Regeringen flytter i de disse år tusindvis af statslige arbejdspladser ud i landet. Men allerede nu er der uro i mange af de organisationer, der står foran en udflytning. Så hvad skal du som leder egentlig være opmærksom på, hvis din arbejdsplads står foran en udflytning? Det giver vi vores bud på i dette indlæg.
Indholdet i den anden runde af regeringens udflytning af et stort antal statslige arbejdspladser blev offentliggjort i starten af 2018. Regeringen kaldte udflytningsplanen ”Bedre Balance II” , og den slog fast, at godt 2000 arbejdspladser skulle flyttes væk fra København til 49 forskellige byer i provinsen.
På en række af de berørte arbejdspladser har regeringens udflytningsplaner nærmest sendt chokbølger gennem organisationerne. Mange medarbejderne havde ikke forudset, at netop deres arbejdsplads stod foran en udflytning – og nu skal de så forholde sig til, om de er villige til at flytte med for at beholde deres job.
Og reaktionerne er som forventet. For udflytninger af arbejdspladser sker sjældent uden betydelige udfordringer. Erfaringer viser da også, at selvom flytteplaner meldes ud i god tid, så er det ofte kun mellem en fjerdedel og en femtedel af medarbejderne, der tager med.
Udflytningen sker i to faser
At være leder i en organisation, der skal udflyttes, kan være en særdeles udfordrende opgave. Du skal fra den ene dag til den anden håndtere en gruppe medarbejdere, der står over for meget store forandringer.
Så hvad skal du egentlig være opmærksom på, hvis du sidder som en del af ledelsen i en statslig styrelse, hvor I - enten delvist eller fuldstændigt - skifter fysisk lokalitet?
I dette indlæg giver vi dig nogle råd til, hvor du skal rette dit fokus hen i perioden frem mod udflytningen af arbejdspladsen.
Først og fremmest skal du se på udflytningen i to forskellige faser:
- Den første faser løber fra det tidspunkt, hvor det meldes ud, at man flytter, til det tidspunkt, hvor flytningen er sket. Her skal der holdes fokus på at opretholde leverancen
- Anden fase begynder så, når man starter op det nye sted, hvor fokus skal være på fremtiden.
Ledelse er uhyre vigtigt i begge faser, og du kan arbejde fremadrettet efter følgende model:
1. Informér alle samtidigt og synliggør beslutninger løbende
Usikkerhed er det værste for både ledere og medarbejdere, og derfor er det vigtigt, at ledelsen sikrer en åben og rettidig dialog igennem hele udflytningsperioden.
Som leder skal du være særligt opmærksom på, at al information om fremtidens flytning har forskellig betydning fra medarbejder til medarbejder. Derfor skal du som personaleleder komme helt tæt på, hvad flytningen betyder for den enkelte.
Information er altid vigtigt i forandringsprocesser. For at undgå rygtedannelser skal alle medarbejdere informeres samtidigt, og alle informationer skal være afstemt mellem de personer, der har en ledende rolle.
Når du som leder skal kommunikere med dine medarbejdere, skal du fortælle, hvad du ved, men også hvad du ikke ved. Det styrker bevidstheden om, at de rigtige informationer kommer fra dig.
Det er vigtigt at være helt klar over, at information sætter tanker i gang hos hver enkelt. Så mens den tilgængelige information gives på et møde for alle, vil hver enkelt person samtidig begynde at overveje, hvad forandringen betyder for ham eller hende.
Det er vores klare erfaring, at fællesmøder altid skal følges op af uformelle 1:1-møder, og de skal netop handle om, hvad forandringerne betyder for den enkelte. Lyt mere end du taler.
Sørg for at synliggøre, hvad der er besluttet, og hvad der ønskes input på, så medarbejderne kan komme med forslag, der reelt har en mulighed for at kunne blive gennemført.
2. Hurtig afklaring hos lederne og nøglemedarbejderne
På den helt korte bane er der en væsentlig udfordring i, at ledere og medarbejdere informeres stort set samtidigt. Dermed kan begge være usikre på fremtiden.
I flyveren får vi at vide, at de, der skal hjælpe andre, skal tage deres egen iltmaske på først, hvis trykket falder i kabinen. På samme måde skal ledere afklares først.
En leder skal være i stand til at hjælpe andre i forandringssituationer og skal som regel have intern eller ekstern støtte til selv at blive helt afklaret - hurtigt. Her har den øvre ledelse en særlig forpligtelse i at skabe denne mulighed og en opgave med selv at bidrage til afklaringen. Topledelsen skal samtidig være klar på situationer, hvor ledere, der ikke flytter med, måske fratræder inden udflytningen.
Målet med en samlet indsats er, at mellemlederne – ud over afklaring på egen situation – bliver klar til at kunne støtte medarbejderne i at få styr på deres situation. Pointen er at der hurtigst muligt kan genetableres fokus på dagligdagen frem mod udflytningen.
Tab af kompetence vil være en risiko – også selvom det måske kun vil være i en periode. Fremtidens nøglemedarbejdere skal identificeres og fastholdes i videst muligt udstrækning.
Det kan måske kræve en lidt ekstraordinær indsats, hvis fremtidens nøglemedarbejder skal finde det attraktivt at rykke med – og det er ikke kun penge, der tæller her.
Undersøg derfor nøje hvad dine nøglemedarbejdere finder attraktivt – og om det vil være en muligt at indfri det nye sted, arbejdspladsen flytter til.
3. Hold fokus på den daglige drift
Det er både normalt og forventeligt, at der sker en ændring i medarbejdernes fokus, indtil de er afklaret i forhold til en markant forandring. Det er også tilfældet, når det kommer til udflytning af arbejdspladser.
Det kan være relevant at gøre medarbejderne opmærksomme på den naturlige reaktion, de gennemgår, hvis udflytningen har stor betydning for dem.
Men tydeligt lederskab skal sikre en balance mellem respekten for medarbejdernes afklaring og respekten for driften.
Det er relevant at stille mål op for, hvad der skal nås – justeret ud fra bevidstheden om, at fokus er reduceret i øjeblikket.
Du vil opleve, at medarbejdernes evne til at genvinde momentum er forskellig. Din opgave som leder er derfor at øge hastigheden på medarbejderens afklaringsproces gennem tydeligt lederskab, hvor du på en og samme tid både er insisterende og inviterende.
4. Ryd op i dårlige vaner og etablér nye
Nye rammer giver nye muligheder. En flytning er ofte en kærkommen anledning til at indføre ændringer i eksempelvis mødestrukturer, arbejdsgange og forskellige dagligdags procedurer.
Erfaringer viser, at hvis man nedsætter medarbejdergrupper, der kommer med idéer til ændringer inden for de nævnte områder, så skaber man ejerskab til ændringerne. Så frem mod udflytningen bør agendaerne på møder indrettes, så de både indeholder status på medarbejdernes fokus på driften, selve driften, fokus på klargøringen til udflytningen og på justeringerne af den nye fremtid.
Hvis medarbejderne får mulighed for at komme med idéer til, hvordan de nye rammer kan indrettes, kan det være med til at påvirke medarbejdernes holdning til flytningen i en positiv retning.
5. Gør det let og respektfuldt at vælge til – men også fra
Du skal skabe fokus på at flytte med, men også give ordentlige muligheder for at vælge fra og finde nye veje. Gør det muligt for medarbejderne at vurdere, om de kan finde balance mellem arbejde og privatliv fremover.
Giv medarbejderne viden om det nærmiljø, arbejdspladsen rykker hen til. Det kan blandt andet være om infrastrukturen, boligforhold, pasningsmuligheder eller fritidsaktiviteter for store og små. Og bedst af alt; arranger ture, så medarbejderne kan se de lokaliteter og det nærmiljø, virksomheden flytter til.
Husk på, at ægtefællen i langt højere grad vil være en medspiller, hvis han eller hun selv har sin jobmæssige fremtid på plads.
Og glem ikke, at de medarbejdere, der ikke ønsker at tage med, med stor sandsynlighed bedre kan motiveres til at blive i deres nuværende stilling frem til flyttetidspunktet, hvis de får hjælp til at finde et nyt job i god tid.
Et jobskifte er ofte en stor forandring, især fordi der kan blive tale om at lave et brancheskifte. Og her kan det være en stor hjælp for de medarbejdere, der ikke flytter med, at de får skabt sig et overblik over, hvad de hver især er gode til, og hvad der giver dem energi i et job.
De kan nemlig meget let blive blinde for, hvilke kompetencer de selv indeholder, og hvilken værdi den enkelte har i forhold til andre dele af arbejdsmarkedet.
Nyttige links:
- Hele listen: Disse statslige arbejdspladser flytter ud af København
(jyllands-posten.dk) - Udflytning af arbejdspladser
(DR.dk)
