For langt de fleste ledere er en opsigelsessamtale forbundet med en del bekymringer. Hvordan leverer jeg budskabet, og hvordan skal samtalen forløbe? Hvad skal jeg gøre, hvis medarbejderen bliver vred? I dette indlæg får du 7 gode råd til, hvordan du kan håndtere opsigelsessamtalen.
En opsigelsessamtale er sjældent en opgave, du som leder ser frem til. Meget sjældent. Tværtimod er de fleste ledere usikre på, hvordan de bedst håndterer samtalen - og derfor betragter de den som en af de allersværeste ledelsesopgaver.
Det gælder især de ledere, som kun har lidt eller slet ingen erfaring med denne svære samtale.
I tiden op til selve samtalen, opstår der ofte spørgsmål som:
- Hvordan fortæller jeg min medarbejder, at det er en opsigelsessamtale?
- Hvornår skal jeg sige det?
- Hvordan skal jeg forholde mig til opsigelsen, hvis jeg faktisk ikke er enig i den øverste ledelses beslutning?
- Hvad skal jeg sige og gøre, hvis medarbejderen bliver ked af det?
Hvis du netop nu står foran at skulle opsige en eller flere medarbejdere, og hvis du selv oplever tvivl i forhold til et eller flere af spørgsmålene, så skal du læse dette indlæg.
Her får du nemlig disse 7 råd til at håndtere en opsigelsessamtale:
- Vær klar og præcis
- Planlæg opsigelsessamtalens forløb
- Giv plads til reaktionen
- Hold dig til hovedbudskabet
- Hold opsigelsessamtalen professionel
- Afslut ordentligt
- Følg op
1. Vær klar og præcis
Det er vigtigt, at du som leder meddeler budskabet om opsigelsen klart og tydeligt for medarbejderen. Der må ikke kunne opstå nogen form for tvivl.
Samtidig skal beskeden komme tidligt i samtalen – den opsagte skal inden for de første få minutter introduceres for hovedbudskabet; en opsigelse.
Det kan være en udfordring at indlede samtalen. En mulighed kan være at fortælle medarbejderen, at 'I skal have en alvorlig samtale', hvilket kan være med til at forberede medarbejderen på, hvad der venter.
2. Planlæg opsigelsessamtalens forløb
Inden opsigelsessamtalen afholdes, bør du som leder overveje samtalens forløb. Mange finder det eksempelvis gavnligt at skrive indledningen ned, så samtalen kommer godt fra start.
Forløbet kan med fordel opbygges sådan:
- Indledning
- Baggrund for opsigelsen
- Budskabet
- Den skriftlige opsigelse
- Begrundelse
- Vilkår
- Evt. tilbud om jobrådgivning eller outplacement-forløb
- Praktiske oplysninger
- Næste skridt
3. Giv plads til reaktioner
En opsigelse er i sagens natur en svær forandring for de fleste medarbejdere. Nogle vil opleve deres verden styrte sammen i løbet af et splitsekund. Derfor må du som leder også forvente, at der kommer en reaktion på budskabet.
Gråd, vrede, indadvendthed og chok er blot nogle af de reaktioner, du kan komme til at opleve.
Og det er oftest svært at forberede sig på en specifik reaktion, da mennesker reagerer forskelligt i en opsigelsessituation.
Det, du som leder dog kan forberede dig på, er at huske – og turde – at give plads til reaktionen. Hav det godt med pausen og undgå at tale hurtigt henover tavsheden. Giv i stedet den opsagte medarbejder tid til at reagere.
Selv om det kan være svært, er det vigtigt at forsøge at holde fast i det professionelle forhold – lyt til reaktionen, men træk dig lidt tilbage og lad medarbejderen håndtere det selv.
Hvis den opsagte reagerer med vrede, er det især vigtigt at undgå at kommentere på reaktionen, men blot lytte – ellers risikerer du, at det ender i en diskussion.
4. Hold dig til hovedbudskabet
Når der er tale om opsigelser, som er begrundet i virksomhedens forhold – for eksempel ved opsigelsesrunder – er et godt råd, at man skal holde sig til det planlagte.
Hvis du på forhånd har planlagt kun at levere budskabet om opsigelsen og begrundelsen, så er det vigtigt, at du ikke til selve samtalen begynder at uddybe, hvorfor medarbejderen er blevet opsagt – hold dig til det forberedte.
Den opsagte medarbejder kan selvfølgelig være ihærdig efter at få mere viden om, hvorfor det netop er ham eller hende, som skal opsiges.
Men ved at uddybe begrundelsen uden at have planlagt det på forhånd, kan du let komme til at sige noget, som ikke er hensigtsmæssigt og dermed sende forkerte signaler. Det kan gøre den vanskelige samtale endnu mere vanskelig, for både dig som leder og for den opsagte medarbejder.
I stedet er det vigtigt at stå fast på budskabet – gentag det, hvis den opsagte medarbejder spørger ind til en uddybende forklaring. Det viser samtidig den opsagte, at beslutningen ikke står til at ændre.
5. Hold opsigelsessamtalen professionel
Hvordan skal jeg levere budskabet? Hvor professionel eller privat skal jeg være? Det er spørgsmål, som mange ledere stiller sig selv op til en opsigelsessamtale.
Vi har 3 forskellige niveauer at kommunikere med hinanden på:
- Professionelt
- Personligt
- Privat
Selv om der på de fleste arbejdspladser er plads til både personlige og private samtaler kollegaer imellem, så skal de to niveauer holdes adskilt, når det gælder opsigelsessamtalen.
Den svære samtale bliver mest værdig, når den holdes på et professionelt plan. Derfor bør du undgå vendinger som:
- 'Det er også svært for mig at sidde her'
- 'Jeg har ikke sovet godt i de sidste to uger.'
Disse vendinger trækker samtalen fra det professionelle plan mod det personlige eller endda private.
Dermed bliver det din opgave at finde en balance mellem at være professionel og udvise empati for medarbejderen og vedkommendes situation. Ellers kan det nemt blive for mekanisk.
Derudover skal du være dig selv og være autentisk, så medarbejderen ikke oplever en stor forskel i din personlighed sammenlignet med hverdagen.
6. Afslut opsigelsessamtalen ordentligt
Det er vigtigt, at du tager styringen, når samtalen skal afsluttes. Vær tydelig i markeringen af, at nu er samtalen slut, så medarbejderen ikke er i tvivl.
Opsagte medarbejdere reagerer som sagt meget forskelligt på nyheden, og derfor er det en god idé, at du spørger medarbejderen, hvad han eller hun ønsker efter den afsluttede samtale. Vil man helst direkte hjem eller ud og tale med kollegaerne?
Måske har medarbejderen brug for at sidde nogle minutter for sig selv. Det kan også være en god idé at spørge ind til, hvordan medarbejderen kommer hjem, og om der er nogle på adressen, når han eller hun ankommer.
Det er også i slutningen af samtalen, at du skal aftale en eventuelt opfølgende snak, eksempelvis i forbindelse med overdragelse af opgaver.
7. Følg op på opsigelsen
Hvis medarbejderen bliver fritstillet, kan det være en god idé at følge op på samtalen et par dage efter. Det kan være rart for lederen at vide, hvordan den opsagte medarbejder har det efter opsigelsessamtalen.
Opfølgningen kan godt ske over telefon, men det kan også være, at det er mest hensigtsmæssigt at mødes.
Den opsagte har på dette tidspunkt fået tid til at reagere på og gennemtænke opsigelsen og kan derfor bedre aftale, hvordan ansættelsen helt praktisk skal afvikles.
Læs også mere om outplacement for ledere og executives
Book vores seminar: 'En værdig opsigelse - før, under og efter'
Opsigelsessamtalen er en særdeles udfordrende ledelsesdisciplin. Book et seminar for jeres ledere eller HR, hvor vi gør jer helt klar til i forhold til samtalen, praktik, jura, kommunikation m.m. Se indhold og priser her
Se her hvordan vi støtter HR i hele opsigelsesforløbet
