Gennem samtalen udvikler og styrker du relationen mellem dig og din medarbejder - og skaber fremdrift og forandring. Men hvad skaber en god samtale? Og hvad skal du være særligt opmærksom på i dialogen mellem leder og medarbejder? Det gør direktør og ledelsescoach Lisbeth Bygsø-Petersen dig klogere på her.
Samtalen er omdrejningspunktet for den gode relation mellem dig og dine medarbejdere.
Jo bedre du er til at facilitere ligeværdige, tillidsfulde og konstruktive dialoger, jo større motivation, engagement og følgeskab kan du skabe.
Som leder har du mange forskellige samtaler med dine medarbejdere. Strukturerede og improviserede. Tilfældige og tilbagevendende.
Blandt de mere strukturerede er fx udviklingssamtalen, forskellige former for korrigerende samtaler og fra tid til anden formentlig også opsigelsessamtaler.
Samtalerne stiller hver på deres måde store krav til dig som leder og til din evne til at facilitere en ligeværdig og tillidsfuld dialog, der skaber mening og værdi for både dig, din medarbejder og din organisation.
Her stiller jeg skarpt på seks ting, du skal være opmærksom på i 1-1 samtalerne med dine medarbejdere.
1. Relationen har betydning for dialogen
Du vil altid have rollen som leder – også i samtalen, og det er vigtigt, at du er bevidst og tydelig omkring det.
Det gør noget ved samtalen, når den ene er leder og den anden medarbejder. En dialog mellem en leder og en medarbejder foregår i en ’asymmetrisk relation’, hvor du som leder har ”rollerettigheder” i kraft af din lederrolle.
Så når du lytter til din medarbejders forståelse af de krav du stiller – eller når du lytter til, hvordan din medarbejder trives – skal du være opmærksom på, at jeres relation og det indbyrdes magtforhold spiller en rolle i forhold til, hvad, hvordan og hvor meget, der bliver sagt.
Relationen til din medarbejder afgør, hvad I kan tale om, og hvordan I gør det. Jo større tillid og psykologisk tryghed, jo bedre relation. Jo bedre relation, jo mere åben, effektiv og værdiskabende dialog kan I have.
Du kan styrke relationen, tilliden og den psykologiske tryghed ved blandt andet at lytte aktivt og vise interesse i din medarbejders perspektiv. Det hjælper mennesker til at føle sig accepterede og at vide, at de er på rette spor. Så hviler man mere i at åbne sig omkring sine fejl og udviklingspotentialer.
2. Der er altid mere end ét perspektiv
Samtale involverer mere end en person og derfor altid flere perspektiver.
Klar kommunikation og gensidig forståelse kræver, at du er i stand til at forlade din egen mentale position for en stund og sætte dig i din medarbejders sted. Lyt til, hvad din medarbejder har på hjerte i forhold til samtalens tema – og vær klar til at udvide dit eget perspektiv.
Jo mere nysgerrig og undersøgende du er på din medarbejders perspektiv, jo større er sandsynligheden for, at I også kan skabe et fælles perspektiv på emnet. Når timingen er rigtig, kan du invitere din medarbejder til at se sagen fra dit perspektiv også.
Din nysgerrighed gør desuden din medarbejder mere engageret i samtalen og mere modtagelig over for dine budskaber.
3. God dialog forudsætter ligeværdig kommunikation
Ligeværdighed i kommunikation kræver ikke ligeværdighed i roller. Det handler derimod om at respektere hinanden for dem, vi er og for det, vi står for.
Det betyder, at vi kommunikerer ordentligt, med blik for relationen og med en bevidsthed om, at ord kommer med en pris og ikke kan tages tilbage.
Når du kommunikerer ligeværdigt, står du ved egne meninger, holdninger og følelser i fuld respekt for din medarbejders, også selvom han eller hun er af en anden mening eller holdning.
Det handler ikke kun om kommunikation, men er udtryk for et menneskesyn og en måde at være i verden på. Ofte kan vores tendens til at vurdere, bedømme, fordømme og selvhævde komme til at stå i vejen for den ligeværdige kommunikation.
4. Dine samtalepositioner varierer
I forskellige typer af samtaler vil du opleve at skifte mellem forskellige positioner.
I nogle sammenhænge, vil der være brug for, at du sætter din autoritet som leder igennem og sætter rammen for samtalen. Her er det dig, der definerer temaet, bringer din viden i spil og træffer beslutningerne.
Andre gange er der brug for en mere faciliterende og coachende position, hvor du lader din medarbejders perspektiv spille hovedrollen og hjælper ham eller hende med selv at nå frem til konklusioner, løsninger og beslutninger. 
Karakteren af samtalen vil typisk afgøre din tilgang og position. I en opsigelsessamtale er der eksempelvis brug for, at du påtager dig den definerende og styrende position, hvorimod udviklingssamtalen kalder på en mere nysgerrig, åben og faciliterende tilgang.
I samtalen med en stressramt medarbejder, skal du balancere mellem at være henholdsvis faciliterende og definerende for at kunne hjælpe din medarbejder bedst muligt.
5. En samtale består af meget mere end ord
En samtale mellem to mennesker omfatter mange flere budskaber end dem, vi udtrykker gennem det verbale sprog.
Vi kommunikerer med både tale og fagter, ord og pause, ydre dialog og indre monolog. Og vi forholder os undervejs i samtalen til både indholdet og vores samtalepartner. Alt sammen bidrager det til den udveksling af budskaber og mening, som finder sted.
Kropssproget afslører ofte, når der er uoverensstemmelse mellem den sproglige og analoge kommunikation, for vi har svært ved at skjule vores egentlige tanker og følelser i kropssproget.
Observér fx, hvordan en samtale skifter dynamik, når du læner dig ind i samtalen, og når du læner/trækker dig tilbage.
Med dit kropssprog viser du din medarbejder, at du er opmærksom, interesseret og har forstået det intenderede budskab.
Det gør du blandt andet ved at sikre jævnlig øjenkontakt, nikke og have en åben kropsholdning - og ved at gentage nogle af de nøgleord eller sætninger, din medarbejder har brugt.
Giv kropssproget en stemme, når du taler med din medarbejder og spørg fx ind til, hvad din samtalepartner tænker - eller hvad de løftede øjenbryn mon betyder.
Der er meget information at hente her, og tit er vores forudindtagede antagelser ikke lige med sandheden.
6. Lyt for at forstå – ikke for at svare
De fleste af os har en tendens til at lytte for at svare frem for at lytte for at forstå. Det skyldes et almenmenneskeligt behov for at blive hørt, forstået og anerkendt. Konsekvensen er, at vi ofte kommer til at afbryde andre. Ikke af ond vilje, men som en automatreaktion og vane.
Som leder er det dog problematisk, hvis du lader automatreaktionen tage over i samtalen med din medarbejder. Der er nemlig en direkte forbindelse mellem din evne til at lytte og din medarbejderes engagement og motivation i og for samtalen.
Du skal give plads til din medarbejder, så du ikke påtager dig hele dialogens arbejde, men lader medarbejderen selv komme frem til løsningerne sammen med dig.
Når du lytter mere og taler mindre, vil din medarbejder i højere grad føle sig både set, hørt og forstået. Det motiverer til at tage øget ansvar og bidrage aktivt, både i samtalen og i hverdagen. Hvilket igen fører til større trivsel, en øget kreativitet og en bedre resultatskabelse.
Book vores seminar: 'Styrk samarbejdet og handlekraften i ledelsesteamet'
I det stærke lederteam skaber jeres forskelligheder synergier fremfor silotænkning. Book et seminar for jeres ledere eller HR, hvor vi hjælper jer med at optimere jeres samarbejde. Se indhold og priser her
