VIA University College tester 4-dages arbejdsuge

En af landets største uddannelsesinstitutioner slutter sig til den voksende række af virksomheder, der eksperimenterer med en mere fleksibel arbejdstid. I en forsøgsperiode kan medarbejdere i dele af VIA vælge en arbejdsuge på fire dage i stedet for de normale fem.  

Det startede tilbage i 2017, da en fremsynet direktør i it-virksomheden IIH Nordic besluttede at give sine medarbejdere fri hver fredag.  

Virksomheden havde succes med ændringen. De fik masser af opmærksomhed, flere private virksomheder fulgte trop, og i kølvandet på Corona har en række offentlige organisationer også meldt sig på banen.  

Nu vil en af landets største uddannelsesinstitutioner teste, hvad en mere fleksibel tilrettelæggelse af arbejdslivet kan gøre for at tiltrække den arbejdskraft, de mangler – og ikke mindst passe på og fastholde den, de har.  

For hvem har egentlig bestemt, at vi skal arbejde fra 8-16 mandag til fredag?

Mere balance i livet

- Coronakrisen har givet os en masse erfaringer og vist, at vi sagtens kan tilrettelægge arbejdslivet på nye måder, og det har helt klart inspireret os til at tænke i nye baner, fortæller Kirsten Bundgaard, der er professionshøjskoledirektør i VIA University College og fortsætter:

- Da vores seneste APV-måling viste, at 25 procent af medarbejderne oplever symptomer på stress, var det et ekstra incitament til at afprøve, om en mere fleksibel arbejdsmodel kan bidrage til en større trivsel.

Fire afdelinger deltager i pilotprojektet, der giver medarbejderne mulighed for at holde udvalgte dage fri mod til gengæld at arbejde længere på andre dage. Stadig med afsæt i en 37 timers arbejdsuge.  

- Som offentlig arbejdsplads kan vi ikke tilbyde at gå ned i tid til samme løn, men derfor kan vi godt afprøve, om en øget fleksibilitet kan gøre en positiv forskel for medarbejderes trivsel og skabe større balance i livet, udtaler hun.   

Coronakrisen har givet os en masse erfaringer og vist, at vi sagtens kan tilrettelægge arbejdslivet på nye måder, og det har helt klart inspireret os til at tænke i nye baner.

Projektet løber frem til efteråret 2023, hvorefter ledelsen vil beslutte, om modellen skal gøres permanent og rulles ud til resten af organisationen. 

Autonomi giver større arbejdsglæde

Emil Carlsson på 30 år arbejder i VIA’s kommunikationsafdeling og er én af de 337 medarbejdere, der deltager i pilotprojektet. For ham er der ingen tvivl om, at trivsel og fleksibilitet hænger tæt sammen:

- Autonomi betyder alt for mig, og min arbejdsglæde er tæt forbundet med friheden til selv at kunne strukturere min arbejdsuge.

Emil har valgt at lægge sine 37 timer fire dage om ugen. Den ene uge tirsdag til fredag og ugen efter mandag til torsdag, så han hver anden uge får en fire-dages weekend.  

Flere sammenhængende fridage gør, at han nemmere mentalt kan slippe arbejdet og får restitueret bedre.  

- For mig handler trivsel og stressbekæmpelse i høj grad om at kunne koble fra. Nogle gange er en aften og en nat ikke nok til, at man slipper arbejdet mentalt. Der hjælper en længere weekend mig med at få det mere på afstand, så jeg bedre kan koble helt af.

Han oplever ikke, at det giver udfordringer for hverken sammenholdet eller samarbejdet i afdelingen, at kollegerne tilrettelægger deres arbejdstid forskelligt. Tværtimod.  

-  Jeg oplever, at det giver god energi og større overskud til hinanden i hverdagen, når en kollega kommer glad og velrestitueret tilbage fra en lang weekend. Selv er jeg også blevet mere motiveret for at deltage i arrangementer om aftenen, fordi jeg ved, at fleksibiliteten går begge veje. 

Autonomi betyder alt for mig, og min arbejdsglæde er tæt forbundet med friheden til selv at kunne strukturere min arbejdsuge

Jeg er blevet mere effektiv

Det er ikke kun større arbejdsglæde, Emil har vundet ved at omlægge sin arbejdstid. Han oplever også, at det har en positiv indvirkning på hans effektivitet, når han er på arbejde tidligere om morgenen og senere på eftermiddagen.  

Her han nemlig arbejde mere fokuseret uden så mange afbrydelser eller distraktioner.

- Det har bekræftet mig i, at sammenhængende arbejdstid øger min effektivitet. Jeg kommer nemmere i flow og kan løse mine opgaver hurtigere, fordi jeg ikke skal lægge dem fra mig og samle dem op igen så mange gange, siger han og uddyber:

- Der er ikke så mange kæppe, jeg kan få smidt i hjulet. Selvom der kan opstå møder eller transporttid, så er der stadig timer at gøre godt med, hvor jeg kan arbejde fokuseret. Det gør, at der på min opgavemæssige motorvej altid er perioder, hvor jeg kan komme fremad og ikke skal holde i kø.

De lange arbejdsdage betyder, at Emil har taget nye metoder i brug for at holde energiniveauet oppe. Han sørger fx for at få pulsen op ved at løbe på trapper om eftermiddagen og har altid lidt snacks med i arbejdstasken til sidst på dagen.  

Jeg kommer nemmere i flow og kan løse mine opgaver hurtigere, fordi jeg ikke skal lægge dem fra mig og samle dem op igen så mange gange.

- Jeg er også ret bevidst om, hvilke opgaver jeg laver midt på dagen, og hvilke jeg placerer på tidspunkter, hvor der er mindre risiko for forstyrrelser. På den måde er jeg nok også blevet mere disciplineret.    

Vores behov er forskellige

Nøgleord om VIA’s ordning er, at den er frivillig, og at der ikke er tale om én fast model. Den er heller ikke hverken topstyret eller bundet op på et fast regelsæt, men derimod på en overbevisning om, at de enkelte afdelinger, ledere og medarbejdere i fællesskab er dem, der kan finde de bedste løsninger.  

- Ledelsesmæssigt har vi kridtet banen op. Det er fx ikke muligt at spare op til en ekstra uges ferie, og der skal selvfølgelig være styr på bemanding og de udadvendte funktioner, men ellers har vi ladet det være op til de enkelte afdelinger, udtaler Kirsten Bundgaard.  

For selvom vi alle har brug for fleksibilitet, kan der være stor forskel på, hvordan den kommer til udtryk, og spørger man Kirsten, kan du ikke tænke dig til én model, der passer til alle. Faktisk er det en pointe, at vores behov er vidt forskellige.  

- Det afhænger både af, hvilket arbejde du udfører, men i høj grad også af, hvor du er i dit liv. Har du helt små børn, er det fx vigtigt at kunne hente og have eftermiddagen sammen. Har du ingen eller store børn, er behovet måske anderledes, pointerer hun.  

Det billede genkender Emil, når han kigger rundt i sit team:

- Jeg tror det handler meget om temperament og personlige præferencer. I og med jeg ikke har børn, er jeg fri til at møde tidligt og gå sent, mens flere af mine kolleger med mindre børn i stedet bider dagen over og tager et par timers arbejde om aftenen. På den måde sparer de måske op til en fridag hver eller hver anden uge.

Det er blevet mere legalt at tage en fridag

Fleksibilitet er ikke nyt i VIA, hvor medarbejderne i forvejen har flekstid og selv kan tilrettelægge, om de vil møde tidligt eller gå sent. Siden Corona har det også været muligt at arbejde hjemme én til to dage om ugen.

Så hvorfor overhovedet teste en model med yderligere fleksibilitet?

- Jeg oplever, at den nye ordning gør det mere legalt for den enkelte at tilrettelægge sin arbejdstid, så man får en hel fridag mere om ugen eller arbejde på skæve tidspunkter, fordi det er noget, vi som arbejdsplads er fælles om at eksperimentere med, siger Kirsten og fortsætter:

- Jeg tror, at mange af os ligger under for en arbejdskultur, der dikterer, at vi skal være til stede og tilgængelige mandag til fredag. Det er ikke så meget et pres fra andre om, at man ikke kan tage den frihed, man har brug for undervejs. Det er lige så meget ens egen følelse af tilstrækkelighed, der er på spil.

Emil bakker op og kalder pilotprojektet en game changer, fordi det meget eksplicit giver medarbejderne ret til at strukturere deres egen arbejdstid:

Du skal ikke spørge nogen om lov til at holde fri, fordi der er nikket til, at vi selv kan styre det og lave de nødvendige aftaler indbyrdes i teamet. Det giver mig en enorm stor arbejdsglæde. 

Han har da også svært ved at forestille sig at gå tilbage til en almindelig 8-16 arbejdsuge: 

- Jeg er kæmpe ambassadør for den fleksibilitet, vi har i VIA, og har svært ved at se mig selv arbejde et sted, hvor der ikke er den mulighed. Jeg er stolt af at være en del af en organisation, som tør at eksperimentere og udfordre status quo. Jeg tror det er et mindset, som også smitter af på vores opgaveløsning, slutter han