Sådan håndterer du en lav score på ledelse

Som leder har du måske prøvet at modtage en lav score på din ledelse i klima- trivsels- eller ledermålingen. Her får du erhvervspsykologens gode råd til at tackle en opfølgning, som kan være svær og sårbar for både dig og dine medarbejdere. 

De fleste ledere er spændte på at modtage resultatet af en leder- eller trivselsmåling, og mange opfatter resultatet som et pejlemærke for, hvor godt de gør det som ledere.  

Derfor kan det være rigtig hårdt - og måske endda opleves uretfærdigt - at blive konfronteret med en rød score og kritiske tilbagemeldinger på ledelsen eller samarbejdet i afdelingen.

Det er dog vigtigt at være bevidst om, at målingen ikke er hverken en objektiv sandhed eller en kritik af dig som person. Der er derimod tale om dine medarbejderes oplevelse af din ledelse i en given periode.  

Du har måske i denne periode skulle foretage vanskelige prioriteringer, træffe upopulære beslutninger eller haft svære vilkår at lede under. Det er alt sammen omstændigheder, som vil påvirke en måling.

Jeg vil i det følgende give dig en række forslag til, hvordan du kommer godt videre i denne situation – og ikke mindst tackler opfølgningen og dialogen med dine medarbejdere.  

Du får hjælp til at:

• forberede dig til dialogen med dine medarbejdere.
• gennemgå trivselsmålingens resultater.
• involvere dine medarbejdere i analysen af resultaterne.
• afklare og aftale konkrete initiativer, som får jer godt videre.

Forberedelse inden dialogmødet  

En dårlig evaluering kan være svær at komme videre fra. Ikke desto mindre er det afgørende, at du tager målingen seriøst og går aktivt ind i fortolkningen og dialogen med dine medarbejdere.  

Tag dig tid til at fordøje resultaterne af målingen og en score, der måske er lavere, end du har forventet. Det værste, du kan gøre i denne situation, er at kaste dig forhastet ind i en dialog med dine medarbejdere. Særligt, hvis du føler dig ramt at resultaterne.  

Gennemgå spørgsmålene som knytter sig til vurderingen af dig som leder og overvej, hvor du ser behov for at udvikle din egen ledelsesadfærd og samarbejdet med medarbejderne.

Det kan også være værdifuldt at sparre om resultaterne med din chef, en HR-konsulent eller en god lederkollega.  

I nogle situationer kan feedback fra en ledermåling være svær at acceptere, og her kan det være værdifuldt at have en erfaren coach til at hjælpe dig med fortolkningen.

Spørgsmål, du kan stille dig selv: 

• Hvad er dit hovedindtryk af de samlede besvarelser?
• På hvilke punkter bliver din indsats som leder påskønnet?
• På hvilke punkter er der mulighed for forbedringer?
• Er der forskelle mellem deltagernes besvarelser? (jf. svarfordelingen)
• Er der noget i resultaterne, som du ikke umiddelbart forstår?
• Hvilke dele af resultaterne har du især brug for at høre andres fortolkninger og uddybninger af?
• Er der noget i resultaterne, hvor du har særlig brug for at give dit eget bud på en fortolkning overfor dine medarbejdere?

Hverken spørgsmål eller svar i en leder- engagements- eller trivselsmåling er entydige, og du må som leder respektere, at medarbejderne kan have vurderinger af din ledelsesadfærd, som du ikke umiddelbart genkender eller forstår.  

Det betyder, at du skal bestræbe dig på at indtage en nysgerrig og åben indstilling - både til resultaterne og dialogen med dine medarbejdere.

Sæt rammerne og tydeliggør spilleregler

På dialogmødet er det vigtigt, at du får sat rammen for en god proces. En lav score kan skabe utryghed – både hos dig og dine medarbejdere, som måske er usikre på, om/hvordan de skal italesætte deres kritik, feedback og ønsker til dig som leder.  

Brug denne model som pejlemærke for, hvad I skal omåkring på mødet:

Du kan overveje, om en HR-konsulent eller lederkollega kan fungere som mødeleder og/eller referent. Det kan nemlig være en stor mundfuld både at modtage feedback og styre mødet.  

Det giver dig samtidig den fordel, at en anden udover dig hører, hvad der bliver sagt og kan sparre med dig efter mødet.

Dine medarbejdere vil højst sandsynligt være meget opmærksomme på, hvordan du håndterer mødet. Det er derfor afgørende, at du sender et klart signal om, at du tager målingen alvorligt og gerne vil i dialog om, hvad du kan gøre anderledes i din ledelsesadfærd i det daglige.  

Spilleregler for dig som leder:

• Spørg aldrig den enkelte om, hvordan hun/han har vurderet dig
• Lyt til, hvad dine medarbejdere siger – uden at afbryde
• Stil spørgsmål til medarbejdergruppen som helhed og ikke til den enkelte medarbejder.
• Husk, det er frivilligt, om den enkelte ønsker at bidrage til dialogen.
• Gå ikke i rette med medarbejderne, selvom du oplever dig misforstået eller mistolket.
• Gå ikke i forsvarsposition, men tag imod de forskellige udsagn som en ærlig og konstruktivt ment feedback.

Det er ikke kun dig som leder, der har ansvar for, at dialogen bliver konstruktiv. Derfor skal du gøre det klart, at dialogen er underlagt en række spilleregler, som alle skal følge.  

Spilleregler for medarbejderne:

• Vær ærlig og konstruktiv
• Tal/spørg ikke om, hvem har svaret hvad  
• Vis respekt for, at vi kan opleve virkeligheden forskelligt  
• Kom gerne med konkrete forslag til ændringer
• Undgå bagudrettede anklager – formulér i stedet dine fremadrettede ønsker
• Hold dig til din egen mening og undlad at gisne om, hvad andre mener
• Kom også ind på, hvad I som medarbejdere kan gøre for at skabe bedre vilkår for ledelse

Hæng gerne spillereglerne op i rummet, hvor dialogen skal foregå og gennemgå dem som del af introduktionen.

Præsentation af resultaterne

Når du skal præsentere resultaterne fra trivselsmålingen, så husk, at det positive også er vigtigt at have med, selvom du måske lige nu er mest optaget af det, som scorer lavt.  

Hvis du oplever, at det er svært selv at fremlægge resultaterne, kan du bede en HR-konsulent om at gøre dette. 

Du må gerne signalere, at du:

• kunne have ønsket dig, at målingen så anderledes ud.
• havde en forventning om, at det ville ligge lavt.
• gerne vil lytte til dine medarbejderes forslag til, hvad der skal til for at gøre samarbejdet bedre i det daglige. 

Involvering af medarbejderne

Giv mulighed for, at medarbejderne kan stille spørgsmål til resultaterne, mens du gennemgår dem. Vær opmærksom på, at nogle måske får lyst til at sige, hvad de har svaret – især hvis de ligger anderledes end flertallet. Dette er dog ikke meningen med mødet.  

Det er afgørende, at du involverer medarbejderne i at analysere resultaterne og prioriterer, at I sammen dykker ned i den lave score på ledelse og samarbejde. Her har du muligheden for at få input til, hvad du kan gøre for at forbedre samarbejdet.

Overvej nøje, hvordan du faciliterer dialogen og får sat medarbejdernes feedback og forslag i spil. Det er nok de færreste, som tør give deres leder en direkte kritik i et åbent forum – for hvad kan konsekvensen være?  

For at undgå, at magtforholdet mellem leder og medarbejder står i vejen for en åben og ærlig dialog, kan du opdele deltagerne i grupper som sammen deler deres ideer og forslag på post-it's. Derved undgår du, at enkeltpersoner føler sig udsatte. 

Du kan også med fordel give dialogen et mere positivt tvist ved at bede dem komme med forslag til, hvad de gerne vil se dig:

• gøre mere af (grønne post-it)
• gøre mindre af (blå post-it)
• begynde at gøre (pink post-it)
• og hvad, du skal fastholde (orange)

Spørg også ind til, hvad de selv kan gøre for, at dette lykkedes.  

Kun ét forslag pr. post-it – og læg vægt på, at forslaget skal være så konkret som muligt.  

Et eksempel kan være, at du skal være mere synlig:

• Hvad vil det sige i det daglige?  
• Hvor og hvornår vil de gerne se dig mere?  
• Kan de give et eksempel på, hvordan det vil se ud i dagligdagen, når du er mere synlig?  

Aftal konkrete initiativer 

Når medarbejderne fremlægger deres forslag, skal du virkelig spidse øre og lytte. Hav følgende in mente: 

• Hvad du er glad for at høre?  
• Hvad overrasker dig?  
• Hvad kan du ændre/sætte i gang med det samme – og hvad vil du forpligte dig på?  
• Hvad kræver, at du lige tænker dig om og evt. tager andre med på råd? 
• Er der vilkår og rammer, som du ikke kan/vil ændre ved? Og hvordan vil du begrunde det?  
• Hvad har du brug for fra dine medarbejdere for at lykkedes i samarbejdet?    
• Husk at takke for deres bidrag og åbenhed. 

Hvis der er mange forslag, kan det være en ide at bede medarbejderne om at prioritere, hvad der vil gøre den største forskel. Det er bedre med færre men vigtige fokuspunkter end alt for mange, som du ikke får fulgt op på.

Gør klart, hvad du forpligter dig på at gøre/ændre nu og her – og hvad du evt. vender tilbage på. Fortæl også, hvordan du vil følge op og sikre, at tiltagene har den ønskede effekt.  

Du kan med fordel samle initiativerne i en skriftlig handlingsplan, som du eftersender til medarbejderne.

Rigtig god vind i det videre arbejde med opfølgning på trivselsmålingen.