At opsige en medarbejder bliver aldrig hverdag for nogen leder. Heller ikke for kantineleder Dorthe Jensen, som måtte sige farvel til tre medarbejdere i forbindelse med en større besparelsesrunde i VIA University College.
"Jeg er stolt af den måde, VIA håndterede opsigelsesprocessen på. Det var ordentligt og professionelt. Jeg føler ikke, vi kunne have gjort det bedre."
Ordene falder prompte og uden tøven, når man spørger ind til Dorthes oplevelse af sidste års opsigelsesrunde i VIA. Alligevel kan hun ikke tænke tilbage på perioden uden at blive berørt.
- Det var en barsk oplevelse, som krævede enormt meget af mig. Jeg skulle være der for de blivende medarbejdere samtidig med, at jeg skulle sikre de opsagte en ordentlig og værdig afslutning. Jeg stod som leder meget alene med det, og jeg tror egentlig først, det gik op for mig bagefter hvor hårdt, det havde været.
Støtte fra baglandet gjorde hele forskellen
Dorthes ord kaster lys over en ensomhed, som mange personaleledere uden tvivl kan nikke genkendende til, når det handler om svære samtaler og afskedigelse af medarbejdere.
Selvom hun fik støtte og sparring fra både egen leder og HR, var opsigelserne nemlig en oplevelse som i høj grad testede hendes personlige lederkompetencer.
- Det var en enorm svær opgave. Selvom jeg har prøvet at opsige medarbejdere før, er det aldrig noget, jeg vænner mig til. Heldigvis har jeg en god ballast i kraft af mine mange år som leder, og jeg har for nylig taget en lederuddannelse, som hjalp mig meget.
VIAs tilgang til opsigelsesrunden var også en stor støtte for Dorthe under hele forløbet.
- Begrundelserne og kriterierne for opsigelserne var besluttet fra central side. Det hjalp mig til at tage de professionelle briller på og fokusere på, hvad der var det bedste for køkkenet og kantinen. Jeg skulle sætte det rigtige hold og skabe den bedst mulige arbejdsplads fremadrettet.
Dorthe fandt stor tryghed i, at der var styr på selv de mindste detaljer fra VIAs side. Det gjorde det nemmere at holde hovedet koldt i de svære og pressede situationer, som uundgåeligt opstår undervejs i et opsigelsesforløb.
- HR gjorde et stort arbejde med at klæde os på til opgaven, og de stod hele tiden klar med både sparring og juridisk rådgivning. Det gjorde, at jeg følte mig meget tryg gennem hele forløbet.
Øvelsen var grænseoverskridende - men det hele værd
Især én oplevelse under forberedelserne gjorde særligt indtryk på Dorthe og skulle vise sig at få stor betydning for de opsigelsessamtaler, hun senere skulle afholde.
- HR holdt en workshop for alle ledere, hvor de informerede os om processen og hele forløbet. Undervejs blev vi inddelt i grupper og skulle øve os i opsigelsessamtalen to og to, mens en tredje leder så på. I situationen var det vildt grænseoverskridende, men det var så godt givet ud. Når jeg tænker tilbage, kan jeg se, at det virkelig gjorde en stor forskel for mig.
Dorthe fik sammen med de øvrige ledere udleveret et talepapir, de kunne tage afsæt i under samtalerne. På den måde var de sikre på, at alle fakta og formalia var på plads. Opfordringen fra HR var dog ikke til at tage fejl af: Gør det til jeres eget og gå hjem og øv!
Den opfordring tog Dorthe til sig, og hun brugte meget tid op til de enkelte opsigelsessamtaler på at forberede sig både mentalt og helt konkret.
- Jeg endte faktisk med at lave et talepapir til hver af de tre opsigelsessamtaler, jeg skulle afholde. Det øvede jeg flere gange for mig selv inden samtalerne.
Respekt for både de opsagte og de blivende medarbejdere
Den gode forberedelse ændrede dog ikke ved, at opsigelsesforløbet var langt og opslidende for både Dorthe og hendes medarbejdere. Det skyldtes ifølge Dorthe blandt andet, at den faggruppe, hun er leder for, er vant til en noget hurtigere proces.
– I VIA er der jo ordnede forhold, og opsigelserne skulle først varsles i 14 dage, før jeg som leder kunne pege på de konkrete medarbejdere. Herfra gik der yderligere 14 dage, før høringsfristen var gennemført. Først dér kunne jeg melde navnene på de opsagte ud. Det er lang tid at gå i uvished, og det satte helt klart sine spor på os alle, siger hun.
Hun er dog ikke i tvivl om, at det er vigtigt at værne om processen og den tavshedspligt, der følger med. Kunstig eller ej. Det var også noget, hun drøftede med sine medarbejdere undervejs.
- Det handler om respekt for den kollega, det går ud over. Reglerne er jo til af en grund og har til formål at beskytte medarbejderens rettigheder bedst muligt. Det kan de fleste godt forstå, og det at italesætte det var faktisk med til at skabe større forståelse og ro i afdelingen, siger hun.
Dorthe indførte en anden meget konkret og lavpraktisk vane for at støtte sine medarbejdere under forløbet.
- Det var vigtigt for mig, at vi talte åbent og ærligt om, hvordan vi havde det. Derfor gjorde jeg det til en vane at spørge ind til det hver dag på vores morgen briefing. Det gav anledning til nogle gode snakke om, hvordan vi kunne være der for hinanden i en svær tid. Jeg tror også, det var med til at løsne lidt op for hele situationen, som selvfølgelig var meget anspændt.
Ingen reaktioner eller forløb var ens
Samtalerne med de opsagte medarbejdere gik godt, ikke mindst takket være den grundige forberedelse og støtte fra HR, hvor en jurist også sad med ved samtalerne.
- Selvfølgelig var jeg nervøs inden samtalerne. Men det gav mig en ro, at jeg havde forberedt mig så godt. Jeg havde et talepapir at støtte mig til, og jeg vidste, at en af vores jurister sad klar til at hjælpe, hvis jeg gik i stå. Jeg tog det stille og roligt og talte, som jeg normalt ville tale. Jeg stoppede op og lyttede, når nogen blev rigtig kede af det, men undgik at komme ud i nogle personlige snakke. Det var også noget, vi var blevet anbefalet af HR.
Samtalerne og efterspillet har alligevel givet anledning til mange tanker hos Dorthe efterfølgende.
Reaktionerne fra de opsagte medarbejdere spændte lige fra tilsyneladende ligegyldighed til vrede og gråd. Og selvom hun havde forsøgt at forberede sig på netop forskellige reaktioner, kom de alligevel bag på hende i situationen.
- Man bliver nok aldrig 100 % klar til at stå i den situation. Det gør et stort indtryk, og det påvirkede mig rigtig meget.
Opsigelsesperioderne skulle også vise sig vidt forskellige for de tre opsagte. En blev fritstillet og fik andet job kort tid efter, en sygemeldte sig kort efter opsigelsen, og den tredje fortsatte i jobbet hele opsigelsesperioden ud. Sidstnævnte sluttede sidste arbejdsdag i kantinen af med afskedskage med kollegerne.
- Det sværeste var helt klart den medarbejder, der sygemeldte sig. Jeg ville jo gerne sikre mig, at hun var ok. HR anbefalede, at jeg skulle kontakte hende løbende under sygemeldingen. Men det var svært, for hun havde naturligt nok ikke lyst til at tale med mig, fortæller hun.
Evalueringen kom med en vigtig læring
Et par måneder efter opsigelserne valgte Dorthe at evaluere forløbet med de blivende medarbejdere. Noget hun varmt vil anbefale andre ledere at prioritere .
Undervejs i snakken blev det tydeligt for både Dorthe og hendes medarbejdere, hvor vigtig balancen mellem arbejde og privatliv er – også når det kommer til opsigelser.
- Jobbet må ikke fylde det hele i livet, så bliver det alt for skrøbeligt. Derfor skal vi støtte hinanden i, at det kun er et arbejde og ikke definerer, hvem vi er som mennesker.
Når hun kigger tilbage på opsigelsesforløbet i dag, er det med ro i maven.
- Selvom det var et hårdt forløb, er jeg i dag ikke i tvivl om, at jeg traf de rigtige beslutninger. Der er faktisk ikke noget, jeg ville have ændret, selv hvis jeg kunne.
Flere af hendes medarbejdere deler den oplevelse og har også fortalt hende direkte, at de bifalder de beslutninger, hun traf og den måde, hun håndterede forløbet på.
- Det er enormt rart at mærke den opbakning fra mine medarbejdere. Jeg oplever en rigtig god energi og et stærkt sammenhold. Jeg kan mærke på teamets gejst, at vi står endnu stærkere som afdeling i dag, slutter hun.
- Hent vores nye e-bog med 4 andre cases og alt du skal vide om opsigelser.
