Der er et arbejdsliv før og et arbejdsliv efter Corona. Den lange lockdown har givet os smag for den fleksibilitet og fordybelse, som hjemmearbejde giver. Samtidig har vi manglet det sociale fællesskab, og trivslen har været sat på prøve.
Så hvordan forener vi det bedste fra den fysiske og digitale verden? Og hvad skal du som leder og HR-professionel være særligt opmærksom på? Det giver erhvervspsykolog Sarah Beg dig fem bud på lige hér.
Fem ting du skal være opmærksom på som leder og HR
Der var engang – for ikke særlig længe siden – hvor hjemmearbejde var et personalegode på linje med betalt frokostordning, sundhedsforsikring og fri bil.
Men med corona-krisen har hjemmearbejde, onlinemøder og digital opgaveløsning fået ikke blot vind i sejlene, men en orkan i ryggen og er i dag et vilkår på mange arbejdspladser.
De færreste ønsker sig tilbage til arbejdslivet, som vi kendte det før Corona. I hvert fald ikke, hvis det indebærer fast 8-16 mødetid hver dag på kontoret.
Vi har fået smag for de fordele, som et mere fleksibelt arbejdsliv giver og på egen krop erfaret de oplagte gevinster, der er forbundet med at bytte det larmende storrumskontor ud med ro og fordybelse derhjemme.
- Vidste du, at danskerne i gennemsnit vurderer, at to hjemmearbejde om ugen er det optimale. Se alle resultater i AS3 Jobsurvey 2021
Omvendt har krise og lockdown også sat en fed streg under, hvor stor en rolle fællesskabet og de menneskelige relationer spiller for vores trivsel og motivation; og i sidste ende for de resultater, vi sammen kan skabe på arbejdspladsen.
Dilemmaerne og paradokserne står i kø, og det stiller store krav til dig som leder. For hvordan skaber du rammerne for et velfungerende hybridt arbejdsliv, hvor vi veksler mellem at møde ind på kontoret og logge på hjemmefra? Og hvordan styrer du uden om de mange faldgruber, som distancearbejde, virtuelle møder og digital opgaveløsning (også) rummer?
Der findes ikke et enkelt svar. Ligesom der ikke findes én rigtig måde at organisere fremtidens arbejdsliv på. Hvis Corona har lært os noget, er det, at verden er uforudsigelig, og vi skal være klar til løbende at prøve nye modeller af, - til at tilpasse og justere sejlene på skibet, mens vi sejler.
Derfor rummer dette indlæg heller ikke 5 bud skåret i sten, men snarere fem - midlertidige - bud på, hvad du som leder eller HR bør være særligt opmærksom på. For én ting er helt sikkert: Det hybride arbejdsliv er kommet for at blive. Nu gælder det om at drage læring af alle de erfaringer, vi på godt og ondt har gjort os de seneste år.
1. Skab nærværende ledelse på distancen
Mennesket bag medarbejderen kom for alvor i rampelyset under Corona, og det blev tydeligt for både direktion og den daglige ledelse, at nærværende og empatisk ledelse er alfa og omega, når vi som mennesker skal præstere på arbejdspladsen.
Der skal to til en tango, og der skal også to til ledelse. Ledelse sker nemlig i samspillet og relationen mellem mennesker, – uanset om det foregår fysisk eller på Teams. Behovet for nærværende ledelse er det samme, uanset om vi er fysisk til stede på kontoret eller arbejder hjemme. Men vilkårene er vidt forskellige.
Nærværende ledelse opstår nemlig ofte i de uformelle møder mellem medarbejder og leder – ved kaffemaskinen, på gangene eller over frokosten i kantinen. Det opstår af sig selv, når vi er sammen på arbejdspladsen, men kræver en helt anden opmærksomhed, og intention fra din side, når du skal lede medarbejdere på distancen.
Vil du sikre den tætte kontakt, skal du sætte de uformelle møder i struktur. Indkald fx til virtuelle check-ins, hvor du spørger ind til, hvad der rører sig hos medarbejderne bag skærmen: Hvilke opgaver har de gang i? Hvad fylder lige nu? Hvordan kan du hjælpe med at sikre retning og prioritering?
Vær opmærksom på, at du investerer lige så meget tid i de medarbejdere, som arbejder på distancen, som i dem, der er fysisk til stede. Det er vigtigt, hvis du vil undgå den kognitive ’nærhedsbias’, hvor du – ubevidst – kommer til at favorisere de medarbejdere, du er fysisk tættere på.
2. Fokusér på attraktive arbejdsfællesskaber
Corona-krisen har om noget understreget, hvor vigtigt sociale relationer og stærke arbejdsfællesskaber er, - ikke bare for den enkelte men også for arbejdspladsen som helhed. Forskning viser, at gode relationer gør os lykkeligere, sundere og spiller en vigtig rolle i forhold til trivsel og forebyggelse af stress.
I den hybride arbejdsmodel er det derfor afgørende, at der er balance mellem individets behov for autonomi, selvledelse og fleksibilitet på den ene side og arbejdspladsens behov for et stærkt fællesskab, en fælles retning og et formål, som alle kan se sig ind i.
Se det som en elastik, hvor man i nogle perioder godt kan trække mere i den ene retning, men elastikken må ikke blive trukket så meget i, at den sprænger.
Sørg for at arbejdsfællesskabet er attraktivt, så det bliver naturligt for den enkelte at vælge det til. Det fungerer langt bedre end rigide retningslinjer og regler.
Jo mere, vi investerer og prioriterer i uforstyrret og værdifuld tid sammen, jo stærkere bliver fællesskabet.
- Skab gode rammer for fysiske møder, hvor mail og telefon ikke forstyrrer.
- Prioritér kollegial og ledelsesmæssig sparring og feedback, da begge har enorm stor betydning for følelsen af at høre til og 'gøre det godt nok'.
- Giv plads til hygge og socialt samvær, hvor I taler om andet end arbejde – også på de digitale møder.
3. Skab tid til fordybelse
Forskningen har peget på det længe: Larm og gentagne forstyrrelser i løbet af arbejdsdagen er gift for vores trivsel og effektivitet. Vi laver tre gange så mange fejl og bruger i gennemsnit 15-25 minutter på at genfinde opmærksomheden på dét, vi var i gang med. Tankevækkende, ikke?
Samtidig er der en markant årsagssammenhæng mellem støj og stress. Faktisk viser nyere forskningsresultater, at støj øger dårligt humør med hele 25 procent, - og resultaterne stammer endda fra tests, hvor deltagere kun sad i et simuleret åbent kontormiljø i 8 minutter ad gangen!
Under coronakrisen oplevede vi det på egen krop. Da vi alle for en tid rykkede ud af storrumskontoret og hjem i stuen, stod det klart, hvor mange forstyrrelser vi rent faktisk bliver udsat for på arbejdspladsen, - og hvor markant mere effektive vi kan blive af at arbejde hjemme.
I overgangen til en hybrid arbejdsmodel er det vigtigt, at du tager både dit eget og dine medarbejderes behov for fordybelse alvorligt. Gå forrest og vis, at du anerkender og tager hånd om behovet for i perioder i løbet af dagen at arbejde uforstyrret. Det kan du fx gøre ved at:
- Opsætte rammer, der gør det muligt at vælge fordybelsen til – uanset om man arbejder hjemme eller på kontoret.
- Opfodre medarbejderne til at afsætte tid i kalenderen til uforstyrret arbejde.
- Introducere Pomodoro-teknikken, hvor man skiftevis arbejder uforstyrret i 25 min. efterfuldt af 5 minutters pause.
- Sætte tid af i kalenderen til at tjekke mails.
- Tilbyde fysiske markører, der gør det muligt for den enkelte at signalere, at han/hun ikke kan forstyrres (fx skilte, lamper eller andet).
4. Bevar de effektive arbejdsmøder
Lange møder uden hverken dagsorden, klart formål eller konkret output er en tids- og humørrøver, som mange organisationer kæmper med. Men den slags møder holdt vi langt færre af, da vi alle arbejdede hjemme under lockdown. Tværtimod blev vi på mange måder langt mere effektive i måden, vi afholdt møder og traf beslutninger på.
Hvorfor? En af forklaringerne er uden tvivl, at den digitale mødeform stiller nogle særlige krav til såvel mødeholder som mødedeltagere, som gør dem mere effektive:
- Der er en klar dagsorden
- Vi kommer hurtigere i gang
- Der er større fokus og mindre snik-snak.
- Vi er træffer tydelige beslutninger og aftaler next-step.
Betyder det så, at du bare skal skifte alle fysiske møder ud med digitale? Selvfølgelig ikke. Men benyt anledningen til at reflektere over mødekulturen i din organisation og de fordele og ulemper der er, ved de forskellige mødeformer. Forskellige kommunikations- og mødeformer kan nemlig forskellige ting, og der er ingen 'one size fits all'.
Er formålet med et møde fx at udvikle nye kreative løsninger eller drøfte nye samarbejdsformer, er et telefon- eller videomøde næppe det rette valg. Kreativitet opstår nemlig ikke, når vi sidder fastlåste foran en skærm, men kræver derimod bevægelse og forstyrrelser. Omvendt kan gentagne statusmøder måske fint klares digitalt.
Overvej nøje formålet med dit møde, og det output, du ønsker og afstem kommunikationsformen herefter.
5. Forebyg teknologisk udmattelse og udbrændthed
Sidst men ikke mindst bør du som leder have fokus på de potentielt negative konsekvenser, som den øgende brug af teknologi kan have. Jo mere opmærksom du er på faldgruberne, jo bedre kan du forebygge udmattelse og tech-træthed blandt dine medarbejdere.
Øget digitalt arbejde kan blandt andet medføre mere selvledelse, back-to-back møder uden pauser og sammensmeltning mellem privatliv og arbejdsliv.
Det er drænende at sidde passivt og lytte til en lang række af digitale møder hver dag, samtidig med, at man bliver observeret konstant gennem et kamera.
Vi er ikke vant til at se vores eget ansigt og lytte til vores egen stemme i så lang tid ad gangen, og det får os til at evaluere os selv hele tiden og blive meget selvbevidste. I værste fald kan det medføre en decideret kognitiv overbelastning.
For at undgå det, skal du skabe nogle gode rammer omkring det virtuelle møderum. Tal ærligt om oplevelsen af at være ’skærmtræt’ og indfør en række enkle forholdsregler, eksempelvis:
- Hold 10 min. pause mellem møder
- Tillad nogle gange at slå kameraet fra til interne møder
- Hold kortere møder, fx 20 min. i stedet for 30. Og 45 min. i stedet for 1 time
- Overvej alternative mødeformer, fx walk-and-talk
Det var de fem bud fra mig. Nu må du til gengæld love mig én ting: Lad være med at låse dig fast på én fast arbejdsmodel.
Fremtiden kalder på fleksibilitet, og det kræver, at vi både formår at tilpasse os individuelle behov og afstemme dem med fællesskabet. Vær derfor nysgerrig og gå undersøgende til værks. Mærk efter, hvad der virker i din organisation og blandt dine medarbejdere og vær parat til at justere og tilpasse undervejs.
Book vores seminar: 'Hybridarbejde med høj trivsel og performance'
Vi zoomer ind på, hvordan I fletter digitale og analoge arbejdsvaner sammen og passer på både trivslen, arbejdsglæden og sammenholdet. Book et seminar for jeres ledere, medarbejdere eller HR. Se indhold og priser her
