<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1150766838320198&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
VIA: Den perfekte opsigelsesproces findes ikke, men vi kan gøre det værdigt

Outplacement, Ledelse | Læs på 10 min

VIA: Den perfekte opsigelsesproces findes ikke, men vi kan gøre det værdigt

Anne Lindskov Hededal

Den 21. oktober 2020 varslede VIA University College en større besparelsesrunde blandt uddannelsesinstitutionens mere end 700 teknisk og administrativt ansatte. Området skulle slankes for i alt 17 millioner kroner, og en større opsigelsesrunde var uundgåelig.

En kæmpe mavepuster

- Det er desværre ikke første gang, vi oplever besparelsesrunder af den her kaliber og sikkert heller ikke den sidste. Men det rammer lige hårdt hver gang.

Ordene kommer fra Lissy Sundtoft, HR-konsulent hos VIA University College siden 2008. Gennem sin lange karriere hos en af landets største professionshøjskole med knap 20.000 studerende og mere end 2000 medarbejdere, har hun været med til en række fusioner, omstruktureringer og besparelsesrunder, som de senere år har ramt hele uddannelsessektoren hårdt.

Lissy Sundtoft VIA University College

Allerede længe før udmeldingen om besparelsen ramte organisationen sidst i oktober, var hun sammen med en række kollegaer trådt i arbejdstøjet og havde taget hul på planlægningen.

Eftersom ledelsen forventede, at et større antal medarbejdere ville blive berørt, gik en proces for kollektive afskedigelser i gang, og HR-afdelingen udarbejdede en drejebog som i detaljer kortlagde processen.

- Vi har desværre prøvet større opsigelsesrunder som denne før. Derfor vidste vi hvad, vi gik ind til og hvad, vi skulle være særligt opmærksomme på. Det er alfa og omega at være godt forberedte og sikre den rette timing. Det handler om at informere og involvere de rigtige på rette tid. Alle skal gerne føle sig set, hørt – og ikke mindst informeret. Kun på den måde kan man sikre en fair og ordentlig proces, fortæller Lissy.

Forberedelserne involverede ud over ledelse, Økonomi, HR, og Kommunikation hele den omfattende samarbejdsorganisation mellem ledelse og medarbejdere.

Det er en både voldsom og meget omfattende opgave, der rammer hele organisationen. Der er mange hensyn, som skal tages
og behov som skal tilgodeses.
- Lissy Sundtoft, HR-konsulent, VIA University College

En af de medarbejdere som hurtigt blev involveret, var Christina Christensen. Hun var ansat som økonomikonsulent og var desuden tillidsrepræsentant og næstformand i det samarbejdsudvalg, som repræsenterer de områder, der dækker de berørte teknisk-administrative medarbejdere.

Hun og resten af udvalget blev af formand og professionshøjskoledirektør Kirsten Bundgaard hasteindkaldt til et ekstraordinært møde dagen efter, at direktionens og bestyrelsens beslutning var endeligt konfirmeret.

- Det kom som et kæmpe chok. Ingen havde set det komme. Samtidig forstod vi ret hurtigt, at der var tale om en meget omfattende besparelse. Vi fik også at vide, at den skulle falde i to tempi, og at den første runde faktisk allerede var i gang nu, fortæller Christina.

Christina VIA University College

Første runde gik hurtigt

Herfra gik det stærkt. Inden for en uge blev der afholdt møder i alle samarbejdsudvalg på VIAs mange campusser og lokationer i Midtjylland.

Her informerede lederne om processen for de enkelte afdelinger, og i tæt samarbejde med Økonomiafdelingen blev der regnet på mulige afværgeforanstaltninger som måske kunne nedbringe antallet af opsigelser.

- Første runde gik enormt stærkt, og det betød, at vi ikke fik ret meget indflydelse på tilrettelæggelsen af processen. Men ledelsens kommunikation ud til medarbejderne var godt timet. De fik lynhurtigt besked om præcis, hvad der skulle ske og hvordan, processen ville blive. Det gjorde vores job som tillidsrepræsentanter nemmere, fortæller Christina.

Ugen efter skulle lederne være klar til at varsle de udvalgte medarbejdere om opsigelsen. HR indkaldte derfor lederne til et møde, hvor de gennemgik varslingssamtalen og opsigelsesprocessen i detaljer. Lige fra jura og kommunikation til psykologi og reaktionsmønstre.

- Det var vigtigt for HR, at lederne var godt forberedte på opgaven og havde mulighed for at ventilere tvivl og stille spørgsmål. Jo bedre forberedte lederne er, jo bedre kan vi sikre den opsagte et værdigt forløb, fortæller Lissy.

Opsigelser er en ledelsesopgave, som ingen holder af, og ingen bliver ekspert i. Den dag, jeg møder en leder, som bare går ud og gør det, bliver jeg forskrækket. Det er en voldsom opgave som fylder rigtig meget for alle ledere.
Lissy Sundtoft, HR-konsulent, VIA University College

Opsigelserne foregik som en kombination af skriftlig besked på e-mail efterfulgt af en fysisk varslingssamtale mellem den berørte medarbejder og nærmeste leder.

- Afslutningen for den enkelte medarbejder skal være så respektfuld som mulig, situationen taget i betragtning. Derfor var det vigtigt for os, at leder og medarbejder mødtes fysisk i samme rum.

Medarbejderne blev bedt om på en fastsat dato at sidde klar ved deres computer mellem 8 og 9. I dette tidsrum modtog de berørte medarbejdere en mail fra deres nærmeste leder om, at de var varslet opsagte. Herefter fulgte 14 dages høringsfrist, hvor der blev afholdt varslingssamtaler og forhandlet med de faglige organisationer.

Endelig letter presset – eller hvad?

Da de, der var varslet deres opsigelse, havde fået besked, sendte lederne en mail ud til alle medarbejdere og informerede om, at de berørte nu havde fået besked. Havde man kun modtaget denne ene mail, var man altså ikke berørt af besparelsen.

Det betød dog ikke, at presset lettede. Lederne kunne af gode grunde ikke melde navnene ud på dem, der var påtænkt opsagt, da der kun var tale om en varsling. Afskedigelse er først formelt en realitet, når høringsfristen på de 14 dage er afsluttet.

VIA opsigelser 1

- Det giver selvfølgelig umiddelbart en kæmpe lettelse for den enkelte, hvis man ikke selv er varslet opsagt. Det næste man tænker er selvfølgelig: Hvem af mine kolleger er der blevet peget på? På den måde, er vi jo alle sammen berørte i større eller mindre omfang, siger Lissy og fortsætter:

- Det er en svær situation at være i - både for den opsagte og for de tilbageværende kolleger. Vi kan ikke forvente, at den opsagte selv melder ud, men det er vores erfaring, at det gør den efterfølgende tid nemmere for alle parter, hvis det sker. Uanset om vedkommende bliver i jobbet opsigelsesperioden ud eller ej.

Vi reagerer forskelligt i den situation og det, skal der være respekt for. Nogen har brug for at trække stikket og ønsker ikke kontakt til hverken kolleger eller leder. Andre søger aktivt dialogen med tætte kolleger for at bearbejde den besked, de netop har fået.
Lissy Sundtoft, HR-konsulent, VIA University College

Til varslingssamtalen fik de opsagte medarbejdere mulighed for at tage deres tillidsrepræsentant eller en anden bisidder med og som en del af opsigelsen, blev alle tilbudt et outplacementforløb hos AS3.

Der blev også skelet til, om der var andre ting, der kunne lette den opsagtes overgang til nyt job, som fx kompetenceudvikling eller efteruddannelse.

- Det var en dialog og forhandling som blev taget med den enkelte og med afsæt i personens individuelle behov, siger Lissy.

New call-to-action

Hård tid for alle involverede

Det lykkedes VIA at realisere besparelser på fællesområdet på i alt 11,3 millioner i efteråret 2020. Men knap havde bølgerne lagt sig, før tankerne om næste besparelsesrunde meldte sig. I foråret skulle yderligere 5,7 millioner findes.

Det var en virkelig svær tid for alle, fyldt med modstridende følelser. Selvom mange naturligt nok var lettede over at være gået fri i første omgang, så vidste vi jo, at der ventede nye besparelser lige rundt om hjørnet. Og hvem ville det ramme næste gang?
Christina Christensen, tidl. økonomikonsulent og tillidsrepræsentant i VIA

Derfor arrangerede tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter uformelle, digitale check-in møder for medarbejderne.

- Vi var jo alle sammen hjemsendte på grund af Corona, og vi havde brug for et rum, hvor vi kunne støtte hinanden og tale åbent om vores usikkerhed, bekymringer og frustrationer. Møderne var med til at hjælpe os gennem en rigtig svær periode, hvor vi både sørgede over de kolleger, som netop var blevet opsagte og bekymrede os om hvem, det ville ramme næste gang.

Christina oplevede også, at der i tæt samarbejde med professionshøjskoledirektør Kirsten Bundgaard, blev iværksat forskellige gode initiativer.

Eksempelvis blev der arrangeret et webinar for VIAs tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Her gav HR og en intern erhvervspsykolog anbefalinger til, hvordan de kunne støtte og rådgive deres kolleger bedst muligt i den svære tid.

- Jeg oplevede i det hele taget stor velvilje fra den øverste ledelse i forhold til at sikre en god og ordentlig proces for medarbejderne, siger Christina.

VIA opsigelser 2

Sideløbende var HR i gang med at udarbejde en ny procesplan som kortlagde præcis hvad, der skulle ske hvornår og hvem, der skulle involveres på hvilke tidspunkter.

Denne gang var der bedre tid til at involvere medarbejderne i processen. Ledelse og HR havde lyttet og taget evalueringen af efterårets proces til efterretning, fortæller Christina.

- Vi fik tilsendt procesplanen i god tid forud for det første møde i samarbejdsudvalget og fik mulighed for at komme med vores input. Samtidig blev der afsat længere tid, at de forskellige afdelinger kunne undersøge og byde ind med forslag til afværgeforanstaltninger.

En række afskedigelser afværges

Processen for afværgeforanstaltninger blev grundigt udarbejdet med de bedste intentioner fra både ledelse og medarbejderrepræsentanter. Alligevel opstod der misforståelser, som ingen havde forudset.

- For mig var baggrunden for besparelsen fra første dag indlysende. Det handlede om at fremtidssikre VIAs økonomi på den lange bane og frigive midler fra administration til uddannelserne. Derfor vidste jeg også med det samme, at opsigelser var uundgåeligt, og at besparelser på fx postudsendelser eller printerpapir ikke ville løse noget, fortæller Christina og uddyber.

- Men jeg arbejder jo også med økonomi til daglig og var som tillidsrepræsentant dybt involveret i processen. Den viden sad mine kolleger rundt i VIA jo ikke med. Derfor kom der flere gode og velmenende besparelsesforslag som bare ikke gav mening i den specifikke situation, hvor der helt konkret var brug for at undersøge frivillige fratrædelser, pensioneringer eller nedsat tid.

Enten havde kommunikationen fra ledelsen altså ikke været tydelig nok - eller måske i virkeligheden for indforstået.

- Der var ikke nogen, som ønskede at tilbageholde information. Tværtimod var hele processen kendetegnet af ønsket om en åben og ærlig kommunikation og et højt informationsniveau, siger hun og fortsætter.

- Jeg tror simpelthen, vi var så tæt på processen og så fagligt indforståede i hele den økonomiske del, at vi ikke lykkedes med at oversætte det godt nok for den menige medarbejder.

VIA opsigelser 3

Oplevelsen understreger for Christina, hvor vigtig klar kommunikation i øjenhøjde med modtagerne er. Og samtidig hvor svært, det er at planlægge den helt optimale opsigelsesproces, når så mange mennesker er involveret.

Den oplevelse kan HR-konsulent Lissy Sundtoft genkende.

- Det er komplekst, hvis ikke umuligt, at designe den perfekte proces for større opsigelsesrunder. For den enkelte medarbejder og for organisationen som helhed er det enormt svært at leve med uvisheden i så lang en periode.

- Samtidig er det svært at finde det helt optimale leje for hvor meget, du skal informere før, under og efter. Selvom vi virkelig har gjort alt, hvad vi overhovedet kunne for at informere så meget og så ofte som muligt, vil der altid være områder, hvor vi kunne have gjort det bedre.

Trods bump på vejen lykkedes det ledelse og medarbejdere i fællesskab at finde en række afværgeforanstaltninger, så det endelig antal opsagte blev markant lavere end først frygtet.

Det var ifølge Christina ikke sket, hvis hele besparelsen var blevet gennemført i efteråret.

- Jeg har tænkt meget over, om det havde været bedre at tage den fulde besparelse på én gang, men jeg tror det faktisk ikke. På den ene side, havde det selvfølgelig været rart ikke at have bekymringen hængende over hovedet i så mange måneder. Men jeg er ret sikker på, at vi i så fald havde været nødt til at sige farvel til langt flere kolleger. For tiden arbejdede for os og gjorde det muligt at finde alternative besparelser.

De tilbagemeldinger, jeg har fået fra flere af de opsagte medarbejdere, er overvejende positive. De har en oplevelse af, at det gik ordentligt til, selvom det selvfølgelig er en oplevelse, de helst havde været foruden.
Lissy Sundtoft, HR-konsulent i VIA 

VIA opsigelser 4

Det er ikke slut, når sidste svære samtale er afholdt

Samlet set resulterede besparelsen på de 17 millioner i 13 afskedigelser. Resten af midlerne blev fundet via afværgeforanstaltninger såsom pensioneringer og nedlæggelse af vakante stillinger.

Med den udmelding til alle VIAs medarbejdere i maj 2021 kunne man tro, at det sidste punktum dermed var sat. I så fald tager man fejl, siger Lissy Sundtoft.

- Selvom fokus helt naturligt er rigtig meget på de berørte medarbejdere, er det vigtigt at huske dem, der bliver tilbage. Der er meget usikkerhed, sorg og frustrationer, som helt naturligt skal bearbejdes. Derfor er det vigtigt, at lederne også er forberedte på den del. For det er ikke ”overstået”, når de svære samtaler er afholdt. Slet ikke.

VIA besluttede derfor med hjælp fra AS3 Transition at afholde et seminar for ledelsen, da besparelsesrunden var afsluttet. Her var fokus på tiden efter og hvordan, lederne kunne støtte og hjælpe både de opsagte og de tilbageblevne medarbejderne videre, fortæller Lissy.

- Det er vigtigt at stoppe op og anerkende, at både ledere og medarbejdere har været igennem en voldsom periode. Det er nødvendigt at italesætte det og få gang i den dialog, der er så afgørende for, at hele organisationen kommer godt videre. Det kan jeg også mærke på den feedback, jeg har fået fra lederne.

Samme behov har Christina mærket både hos sig selv og sine kolleger. Derfor har samarbejdsudvalget på VIA iværksat to arbejdsgrupper som skal styrke henholdsvis fællesskab og trivsel og arbejdslivet i den nye, hybride virkelighed efter Corona nedlukningen.

- Vi har været igennem to store sorger det sidste år. Først Corona, som har holdt os alle hjemme og væk fra hinanden, og oveni det sorgen over at miste flere gode kolleger. Der er brug for at bearbejde det og gøre noget aktivt for at genskabe fællesskabet, så vi kan komme godt videre, slutter Christina.

 

Anne Lindskov Hededal

Anne Lindskov Hededal

Content & Campaign manager hos AS3 Transition og AS3 Executive siden juni 2021, hvor hun arbejder med content, kampagner og sociale medier. Tidligere seniorkonsulent på bureau og kommunikationskonsulent hos blandt andet VIA University College og TDC Group.

Forrige indlæg

Opsigelser er en ensom og krævende ledelsesdisciplin

Næste indlæg

Klar til det hybride arbejdsliv?

Forrige indlæg

Opsigelser er en ensom og krævende ledelsesdisciplin

Næste indlæg

Klar til det hybride arbejdsliv?

Kommenter indlægget