivslen er ude af fokus, er den ude af sind. Det er derfor en god idé at hænge ’grøn, gul eller rød-modellen’ synligt op på arbejdspladsen, så alle dagligt bliver mindet om at tjekke efter advarselssignaler.

Daglige påmindelser kan nemlig hjælpe medarbejderen til at blive bevidst om, hvordan han eller hun har det, eller lederen kan blive mindet om, om han eller hun har talt med sin medarbejder i dag

11. Trivslen er et fælles ansvar

Arbejdet med stress og trivsel er en fælles proces og alle på arbejdspladsen har et ansvar.

Lederen har ansvaret for at igangsætte processen og have kompetencerne til at stille de rigtige spørgsmål til medarbejderne.

Det kan for eksempel ske via en-til-en samtaler, hvor lederen og medarbejderen taler med udgangspunkt i ’grøn, gul eller rød-modellen’.

Som medarbejder har man også altid et ansvar for sin egen trivsel. 

En medarbejder skal derfor kende sig selv og sine egne begrænsninger, så vedkommende kan melde ud, hvis han befinder sig i den gule zone.

Hvorfor arbejde med arbejdsrelateret stress?

Hvad er grunden til at øge fokus på forebyggelse og reduktion?

Ledelse, der forebygger og reducerer stress, medfører en højere performance, færre udgifter i forbindelse med sygdom og sygemeldinger, bedre psykisk arbejdsmiljø og bedre employer branding.

Det giver simpelthen en bedre arbejdsplads - også for lederne selv.

Værktøj til digital trivselsmåling

Her ser du, hvordan AS3s eget værktøj til online trivselsmåling fungerer. Systemet hedder Evi og er udviklet i samarbejde med vores kunder. 

Se mere om trivselsmålinger med Evi