Hjemmearbejde giver stor frihed for den enkelte, men rummer også en række udfordringer for fællesskabet, vidensdelingen og medarbejderfastholdelsen på arbejdspladsen. Sparekassen Kronjylland har fundet en god balance ved hjælp af klar kommunikation, tydelig ledelse og inddragelse af deres mere end 700 medarbejdere.
Rammerne for hjemmearbejde er blevet mere fleksible i Sparekassen Kronjylland de seneste to år. Men som udgangspunkt er den fysiske arbejdsplads i sparekassen stadig den primære ifølge ledelsens udmeldinger.
Men hvordan går man som organisation i dialog om forventninger til fysisk fremmøde i en tid, hvor det hybride arbejdsliv er på alles læber, og der tilmed er ild i jobmarkedet? For jo større fleksibilitet en virksomhed tilbyder sine medarbejdere, jo mere attraktiv er den jo – eller hvad?
Sparekassen Kronjylland, som for tredje år i træk er kåret som Danmarks bedste arbejdsplads, har ikke oplevet dilemmaet. De har kørt en intern proces, som tydeligt viser, at det ikke kun er vigtigt for forretningen, men også for langt de fleste medarbejdere, at de møder ind og opretholder relationen til deres kollegaer.
Inputs fra medarbejderne sikrer fælles ramme
Sparekassens HR afdeling har siden 2021 indsamlet feedback fra organisationen om, hvordan ’fremtidens arbejdsplads’ efter corona skulle se ud. Medarbejder-surveys, tilfredshedsmålinger og kvalitative interviews med lederne er faldet anderledes ud end forventet.
- Vi blev overraskede. Vi troede, at corona-nedlukningen ville vække et meget større behov for en helt ny måde at strukturere vores arbejdsliv på. Men tværtimod ønskede overraskende mange medarbejdere at komme tilbage til en hverdag med kunder og nære kolleger omkring sig, fortæller HR-afdelingsdirektør i Sparekassen Kronjylland, Lotte Østergaard Hougaard.
Ifølge Anders Juel, der er afdelingsleder i Hadsten, var det værdifuldt at få startet dialogen op:
- Alene det, at det er en proces, gør, at medarbejderne begynder at reflektere. Hvad har fungeret for mig? Hvad er mit behov for at arbejde hjemme og for at møde ind? Og hvad forventer jeg egentlig af andre? Her blev det tydeligere end nogensinde, at medarbejderne vægter det faglige og sociale fællesskab højt.
Med udgangspunkt i inputs fra medarbejdere og ledere udarbejdede HR sammen med tillidsrepræsentanterne en overordnet ramme. Rammen blev ledernes afsæt for at få egne, lokale aftaler på plads.
Overordnet ramme (udvalgte punkter)
- Den fysiske arbejdsplads i Sparekassen er den foretrukne arbejdsplads.
- Medarbejderen kan ikke gøre hævd på hjemmearbejde, men kan tage initiativ til en individuel aftale. Hjemmearbejde pålægges ikke af Sparekassen.
- Vi ønsker at imødekomme ønsker om fleksibilitet i det omfang, det kan honorere tilstrækkelig opgaveløsning, samarbejde og tilgængelighed.
- Nogle jobfunktioner kan have større fordel af hjemmearbejde end andre – nogle medarbejdere har mulighed for at gøre mere brug af det end andre.
- Hvis du arbejder hjemme, skal du selv bekoste indretning af din arbejdsplads (du kan købe møbler og udstyr via bruttolønsordning).
Ifølge rammen ligger beslutningen om individuelle aftaler for hjemmearbejde hos nærmeste leder. Det er dermed lederens opgave at imødekomme medarbejderens ønsker til fleksibilitet - og samtidig sikre, at han/hun er tilstrækkelig tilgængelig for både kunder og kollegaer.
Næste step i processen var derfor dialogmøder i alle afdelingsteams for at forventningsafstemme og få fælles ’spilleregler’ på plads.
Dilemmaer på bordet i de lokale afdelinger
Som forberedelse til møderne, havde HR klædt lederne på med forskelligt materiale.
- Det var vigtigt at få en god dialog i gang i de lokale afdelinger. Så vi forsynede lederne med fiktive ’dilemmaer’, som vi bad dem drøfte i deres teams. På den måde arbejdede de sig i retning af en fælles forventningsafstemning af rammen, fortæller Lotte Østergaard Hougaard.
Metoden var nyttig i forhold til at nuancere debatten, mener Troels Aabo, der er afdelingsleder på Frederiksberg:
- De forskellige tilgange var med til at berige snakken på vores møde. Ingen følte sig alene med sine synspunkter, fordi holdninger på begge sider blev legitimeret. På den måde var der ikke nogen rigtige eller forkerte tilgange, og alle blev hørt.
Anders Juel vurderer også, at hans team var mere involveret end ellers:
- Ved at sætte dilemmaerne i spil, undgik vi, at nogle enkelte ville markere sig meget – og andre slet ikke. Alle deltog aktivt på mødet, og vi arbejdede os frem til en løsning i fællesskab.
Er du syg i dag - sådan rigtigt?
Sygdom var et af de vigtige emner rundt omkring på afdelingsmøderne – og ét, der delte vandene i både Hadsten og på Frederiksberg. For kan man være ’småsyg’ og alligevel løse opgaver hjemmefra, mens man holder sig væk fra kontoret for ikke at smitte? Eller er man syg, når man er syg, for at undgå forvirring hos kunder og kollegaer?
Efter mødet i Hadsten er der ifølge Anders Juel ikke tvivl om, hvem der træffer beslutningen:
- Det er kun én selv, der kan vurdere, hvor syg man er, og om man kan arbejde. Det er der ikke andre, der skal afgøre, blev vi enige om - hverken leder eller kollegaer. Hvis man har symptomer på sygdom, bliver man hjemme og arbejder eventuelt hjemmefra. Men hvis man kun er ’småsyg’ og gerne vil arbejde ind imellem, er det vigtigt, at man kommunikerer til teamet, hvornår og hvordan man arbejder.
Faste aftaler i en travl hverdag
Efter møderne har alle afdelinger haft mulighed for at lave deres egen lokale version af Sparekassens overordnede ramme, og der er forventningsafstemt med - og blandt - medarbejderne.
- Vi oplever, at vi har fundet en fin balance, og at der også er plads til individuelle hensyn. Fx kan der være stor forskel på, hvordan rammen er blevet i administrative afdelinger og i kundevendte afdelinger, fortæller Lotte Østergaard Hougaard.
I netop de kundevendte afdelinger kræver driften og åbningstiderne, at hjemmearbejde må planlægges nøje og kommunikeres tydeligt.
- Af hensyn til både forretningen og kulturen kan vi ikke have faste hjemmearbejdsdage hos os. Og omfanget er max 1-2 dage om ugen. Sådan har vi valgt det i vores afdeling, fortæller Anders Juel.
Han peger dog samtidig på, at koordineringen ikke alene et ledelsesansvar, men et fælles ansvar i afdelingen:
- Driften kræver, at vi holder hinanden opdateret. Så vi holder et kort tavlemøde hver morgen, så ingen er i tvivl om, hvem der arbejder hjemme, og hvem der evt. er syge. Vi har også en ’tvillingordning’, hvor medarbejderne to og to kan dække ind for hinanden.
I afdelingen på Frederiksberg er de fælles linjer om hjemmearbejde også på plads for nu ifølge Troels Aabo:
- Rent praktisk skal vi altid være minimum 4 på arbejde. Og alle møder ind om torsdagen, hvor vi har længe åbent og også har samlet vores interne møder. Men de medarbejdere, der arbejder hjemmefra i øjeblikket, gør det kun 2-3 gange om måneden, større er behovet faktisk ikke. Folk vil hellere møde ind.
Det stærke fællesskab kræver fysisk nærvær – nu og i fremtiden
Processen har sikret en praktisk forventningsafstemning og bekræfter samtidig en vigtig del af virksomhedskulturen.
- Forløbet viser tydeligt, at det ikke kun er forretningen, men også vores medarbejdere, der har behov for fremmøde. Det er helt afgørende, at de kan bevare eller opbygge de indbyrdes relationer – både nu og fremover. Det er hele vores DNA. Hos os skal du kunne regne med, at du er en del af et team - det lover vi faktisk. Så det er en del af den fremtidige opgave at sikre et ordentligt arbejdsmiljø, så det fortsat er attraktivt at mødes ansigt-til-ansigt, fortæller Lotte Østergaard Hougaard.
- Her handler det også om, at fremmøde ofte giver en anden form for fleksibilitet, nemlig i forhold til opgaveløsningen, hvor vi bedre kan hjælpe hinanden i hverdagen, når vi er på samme lokation. Mange fremhæver også den effektivitet og den energi, der ligger i, at vi fx mødes om udviklingsopgaver i Sparekassen, contra hvis samarbejdet foregår virtuelt.
Anders Juel ønsker netop at fastholde det attraktive arbejdsfællesskab gennem fremmøde:
- Relationen er så vigtig i vores organisation. Og det kræver fysisk nærvær. Vi er mennesker, som gerne vil fællesskabet, og som ønsker et socialt tilhørsforhold. Jeg tror ikke, det ser anderledes ud om 10 år. Ved nye ansættelser vælger jeg også medarbejdere til, der prioriterer fællesskabet på arbejdspladsen. Det er altid et tydeligt ønske fra begge sider.
Troels Aabo er også blevet endnu mere bevidst om relationen som afgørende faktor:
- Vores nye ramme passer til den sammensætning af medarbejdere, vi er nu, og trivslen er god. Hjemmearbejde er ikke - men må selvfølgelig heller ikke blive - et problem, og her er fællesskabet afgørende. Vores team er drevet af at lykkes som hold, og den team-ånd kræver bare, at alle kan mødes med alle i dagligdagen. Og det skal vi som ledere give plads til.
---
Sparekassen Kronjylland har cirka 180.000 kunder og 757 medarbejdere fordelt på 49 afdelinger. Hovedsædet ligger i Randers.
Organisationen er netop for tredje gang i træk kåret til Danmarks bedste arbejdsplads blandt virksomheder med mere end 500 medarbejdere af instituttet Great Place to Work.
