Hvordan håndterer du som HR-medarbejder konkrete krænkelsessager bedst muligt? Erhvervspsykolog i AS3 Transition, Mie-Marie Hye-Hestvang, deler sine anbefalinger til samtalen med den krænkede medarbejder.
Danske organisationer har for alvor sat fokus på krænkelser, og samtidig raser debatten fortsat i medierne. Hver dag kommer der nye eksempler på hændelser, som de fleste virksomheder helst havde undgået - og det påvirker både kulturen indadtil og omdømmet udadtil.
Hele 18 % af os har været udsat for krænkende adfærd på jobbet. Det viser AS3 Jobsurvey 2021, der er en større undersøgelse af danskernes arbejdsliv.
Undersøgelsen viser, at vi er nødt til at nuancere krænkelsesbegrebet til at handle om mere end seksuelle berøringer og kommentarer. Uønskede seksuelle krænkelser er bestemt et vigtigt fokus – ingen tvivl om det – men også andre former for krænkelser fortjener opmærksomhed.
Som grafen viser, bliver danskerne fx hyppigere bagtalt, ignoreret eller mobbet, end de bliver krænket seksuelt.
Når knap hver femte oplever krænkelser på arbejdspladsen, vil din organisation sandsynligvis også opleve alvorlige krænkelsessager - før eller siden. Og her er det afgørende, at HR hjælper med at håndtere episoden bedst muligt for at undgå mistrivsel og støj. Ofte er det netop også HR, der har ansvaret for at følge op på konkrete sager.
Er du klædt på til samtalen med en medarbejder, der føler sig krænket?
Vigtige refleksioner inden samtalen
Inden samtalen anbefaler jeg, at du grundigt overvejer formålet og jeres forskellige perspektiver.
Vær først og fremmest opmærksom på, hvilken ubehagelig situation den krænkede er i. Det er ofte meget svært at stå frem, og medarbejderen frygter sikkert konsekvenserne. Hvordan vil det blive taget imod? Hvordan vil det mon påvirke min karriere? Og vil det ændre noget i mine relationer til kollegaerne?
Langt de fleste krænkede bliver også i tvivl om, hvorvidt de selv bærer en del af ansvaret. Vi siger, at krænkelserne internaliseres, når den krænkede vender skylden indad. Medarbejderen bebrejder (helt eller delvist) sig selv. Når det sker for mig og ikke for andre, så har det måske noget med mig at gøre…?
Denne internalisering er styrket af, at der generelt tidligere har fundet en del victim blaiming sted, hvor den krænkede helt eller delvist har skulle forsvare og bevise sin uskyld.
Din opgave i samtaler med den krænkede er at kunne hjælpe med at minimere den usikkerhed og skyldfølelse og i stedet støtte medarbejderens empowerment. Empowerment er modet til at italesætte oplevede krænkelser og sige fra.
Hovedformålet med din samtale med den krænkede er derfor at give plads til medarbejderens oplevelse. I er ikke på jagt efter en sandhed, så vær oprigtig nysgerrig på medarbejderens fortælling, oplevelse og perspektiv.
Dit eget perspektiv er også vigtigt at reflektere over inden samtalen. Spørg dig selv, hvilket forhold du har til den krænkede medarbejder – og til den beskyldte krænker. Er du mon biased i forhold til køn, etnicitet, alder, relation eller jobfunktion?
Vi er alle påvirket af unconscious biases, som er defineret ved, at vi træffer beslutninger på baggrund af tidligere erfaringer og stereotype forestillinger. Og som vi selv er ubevidste om. Du kan ikke gøre dig fuldstændig fri af dine egne perspektiver, men du kan være bevidst om dem og forholde dig kritisk til, hvordan de mon påvirker dig.
Stil dig selv kritiske spørgsmål som forberedelse, og vær ærlig omkring eventuelle, forudindtagede holdninger, der kan mudre samtalen. Dine holdninger vil nemlig påvirke din evne til at lytte, stille spørgsmål og udarbejde hypoteser.
Del samtalen op i tre trin
Det kan være en hjælp at tænke på samtalen som en lanterne. Første og sidste del skal henholdsvis åbne og afslutte samtalen ret kortfattet og konkret, så den midterste del får lov at fylde mest muligt.
Jeg vil her gennemgå samtalens tre trin.
1. Samtalens indledning: Fortæl, hvad rammen er og skab tillid
Formålet med samtalen er at skabe tryghed, så medarbejderen føler sig taget alvorligt og hørt af organisationen. Start derfor med at etablere et tillidsfuldt rum, hvor du anerkender oplevelsen og giver personen mulighed for at fortælle sin egen version. Du kan fx sige:
- Det er positivt, at du vil dele din oplevelse. Her skal vi kunne tale åbent og ærligt for at forebygge, det sker igen. Så det vil hjælpe andre i organisationen på sigt.
- Jeg vil gerne prøve at forstå, hvordan du oplevede episoden. Det er ikke et mål, at vi konkluderer eller beslutter noget i dag.
Husk også at undersøge, om medarbejderen har spørgsmål, inden I går i gang.
2. Samtalens midte: Lyt og anerkend
Din rolle er at vise respekt, omsorg og empati for den krænkede. Det gør du ved at anerkende usikkerhed, vrede og frustrationer.
Så her er din vigtigste opgave at lytte. Men du kan fx hjælpe samtalen på vej ved at sige:
- Hvad har det betydet for dig?
- Jeg er ked af, at du har oplevet det. Det er ikke ok, at du er efterladt med den følelse.
Sidste formulering er god i forhold til at lytte aktivt, men samtidig undgå at tage parti. Det kan nemlig være en svær balance.
Hen ad vejen kan du med fordel genfortælle og spørge ind til, om det er rigtig forstået. Men undgå forudindtagede er-du-nu-også-helt-sikker-spørgsmål. Ellers kan du være sikker på, at østerseffekten rammer - dvs. at tilliden ophører, og den krænkede lukker i.
Oplever du, at medarbejderen bliver følelsesmæssigt berørt og stivner, så tag en pause, få noget vand eller frisk luft og start samtalen op igen, hvor det er mere værdigt. Anerkend, at det er helt naturlige reaktioner, når der tales om noget svært. Det samme gælder, hvis medarbejderen bliver ked af det eller vred.
3. Samtalens afslutning: Spørg ind til ønsker og behov
Afslutningsvist er det fristende at lave konkrete aftaler om, hvad der nu skal ske. Det er vi jo vant til i en effektiv organisation. Men faktisk bør du ikke blive for løsningsorienteret.
Spørg dog gerne ind til, hvad medarbejderen ønsker. Ofte har personen et ønske om, at chikanen bør stoppe generelt, så andre ikke skal opleve det samme (i modsætning til et konkret krav om, at krænkeren fx bør forlade organisationen).
Undersøg også, om medarbejderen ønsker, at noget skal meldes ud til ledere eller kollegaer. Og husk at forsikre den krænkede om en fortsat tæt dialog. Du kan fx sige:
- Vi er i en proces nu, og du er selvfølgelig en del af den. HR har ansvaret for at følge op, og jeg oplyser dig om, hvad der sker undervejs.
- Du kan altid kontakte mig, hvis du har brug for at tale igen. Ofte dukker der nye indsigter eller spørgsmål op, når der er gået lidt tid.
Afslut samtalen med at undersøge, om medarbejderen har mere at tilføje lige nu. Og vær tydelig over for medarbejderen, hvornår du vender tilbage, så der er en klar aftale.
Din rolle har stor betydning
Som samtalepartner kan HR gøre en stor forskel for den enkelte medarbejder i en uhyre svær situation. Men også i et større organisatorisk perspektiv bliver den rette håndtering et vigtigt skridt på vejen mod en åben, ærlig og tillidsfuld kultur - uden krænkende adfærd.
Netop derfor er det vigtigt, at du prioriterer opgaven og kan afsætte den nødvendige tid - både før, under og efter samtalerne. Husk, det er en proces og sjældent klaret med en enkelt samtale.
Book vores seminar: 'Var det over grænsen? Forebyg krænkende adfærd'
Vil du have redskaber til at forebygge og håndtere krænkelser, tackle de følelsesmæssige reaktioner og skabe en sund og tryg organisationskultur. Så kan du booke et seminar for jeres ledere, HR eller medarbejdere. Se indhold og priser her
