Forandringsledelse - 9 gode råd til når forandringer banker på døren

For alle organisationer og virksomheder gælder en simpel kendsgerning: Fremtiden er uvis. Uvisheden er ikke ensbetydende med noget dårligt. Der kan opstå helt uforudsete muligheder. Det kan gå virksomheden langt bedre, end både medarbejdere og ledelse turde håbe på. Men det kan selvfølgelig også gå den anden vej.

Her i indlægget har vi beskrevet 9 gode råd til dig, som står overfor at skulle lede en forandringsproces i din virksomhed.

Indfri udviklingspotentialet

Det eneste, du kan vide med sikkerhed, er, at forandringer venter et sted derude. Både de store og de små. Forandringer som påvirker ledere og medarbejdere såvel som resten af organisationen.

Derfor er det bedste, du kan gøre som leder, at forberede dig på at håndtere forandringer. Du skal ikke kun forberede dig på, at forandringerne kommer. Du skal forberede dig på at lede medarbejdere gennem forandringsprocesser. Du skal hjælpe den enkelte medarbejder til at indfri sit udviklingspotentiale, når nye situationer opstår. Denne kompetence kaldes for forandringsledelse.

Når forandringer banker på døren, skal lederen vise vejen. Både de dele af organisationen, som flugter perfekt med forandringen, men også dem der kan være udfordrede af den nye situation.

Styrket gennem forandringsprocesser

På denne side kan du lære, hvordan du styrker dine medarbejdere i forandringsprocesser.

Vi bliver nødt til at acceptere, at forandring er en permanent tilstand. Derfor er det heller ikke altid nok at komme sikkert igennem forandringer: Den succesfulde virksomhed skal komme styrket gennem forandringer. Hvordan håndterer du som leder forandring?

På denne side bliver du klogere på den teori, der ligger bagved moderne forandringsledelse. Og hvorfor mange medarbejdere føler modstand mod forandringer. Du bliver indført i de vigtigste redskaber i forandringsledelsens værktøjskasse. Herunder feedback. Og meget mere.

Definitionen af forandringsledelse

Når vi taler forandringer, taler vi transitioner. Det er nemlig to sider af samme sag.

Forandring er betegnelsen for en ydre påvirkning. Transition er den indre tilpasning, som sker i forlængelse af forandringen. Når en forandring betyder noget for et menneske, følger transitionen lige efter. Uanset om vedkommende ser frem til forandringen eller føler utryghed ved den, følger transitionsfasen.

Accept af forandringsprocessen

Som leder er en af dine vigtigste opgaver at håndtere medarbejderes forskellige reaktioner på forandringer. Transitionen er nemlig en individuel oplevelse. Den samme forandring kan indgyde glæde eller modstand hos forskellige medarbejdere. 

Du skal være i stand til at forstå, hvor modstanden kommer fra og bagefter styrke medarbejderen i at håndtere forandringen bedst muligt. Den mentale tilpasningsproces er præcist, hvad forandringsledelse drejer sig om.

Vidste du, at 14% af danskerne svarer, at de skiftede job, fordi de oplevede for mange forandringer i deres tidligere job. Klik herunder og se den samlede undersøgelse.

Tre zoner

Transitionen inddeles som regel i tre forskellige zoner: Ophør, omstilling og opstart.

Der er ikke fuldstændigt vandtætte skodder mellem de tre zoner. Alligevel kan vi sige med relativt stor sikkerhed, at den mentale tilpasningsproces ser omtrent sådan her ud:

1. Ophør

Når noget kendt hører op, bør vi forvente, at det i et eller andet omfang påvirker vores medarbejdere mentalt. Især hvis det nye medfører en væsentlig forandring i medarbejdernes arbejdsliv.

Forandringen kan vedrøre en ny arbejdsmetode, en ny arbejdsopgave, en ny afdelingsleder eller en helt ny arbejdsplads.

Uanset hvad kan oplevelsen af at tage afsked med noget, vi er trygge ved, give en følelse af usikkerhed. Hvad sker der nu, og er jeg i stand til at følge med?

Den verden, vi kender, forandrer sig. Det er menneskeligt hurtigt at danne sig et indtryk af, om den nye situation repræsenterer et tab eller en gevinst. Det skal du som leder være opmærksom: Har medarbejderne en forudindtagelse om, at forandringen repræsenterer noget negativt?

2. Omstilling 

For at kunne lykkes med en forandringsproces, skal medarbejdere give slip på det velkendte og omfavne det nye. Denne del er ikke altid så nem. Det enkelte menneske kan have mange reservationer. Mere eller mindre velbegrundet. Faktum er, at omstilling kræver en aktiv handling. Medarbejderne skal ønske - enten på et bevidst eller ubevidst plan - at tage det næste skridt i transitionen.

Mange forskellige vilkår er i spil i forbindelse med en omstilling. Nogle vilkår skaber motivation til at være en del af forandringen. Andre vilkår skaber modstand. I omstillingszonen er medarbejderne som regel parate til at se nuanceret på forandringen. Også mere nuanceret end tilfældet var i ophørszonen. Du har som leder mulighed for at hjælpe den enkelte medarbejder til en konstruktiv håndtering af forandringen.

Det kræver, at du kan sætte dig i den enkelte medarbejderens sted. I skal føre en ligeværdig dialog. Til dette formål er feedback et særdeles værdifuldt redskab.

3. Opstart 

Medarbejderen begynder at føle en større klarhed i forhold forandringen. Der er begyndende tendenser til accept eller ligefrem tilfredshed med det nye. Medarbejderen er afklaret med, at noget velkendt hører fortiden til.

Andre gange kan medarbejderen have mistet noget værdifuldt, som ikke umiddelbart erstattes i den nye situation. Det kan være arbejdsopgaver. Det kan også være noget mere praktisk som forandrede arbejdstider, der forstyrrer medarbejderens privatliv.

Har medarbejderen fortsat reservationer omkring forandringen, skal du som leder være opmærksom på situationen. Du skal have fokus på alle dine medarbejdere og gå i dialog med dem enkeltvis. Det er en forkert antagelse, at alle medarbejdere har det på samme måde med forandringen.

Opstartszonen er således kendetegnet ved enten en uforbeholden eller forbeholden accept af den nye situation.

Forskellige transitioner hos medarbejderne 

Det er altafgørende, at du som leder har blik for de mange forskellige reaktioner en forandring kan afstedkomme. Transitionen inddeles i tre faste zoner, men hver zone kan indeholde forskellige oplevelser. Det afhænger af den enkelte medarbejder.

Hver af de tre zoner er nemlig kendetegnet ved en indre konflikt. I ophøret mellem gevinst og tab. I omstillingen mellem motivation og modstand. I opstarten mellem uforbeholden accept og forbeholden accept.

Du skal som leder bruge din forståelse af transitioner til at hjælpe den enkelte medarbejder med at forløse sit udviklingspotentiale. Det er i virkeligheden kunsten bag forandringsledelse.

Forandringsledelsens teori 

Forandringer opleves individuelt 

Samme forandring opleves af forskellige medarbejdere som lille eller stor, overskuelig eller overvældende, regulerende eller revolutionerende.

Forståelsen af en forandring, som noget der opleves individuelt, er en hjørnesten i forandringsledelsens teori. Som leder skal du være opmærksom på hver enkelt af dine medarbejdere. Du skal evne at sætte dig i individets sted.

Tilpasset ledelsesstil

Hos AS3 oplever vi gang på gang, at succesfuld forandringsledelse tager udgangspunkt i forståelsen af den enkelte medarbejders tilpasningsproces. Men denne forståelse kan ikke opstå af sig selv.

Det er lederens opgave at skabe forståelsen. Gå i dialog med den enkelte medarbejder. Dialog baner vej for en bedre forståelse af, hvor medarbejderen er i forhold til forandringen - og hvad lederen kan gøre for at hjælpe medarbejderen på vej.

Med andre ord skal lederen være i stand til at justere sin approach alt efter, hvor medarbejderen befinder sig i transitionen.

Afgørende dialog 

For at komme i mål med forandringsledelse skal dialogen være et aktivt redskab.

Det er ved hjælp af dialogen, at du som leder kan styrke medarbejderen gennem forandringens tre stadier: Forstå, flytte og forankre.  

Brug følgende spørgsmål til at styrke medarbejderen gennem transitionens tre zoner:

Ophør

• Hvilken betydning har forandringen for dig?
• Hvordan ser du på det, der hører op?
• Hvad kommer du til at savne, og hvad er du glad for hører op?
• Hvad behøver du mest lige nu?

Omstilling 

• Hvordan har du det med de nye krav og forventninger, der bliver stillet til dig?
• Hvad tænker du om de krav, som stilles til dig personligt og professionelt?
• Hvad gør du for at understøtte forandringsprocessen?
• Hvad har du brug for?

 Opstart

• Hvilke forskelle oplever du i din måde at udføre opgaver på i forhold til tidligere?
• Hvad prioriterer du ud fra i din hverdag?
• Hvordan ser du fremtiden, og er det tydeligt for dig, hvor virksomheden er på vej hen?
• Trives du i de nye vilkår?

Som leder kan du øge hastigheden på den enkelte medarbejderes forandringsproces ved at søge den opmærksomme og konstruktive dialog.

Modstand mod forandring: Hvorfor og hvordan skal du håndtere modstanden?

Det er en tendens i tiden, at vi i højere grad bliver ét med vores arbejde.

En stærk identitetsforankret tilknytning til arbejdet betyder, at den enkelte medarbejder kan blive voldsomt påvirket, når en forandring rammer den jobmæssige situation. Konsekvensen er, at du som leder oplever modstand. 

Intuitiv modstand

Særligt i den vestlige verden har vi flyttet os fra at søge mening med tilværelsen gennem andre ting, eksempelvis religion, til at finde meningen med livet gennem jobbet. Arbejdspladsen er blevet det sted, hvor mange skaber deres identitet og opsøger udfordringer. I dag er begreber som mening, identitet og anerkendelse naturligt forbundet med det at have et tilfredsstillende arbejdsliv.

Arbejdslivet kan give en følelse af at gøre en forskel og udrette noget af betydning. Når denne følelse trues af en ny situation, vil mange medarbejdere reagere med en nærmest intuitiv modstand mod forandring. Det skal lederen være opmærksom på. Hvad der på overfladen ligner en lille forandring, kan for det enkelte menneske opleves som identitetstruende.

Hvad gør jeg nu? 

Den stærke tilknytning, vi føler til vores arbejde, medfører flere svære spørgsmål. Eksempelvis: 

• Hvis dit arbejde er et af de største meningsgivende elementer i din tilværelse, hvad gør du så, hvis du en dag bliver opsagt? 

• Eller hvad gør du den dag, at dit job ændrer sig på grund af en forandring? Kan en forandring være en trussel mod din identitetsfølelse?

En ny forandring truer 

En række af dine medarbejdere tænker sandsynligvis deres arbejde ind i en større fortælling om, hvem de er som mennesker. Det er typisk medarbejdere, som er meget passioneret omkring deres opgaver og løser dem på et højt niveau. For denne type medarbejder kan en forandring opleves som en decideret trussel. Som noget der kan ødelægge medarbejderens selvbillede.

Som leder skal du huske på, at en forandring kan være vanvittigt skræmmende ud fra medarbejderens perspektiv. Medarbejderen føler måske, at forandringen truer vedkommendes status som en vigtig og værdsat person på arbejdspladsenDerfor er dialog så afgørende for forandringsledelse. Lederen får mulighed for at punktere nogle af medarbejderens bekymringer. Også dem medarbejderen gør sig om de identitetsmæssige følger af en forandring.

Medarbejderens værdier: Hvad er i virkeligheden på spil?

For nogle medarbejdere er indholdet af deres arbejde tæt forbundet med en række personlige værdier. Værdier, der understøtter medarbejderens verdensbillede, og hænger uløseligt sammen med selvopfattelsen.

Det er en vigtig del af forandringsledelse, at du overvejer hvordan en organisatorisk ændring påvirker det værdimæssige aspekt af en medarbejders arbejdsliv. Hvis medarbejderen oplever at få sine værdier presset, vil det naturligvis medføre modstand. 

Hvad er på spil? 

Det handler om at have blik for, hvad der egentlig er på spil for den enkelte medarbejder. Kan en forandring skubbe til mere end, hvad der umiddelbart er synligt?

En forandring kan påvirke meget andet end det, der tilhører det organisatoriske niveau eller ren praktik. Medarbejderens værdisætning af arbejdet have forgreninger, som lederen ikke er bevidst om. Det er en af grundene til, at forandringsledelse er en kompleks størrelse.

Som leder skal du lære at kende forandringen fra medarbejderens perspektiv. Dialog er nøgleordet.

Forandringsprocesser: Sådan kommer I styrket gennem dem 

Alle virksomheder og organisationer skal håndtere forandringsprocesser. Det gælder både ledere og medarbejdere

Særligt i forbindelse med større forandringer, vil der være en omstillingsfase. Efterfølgende skal medarbejderne være i stand til at præstere mindst lige så godt, som de gjorde før. Forandringsprocesser er noget, som virksomheder skal komme styrket ud af. 

Et fælles sprog til forandringsprocesser 

Et af de organisatoriske redskaber, der styrker virksomheden, er et fælles sprog. Et fælles sprog udvikles med det eksplicitte formål, at ledere og medarbejdere skal være i stand til at tale om forandringer på en konstruktiv måde. Sproget skal helst være på plads, inden forandringerne opstår. Således undgår I, at begreber og termer skal indlæres på farten.

Selve udviklingen af et fælles sprog om forandringer er en værdifuld øvelse. Sproget bruges fremadrettet, men udviklingen af sproget fungerer som en anledning til at diskutere, hvordan tidligere forandringer blev håndteret. Som leder opdager du måske, at forandringsprocesser, du ikke tilskrev den store betydning, i virkeligheden påvirkede medarbejderne.

Transitionsbegrebet som forståelsesramme 

Transitionsbegrebet er et af de begreber, der hjælper organisationer med at gå i dybden.

Begrebet dækker den overgang, som medarbejdere gennemgår, når de bevæger sig fra én tilstand til den næste. Transitionsbegrebet omfavner på en letforståelig måde oplevelsen af at flytte sig. Det er, hvad alle forandringsprocesser handler om.

Ved at tale om “transitioner”, og ikke “forandringer”, får ledere og medarbejdere et nyt begreb til at tale om de omvæltninger, der finder sted i hverdagen. Forandringer er svære at måle størrelsen på, men en transition går i udgangspunkt altid gennem de samme zoner: Ophør, omstilling og opstart.

Det fælles sprog, og den fælles forståelse af hvad en omvæltning indbærer, skaber det bedste grundlag for konstruktiv dialog på kryds og tværs af organisationen.

Feedback: Et redskab til god ledelse 

For at kunne hjælpe dine medarbejdere gennem forandringer, er det en stor fordel at have dialogredskaber på plads.

I den sammenhæng er feedback et af de bedste værktøjer. 

Hvad er en god leder? 

Som leder er det din opgave at understøtte dine medarbejderes udviklingspotentiale. For at det kan lade sig gøre, skal medarbejderen have tillid til lederen og respektere lederens ord.

Det er her feedback kommer ind i billedet.

I det følgende afsnit giver vi dig syv konkrete råd til, hvordan du styrker dine medarbejdere gennem forandringsprocesser:

1. Konstruktiv feedback 

Udgangspunktet for feedback er at udvikle medarbejdere. I forhold til forandringsledelse skal medarbejderen klædes på til at omstille sig. Du skal hjælpe medarbejderen med at flytte sig, ikke pille vedkommende ned.

Du skal ikke kritisere det, som medarbejderen ikke kan ændre på. Fokusér på medarbejderens udviklingspotentiale.

Vær opmærksom på intentionen i den enkelte medarbejders indsats. Det kan godt være, at medarbejderen ikke gør alting rigtigt, men hvis intentionen er den rigtige, skal intentionen anerkendes. Bagefter kan I arbejde videre med forbedringer af slutproduktet.

2. Byd ind med alternativer

Som leder skal du tænke fremad. Måske er medarbejderen ukomfortabel med en forandring. Du kan hjælpe medarbejdere med at overveje forskellige måder at opgave kan løses under de nye rammer.

På den måde finder I frem til noget, som medarbejdere kan arbejde videre med. Der er fokus på konstruktiv udvikling.

Medarbejderen bliver opmærksom på, at der er et element af selvbestemmelse i forandringer. Også selvom de i udgangspunktet varsler en ny situation.

3. Vær konkret og specifik

Den gode feedback er konkret og brugbar.

Det nytter ikke meget bare at rose medarbejderen for, hvordan vedkommende har håndteret en forandring. Så længe rosen bliver i generelle termer, er det svært for medarbejderen at sætte sig ind i præcist, hvad lederen er tilfreds med.

Vi anbefaler, at feedback altid baserer sig på konkrete emner og opgaver. Begge parter skal gerne være orienteret om dagsordenen på forhånd. Det skaber den mest handlingsorienterede samtale.

4. God feedback er nuanceret 

Det er sjældent retvisende at sige noget enten er godt eller skidt. Som regel er elementer af det hele til stede i en arbejdsproces. Især når medarbejdere skal omstille sig til en forandring, er det naturligt, at der er muligheder for at optimere i takt med, at den nye situation bliver til hverdag.

Meningen med feedback er at etablere en mulighed for udvikling. Ved at nuancere får leder og medarbejder en mere retvisende dialog om arbejdsprocessen, og hvordan den kan forbedres.

5. Processen er det vigtigste 

Anerkendende feedback handler om at motivere og skabe grundlag for en bedre præstation i fremtiden. I den henseende er det mere underordnet præcist, hvad resultatet blev. Det vigtige er at se på processen: Hvad gik godt, og hvad gik mindre godt? Hvad kan vi fremadrettet forbedre?

Medarbejderen bliver motiveret, når dialogen er løsnings- og procesorienteret. Det sker bedst ved at fokusere på processen.

6. Modtag feedback

Hvad kan gøres på en anden måde, så den enkelte medarbejder kommer bedre igennem transitioner?

Mange forandringsprocesser er komplekse, og der er ingen garanti for, at de rigtige beslutninger bliver truffet til at begynde med. Det gælder for både medarbejdere og ledelse. Medarbejderne skal opfordres til at give feedback på ledelsens håndtering af transitioner, så de optimeres, hvor der er mulighed for det.

7. Vis respekt for tilbagemeldinger 

Det er sjældent nemt for en medarbejder at give feedback til sin leder. Især ikke i forbindelse med forandringer, hvor medarbejderen kan være særligt usikker.

Det kræver mod og tillid at henvende sig direkte til sin leder. Som leder skal du kvittere med en åben og konstruktiv respons. På den måde skaber I en positiv og konstruktiv feedbackkultur,

En af de store udfordringer med forandringer er nemlig, at meget forbliver usagt. Både bekymringer og ideer til forbedringer. Stilheden er opslidende og i virkeligheden undertrykkende for organisationens udviklingspotentiale.

Du skal som leder føre an i forhold til at skabe en sund feedbackkultur.

Coaching: Støt dine medarbejdere gennem forandringsprocesser 

I forbindelse med forandringer er coaching et af de mest værdifulde redskaber, lederen kan benytte sig af.

Coaching støtter medarbejdere i at udvikle deres performance og den måde, de håndterer forandringer på. 

Fælles om udvikling

Med coaching som værktøj bliver leder og medarbejdere fælles om at optimere. Lederen, som er i stand til at coache, kan hjælpe en medarbejder, som ønsker at udvikle sig. Måske er det omstillingen til en ny situation på arbejdspladsen, som drivkraften bag dette ønske. 

I rollen som coach understøtter du den enkelte medarbejderes udviklingspotentiale i forbindelse med en forandringsproces.

Ikke et quickfix

Coaching handler ikke om at gøre opgaverne nemmere for medarbejderen. Det handler heller ikke om at løse medarbejderes udfordringer lige nu og her, inden mødet er forbi. Den store styrke ved coaching er, at medarbejderen får en ny forståelse af sig selv. Du hjælper medarbejderen med selv at handle. 

Som udviklingsredskab bygger coaching på det princip, at medarbejderen har et potentiale, som coachen hjælper med at udfolde. Du fokuserer på medarbejderens ressourcer og muligheder. Begrænsninger skubbes i baggrunden. Derfor regnes coaching for at være et positivt udviklingsredskab, som kan styrke  den medarbejde, der står overfor forandringer.

Tilpasset den enkelte 

Coaching er viden og læring tilpasset den enkelte medarbejders behov. I troen på, at medarbejderen bærer nøglen til sin egen succes. Også i en ny arbejdssituation.

Som leder og coach er det din opgave at hjælpe medarbejderen med at finde nøglen. Har du som leder ingen erfaring med coaching, kan du vælge at hente en udefrakommende coach ind til opgaven. 

Konklusion 

Forandringer er en af de uomgængelige realiteter, som alle ledere må forholde sig til.

Forandringer kan være problemstillinger. De kan også være muligheder. For at tage virksomhed og medarbejdere i en anden retning med større udviklingspotentiale end den kurs, I før var på.

Det er netop, hvad forandringsledelse handler om: At bruge forandringerne konstruktivt. For at det kan lade sig gøre, er der en række redskaber, du som leder kan arbejde med: Medarbejdernes værdier, feedback og coaching. Det er en stor fordel, hvis du har en grundlæggende forståelse for, hvorfor medarbejderne reagerer, som de gør. Hvorfor er der så meget modstand mod forandring?

Forandringsledelse er noget, du skal arbejde med. Det er en kompetence i din værktøjskasse. Når du får styr på forandringsledelse, er du klædt på til at få det bedste ud af de forandringer, der kommer jeres vej. 

Kunne du tænke at vide mere om de nyeste tendenser inden for ledelse? Du kan læse meget mere lige her. Du kan også tilmelde dig vores nyhedsbrev. Så finder de vigtigste historier selv vej til din indbakke.