En åben kultur med åben dialog er vigtig for at sikre, at der dagligt er fokus på at forebygge stress og fremme trivsel i en organisation. Alle har et ansvar for at sikre en god og åben kultur, men det er forskelligt hvilket ansvar, vi har.
Du kan her læse 7 trin, der peger mod at skabe en god og dialogisk kultur om trivsel, som sikrer ansvarsfordelingen hele vejen rundt i organisationen.
Men først et kig på, hvad en dialogisk tilgang er.
Hvad er en dialogisk tilgang?
Samtalerne har en særlig høj kvalitet og giver bedre løsninger. Du lykkes, når du:
- Undersøger hvad din medarbejder tænker, føler og mener om sagen gennem åbne spørgsmål
- Lytter aktivt og nysgerrigt til din medarbejder
- Ønsker at forstå, hvordan det er at være din medarbejder
- Finder den rette timing til selv at komme på banen
- Balancerer medarbejderens behov ift. forretningens mål
- Skaber en åben og ærlig samtale, hvor målet er at finde de bedste fælles løsninger
- Accepterer at du må tænke ud af boksen og være villig til at afprøve nye samarbejdsformer
Her kommer 7 trin til en god trivselskultur via dialog.
1) Topledelsen definerer en vision for trivslen
Arbejdet med at skabe en åben kultur starter i toppen. Topledelsen skal derfor definere en tydelig vision for trivslen. Visionen kan for eksempel lyde: ”Vi vil ikke have medarbejdere i virksomheden, der går ned med stress - uanset hvad.”
Topledelsen giver rammerne for, hvordan visionen skal håndteres og definerer også, hvem der har hvilket ansvar i organisationen.
Det er også topledelsens ansvar at definere en beskrivelse af, hvordan de som ledere bør agere som gode rollemodeller.
2) Fordel ansvaret og skab et fælles sprog
De forskellige enheder i organisationen skal klædes på til at arbejde videre med visionen.
Det vil sige, at både ledere, HR, arbejdsmiljøorganisationen, tillidsrepræsentanter og medarbejdere alle skal have indsigt i hvilket ansvar, de er blevet tildelt af topledelsen.
Det kan for eksempel ske ved at samle alle til et fælles trivselsmøde.
Det er også vigtigt, at alle bliver samlet om et fælles sprog, så der er enighed om, hvordan man i virksomheden forstår begreberne stress og trivsel.
For at sikre et fælles sprog, kan man benytte ’grøn, gul eller rød-modellen’ til at tale om trivslen.
3) Klæd lederne ordenligt på
Lederne skal have de rette kompetencer til at arbejde videre med den vision, som topledelsen har fastlagt. For eksempel skal ledere have kompetencer inden for samtaleteknikker til at tale med medarbejderne om trivslen.
Coaching kan her være et godt værktøj til at skabe en tillidsfuld og åben dialog mellem lederen og medarbejderen.
Ledere der har direkte personaleansvar, har altså en hovedrolle i at sikre trivslen, fordi de skal sikre, at alle bliver inddraget i det samlede arbejde om trivsel.
- Læs også: Hvornår skal du vælge coaching?
4) Sæt trivsel på dagsordenen i de enkelte enheder
Trivsel skal sættes på dagsordenen i hele organisationen. Men de forskellige enheder skal selv skabe deres egen struktur for, hvordan de ønsker at tale om trivsel.
Det kan for eksempel ske på et tavlemøde, hvor medarbejderne finder ud af, hvordan de bedst håndterer trivslen og samtidig tager hensyn til den overordnede vision.
5) Løbende evalueringer sikrer den rigtige retning
Når ansvaret er blevet fordelt, skal man løbende sikre, at alle i organisationen arbejder i den samme retning og bevæger sig med den ønskede hastighed.
Det kan sikres ved løbende at evaluere på, om processen forløber som ønsket.
Evalueringen kan blandt andet ske ved en-til-en samtaler mellem medarbejderen og lederen eller ved fællesmøder.
Den løbende evaluering kan også ske ved små, hyppige trivselsmålinger, hvor medarbejderne svarer på få, konkrete spørgsmål vedrørende deres egen trivsel.
6) Fremhæv det der virker
Det er vigtigt, at man løbende fejrer de tiltag, der har haft en positiv effekt på trivslen.
Det er også vigtigt at tale om, hvordan man har håndteret trivslen for at nå dertil, hvor man er, og dele viden om, hvad der virker, og hvad der ikke virker i forhold til at sikre trivslen.
Lederen kan sætte fokus på den proces ved blandt andet at anerkende de respektive medarbejdere, som har gjort en indsats i forhold til trivselsbevarende tiltag.
På den måde sikrer man, at organisationen arbejder videre med de rigtige tiltag og finder nye tiltag, i de tilfælde hvor det er nødvendigt.
Læs også: Når grøn salat og træningsprogrammer skaber forretning
7) Tålmodighed, tålmodighed, tålmodighed
Det sidste trin mod den gode, åbne kultur er tålmodighed. En kultur er bygget op om vaner og mønstrer, som det tager tid at ændre.
Derfor bør alle, der er involveret i processen, være både tålmodige og vedholdende i indsatsen for at fremme trivsel.
