For at sikre et værdigt opsigelsesforløb for alle involverede, er det vigtigt, at den opsagte medarbejder får så meget information som muligt - set ud fra både personlige og juridiske betragtninger. Derfor bør medarbejderen, der skal opsiges, altid modtage en skriftlig opsigelse.
Når virksomheden skal udarbejde et skriftligt opsigelsesbrev, er det først og fremmest værd at være opmærksom på, at:
- Opsigelsesbrevet supplerer den mundtlige opsigelsessamtale og hjælper medarbejderen til at huske, hvilke vilkår der gælder for opsigelsen.
- Skriftlighed ikke er et krav for, at opsigelsen er gyldig, men virksomheden skal kunne bevise, at opsigelsen er afgivet, og derfor anbefales det altid at afgive en skriftlig opsigelse.
Lederen giver typisk opsigelsesbrevet til medarbejderen under en mundtlig opsigelsessamtale og får medarbejderen til at kvittere for brevet.
Medarbejderens kvittering er ikke en gyldighedsbetingelse, men tjener som bevis for, at opsigelsen er udleveret til medarbejderen.
Hvis opsigelsesskrivelsen i stedet sendes til medarbejderen, skal opsigelsen være kommet frem til medarbejderen inden udløbet af dagen, opsigelsen skal have virkning fra.
Det er virksomheden, der bærer risikoen for, om opsigelsen kommer frem. Hvis der opstår uenighed om dette forhold med medarbejderen, har virksomheden bevisbyrden for, at opsigelsen er kommet frem på den dato, virksomheden hævder. Derfor anbefales det, at brevet altid sendes med afleveringsattest.
Hvad skal der stå i en skriftlig opsigelse?
Opsigelsesbrevet skal som minimum indeholde meddelelsen om selve opsigelsen samt opsigelsesvarslet og dets udløb.
Ellers eksisterer der ingen formelle eller juridiske krav til indholdet, og derfor har virksomheden ret frie hænder til at bestemme og formulere brevets indhold, men det kan være en god ide at opsøge juridisk bistand for at undgå tvister.
Opsigelsesbrevet kan derudover indeholde:
- En kort begrundelse for virksomhedens beslutning om at opsige medarbejderen
- En beskrivelse af medarbejderens rettigheder og pligter i opsigelsesperioden, inklusive oplysninger om, hvorvidt medarbejderen er fritstillet eller suspenderet - eller skal arbejde i opsigelsesperioden?
- Om og i givet fald hvornår medarbejderen skal afvikle resterende ferie- og feriefridage samt afspadseringstimer? (tidspunktet for afviklingen behøver dog ikke angives, hvis medarbejderen er fritstillet)
- Hvilke arbejdsredskaber som telefon, computer eller bil, medarbejderen skal aflevere tilbage til virksomheden samt en angivelse af, hvornår de skal tilbageleveres og til hvem?
- Hvilke personlige medarbejdergoder – avis, internetabonnement, der ophører – og hvornår?
- Hvordan håndteres pension, bonus, aktieoptioner og eventuelle andre medarbejderprogrammer i forbindelse med fratrædelsen?
- Er medarbejderen berettiget til en fratrædelsesgodtgørelse i henhold til funktionærloven, kollektiv overenskomst eller andre aftaler?
- Indskærpelse af loyalitetspligt i opsigelsesperioden, tavshedspligt før og efter fratræden, samt markedsføringslovens regler om erhvervshemmeligheder
- Er medarbejderen omfattet af en konkurrence- eller kundeklausul, og bortfalder eller opsiges klausulen?
- Praktiske oplysninger, eksempelvis aflevering af nøgler og andre effekter og dokumenter
- En tak for samarbejdet eller lignende vil desuden være en fin afrunding.
Vidste du, at 8% af de danskere, der er blevet opsagt, svarer, at de i mindre grad eller slet ikke følte, de fik en respektfuld og ordentlig opsigelse. Klik herunder og se den samlede undersøgelse.
Opsigelsesbrevet er til for begge parter
I en opsigelsesproces er der meget information at huske på for både lederen og den opsagte medarbejder. Opsigelsesbrevet er derfor en hjælp for alle involverede.
Lederen får mulighed for at sikre sig, at alle de nødvendige informationer er blevet videregivet. Derudover er opsigelsesbrevet en hjælp for den opsagte medarbejder, som får bedre mulighed for at huske vilkårene for opsigelsen.
Et opsigelsesbrev skal altid tilpasses den enkelte virksomhed, men lederen, der skal udforme en skriftelig opsigelse, kan med fordel anvende punkterne som anført oven for som inspiration.
Book vores seminar: 'En værdig opsigelse - før, under og efter'
Opsigelsessamtalen er en særdeles udfordrende ledelsesdisciplin. Book et seminar for jeres ledere eller HR, hvor vi gør jer helt klar til i forhold til samtalen, praktik, jura, kommunikation m.m. Se indhold og priser her
