Det er vigtigt, at den overordnede kommunikation er på plads allerede fra den første udmelding om, at opsigelser er på vej. Kommunikationen skal først og fremmest være ærlig og ligefrem og må ikke kunne angribes. Den skal så at sige ’holde hele vejen’.
Det er ofte en svær, følelsesladet og udfordrende proces at skulle opsige medarbejdere i forbindelse med en opsigelsesrunde.
Det første, du som leder skal have styr på, hvis du skal gennemføre en opsigelsesrunde, er den overordnede kommunikation. For er den først på plads, er der større chancer for, at medarbejderne - både de opsagte og blivende - bagefter opfatter forløbet værdigt og ordentligt.
I dette indlæg får du nogle gode råd til, hvordan du griber den helt overordnede kommunikation an i forbindelse med en opsigelsesrunde.
Hvilken historie vil du fortælle?
Skal du håndterer den overordnede kommunikation i forbindelse med en opsigelsesproces, skal du sammen med den øvrige ledelse være klar til at svare på spørgsmål som:
- Hvorfor gør vi det her?
- Hvad er baggrunden?
- Hvad er det for en historie, vi gerne vil fortælle?
Umiddelbart virker det som den nemmeste løsning, at toplederen stiller sig op og fortæller, hvad der skal ske - eller måske laver en udmelding på intranettet, som kommunikationsafdelingen har været inde over og arbejdet med i ugevis.
Men det er sjældent nok. For det gælder om at sikre, at de næste ledelseslag er i stand til at fortælle den samme historie og bakker op om den.
Information, information og information
Når det først er meldt ud, at der skal opsiges medarbejdere, og at der er arbejdspladser, der falder væk, så vil ledelsen på alle niveauer nemlig mærke et stort pres fra medarbejderne for at få mere information.
Behovet for information vil være umætteligt, og spørgsmålene, der melder sig, kan for eksempel lyde:
”Hvornår får vi mere at vide?”
”Hvem bestemmer, hvem der skal opsiges?”
”Hvornår bliver de lister lavet?”
”Hvilke kriterier bliver der udvalgt ud fra?”
- og meget mere af den slags.
Derfor er det gennem hele opsigelsesprocessen vigtigt at fokusere på kommunikationen til medarbejderne. Det er kort og godt et område, der nærmest ikke kan få nok opmærksomhed.
Intern kommunikation kommer før den eksterne
Der er selvfølgelig utrolig mange at tage hensyn til i en større opsigelsesrunde. Der kan være aktionærer, kunder, samfundet generelt, familie, fagforeninger og pressen.
Vores erfaring er, at hvis du sikrer, at kommunikationen internt er i orden, så alle medarbejdere føler sig velinformerede på en ordentlig, ærlig og respektfuld måde, så vil kommunikationen de andre steder også falde på plads.
Hvis dit fokus derimod er på for eksempel pressens reaktioner på opsigelserne, så risikerer du at glemme at informere dine medarbejdere om vigtige områder - og så går det først galt.
Kommuniker ærligt og naturligt
Vi oplever af og til, at man forsøger at klæde lederne godt på ved eksempelvis at give dem et manuskript på 5 sider, der forklarer historien og en FAQ på 100 eller flere spørgsmål.
Her er det vigtigt at spørge sig selv, om medarbejderen virkelig forventer, at teamlederen kan fortælle så lang en historie eller forklaring? Det bliver i hvert fald svært at sikre, at alle fortæller det samme.
Hvis du sidder i topledelsen, skal du være med til at skære budskabet til, så den enkelte leder kun har en halv side eller mindre at give videre. Et budskab, der kan huskes.
I stedet for en lang FAQ kan du også dele emnerne op, så de enkelte ledere har mulighed for at svare mere naturligt. Der vil altid være nogle spørgsmål, som han eller hun godt kan svare på, fordi informationen ér frigivet.
I den situation bør lederen bare give det svar, som passer rigtigt til hans eller hendes stil. Der vil også altid være noget, som lederen ikke kan svare på, og så er svaret til medarbejderen: ”Det kan jeg ikke svare på lige nu, men jeg kan undersøge det og vende tilbage til dig.”
Den rigtige information til rette tid
Situationen kan blive sensitiv i de tilfælde, hvor lederen kender svaret på spørgsmålet, men ikke kan give det endnu. Det kan for eksempel dreje sig om spørgsmålet: ”Er listerne lavet?”
Her er det underforstået, at medarbejderen vil vide, om han eller hun er med på listen. Og det kan du som lederen selvfølgelig ikke svare på, og det er så den melding, du må give.
Hvis du som leder efterfølgende bliver yderligere udfordret, men ikke kan eller vil svare, så er det helt i orden at sige, at der indimellem er informationer, der først bliver frigivet på et senere tidspunkt.
Det kan for eksempel være, hvis nogle forhold stadig er til forhandling. I andre tilfælde kan der være sat en præcis dato for, hvornår opsigelserne bliver meldt ud, og så er det den dato, du som leder henviser til og beder medarbejderen om at respektere.
Uanset hvad, så kan man næste kun underdrive vigtigheden af, at kunne informere ordentligt og i tide.
Book vores seminar: 'En værdig opsigelse - før, under og efter'
Opsigelsessamtalen er en særdeles udfordrende ledelsesdisciplin. Book et seminar for jeres ledere eller HR, hvor vi gør jer helt klar til i forhold til samtalen, praktik, jura, kommunikation m.m. Se indhold og priser her
