1. Forberedelse og planlægning er afgørende
For at sikre dine medarbejdere en værdig opsigelse, er det vigtigt, at du er godt forberedt og planlægger samtalen ordentligt.
2. Definér de overordnede rammer
Først skal du have styr på, hvilken situation der er skyld i, at afskedigelserne er nødvendige, og du skal have styr på de overordnede rammer for den kommende proces.
Du skal udvælge hvilke medarbejdere, der skal afskediges, og her kan du eventuelt bruge tilvalgsmodellen, der bliver præsenteret i denne video.
Det skal også besluttes, hvem der skal gennemføre opsige. Som udgangspunkt bør det være nærmeste leder, men der kan være forhold, der betyder, at det er hensigtsmæssigt, at en anden leder påtager sig opgaven.
3. Tilvalgsmodellen: Et fremtidigt overblik danner basis for at udvælge de rigtige medarbejdere.
Tilvalgsmodellen forsøger at skitsere, hvad der brug for i fremtiden af virksomheden. Ny strategi, struktur og meget andet kan skitseres heri. Man kan skabe overblik over fremtidige opgaver, og herunder kan man kortlægge, hvilke kompetencer virksomheden har brug for. Slutteligt skaber dette overblik over, hvilke medarbejdere virksomheden har brug for i fremtiden.
4. Det store overblik: Hav styr på juridiske forhold og diverse materialer
Når du skal afskedige medarbejdere, er der mange forhold, du skal være opmærksom på. Juridiske forhold, vilkår for aftrædelse, materialer; opsigelsesbrev. Undgå fejl i materialet, og pak det i kuverter.
Det er vigtigt, at du også planlægger følgende: Hvordan forbereder vi lederne på at gennemføre en værdig opsigelse? Det er vigtigt, at samtalen bliver tænkt igennem.
Her skal man overveje diverse tilbud til sine medarbejdere. Skal de tilbydes et Outplacement forløb, så de kan komme godt videre? Skal de tilbydes krisehjælp?
Vigtigt er det også at tænke på sine tilbageværende medarbejdere. De skal også kommunikeres til.
Netop kommunikation er vigtigt i forhold til denne problemstilling. Der skal være overensstemmelse mellem det, I siger til de blivende og de afskedigede medarbejdere. I har mange interessenter, og det er vigtigt, at de alle får samme budskab. Der skal lægges en plan for kommunikationen.
5. Lav en tjekliste, det hjælper din egen forberedelse
Som tjekliste er det vigtigt, at du kender begrundelsen for opsigelsen og har accepteret den. Logistikken skal spille: Der skal være styr på materialer, lokaler og tidspunkt.Hvis du som leder skal opsige en medarbejder, kræver det rigtig god forberedelse. Sørg for at tænke forløbet igennem, vær udhvilet og nærværende, hav styr på det praktiske, og træn formuleringerne.
Du skal være sikker på, at den afskedigede er til stede. Selvom det lyder selvsagt, nytter det ikke, at din medarbejder sidder i møde eller har anden aftale oveni. Lav derfor en aftale i god tid. Der er ingen ideel løsning til at overbringe en nyhed som en afskedigelse, men sørg for altid at tænke over, hvad der bedst for din medarbejder.
6. Forvent en reaktion fra din medarbejder - men forvent, at den ikke bliver som forventet
Det er helt naturligt, at der kommer en reaktion, når man bliver afskediget. Det skal du som leder forvente, og forvent også, at reaktionen sjældent er den, du forventer. Det er derfor vigtigt, at du er forberedt på, at der kommer en helt anden reaktion, end du tidligere har oplevet.
Man reagerer i faser: Fra chok til reaktion til bearbejdning og sidst til nyorientering. Det er vigtigt, du er forberedt på de fire faser.
Du kan også selv reagere, når du skal opsige medarbejdere. Hvordan håndterer du det, hvis din medarbejder begynder at græde?
Du skal også være bevidst om, at de andre medarbejdere vil reagere på, at en medarbejder er blevet afskediget.
Du kan gøre ting for at forberede dig på de nævnte reaktioner. Tænk over, hvem og hvad der kan støtte medarbejderen. Er HR klar? Har du lommetørklæder klar? Er der en tillidsrepræsentant?
7. Reaktioner – De fire faser
Folk reagerer i faser, når de bliver afskediget: Fra chok til reaktion til bearbejdning og sidst til nyorientering. Det er vigtigt, du er forberedt på de fire faser.
Chokfasen opstår, fordi det, der sker, er en virkelighed, man ikke kan rumme eller tage ind. Derfor reagerer kroppen, og man ser ofte, at folk bliver tomme i øjnene. Det er vigtigt for lederen at vide, at det er naturligt, at den afskedigede kan gå i chok og derfor ikke i alle tilfælde er i stand til at høre efter, hvad man siger. Derfor skal man have skrevet ned, hvad den afskedigede har brug for at vide. Alternativt kan man benytte en bisidder.
Reaktionsfasen er der, man reagerer. Hvor man før ikke kunne tage den nye information og virkelighed ind, reagerer man nu her på det, man har fået at vide. Her kan folk begynde at græde eller skælde ud. Nogle stiller spørgsmål som ”hvorfor mig?”, og det handler om for lederen at kunne rumme den vrede og fortvivlelse uden at gå med på den.
I bearbejdningsfasen har man taget virkeligheden ind, men man begynder også at se fremad. Der er stadig perioder, hvor alt er svært, men der vil også være perioder, hvor man kan se muligheder.
Nyorienteringsfasen er der, man ér videre. Her betragter man sig selv som arbejdsløs og ikke længere som en del sin tidligere arbejdsplads.
8. Samtalen: "Vi har besluttet" ikke "de har besluttet"
På dagen, hvor du skal have opsigelsessamtalen, er det vigtigt, du møder op i god tid, at du ikke har nogle ting, der forstyrrer såsom børn der skal afleveres eller lange bilkøer – tag hjemmefra i god tid – og øv samtalen igennem en sidste gang.
Sørg for at holde fast i begrundelsen, som ledelsen har givet. Ikke gå udenfor det, da du risikerer at gå i dialog om afskedigelsen med din medarbejder, hvilket kan udvikle sig til en diskussion. Dette kan give falske forhåbninger for medarbejderen, der kan gå i troen om at vedkommende ikke skal afskediges alligevel.
Husk, at du er ledelsen, og du skal tage ansvar for beslutningen: ”Vi har besluttet” ikke ”de har besluttet”.
Husk PPP-modellen: Professionel, personlig og privat felt. Hold dig til det professionelle, det er bedst for dig og din medarbejder.
Efterfølgende skal du sørge for at snakke med og vise dig foran dine medarbejdere. Spørg, om de er ok, det er ikke nok at sige, at din dør altid står åben.
9. Sørg for at have god struktur på samtalen - det hjælper!
Det kan være en stor hjælp for dig selv, at du har en fast og god struktur for samtalen på plads. En sådan struktur kan se ud som følger:
Start med baggrunden for opsigelsen. Meddel dernæst budskabet om opsigelsen og giv plads til reaktionerne fra din medarbejder. Forklar og gentag begrundelsen, men undgå at gå i dialog. Forklar dernæst vilkårene for opsigelsen. Hvis din medarbejder bliver tilbudt et Outplacement forløb, så forklar dette. Udlever opsigelsesbrev og få medarbejderens underskrift. Hvis det er muligt, så følg op på afskedigelsen.
Det er vigtigt, at du er kort og præcis. Som nævnt før, skal du tage ansvar for beslutningen og stå ved den. Det er godt at lytte til din medarbejder, men det må ikke udvikle sig til en debat. Respekter, at det er en svær situation. Det er vigtigt, at du formår at rumme dine egne følelser. Hvis du har det vanskeligt, er det dit ansvar, at det ikke bliver en del af opsigelsessamtalen.
10. Lige efter samtalen: Husk de tilbageblivende medarbejdere
Meddel, når opsigelsessamtalen er overstået, at dette er tilfældet. Sørg for at kommunikere til dine medarbejdere, at de ikke skal fyres, når opsigelserne er overstået, så der kan falde ro på.
11. Husk at følge op på den eller de afskedigede medarbejdere
Det er vigtigt, at du tager en opfølgende samtale med din medarbejder. Hvis medarbejderen er fritstillet, så aftal enten, at medarbejderen kommer forbi, eller I ringes ved.
Spørg, hvordan det går, og hvordan personen har det. Det er vigtigt, at du er nysgerrig og respektfuld overfor medarbejderens situation. Der kan være arbejdsopgaver, der skal afsluttes eller overleveres, der kan være spørgsmål omkring Outplacement forløb, og måske er medarbejderen i tvivl om, hvad der forventes af ham eller hende fra nu af.
12. Husk også, at de tilbageværende medarbejdere har brug for afklaring: "Skal jeg også fyres?"
Som leder er det dit ansvar at få de tilbageværende medarbejdere til at præstere. Hos dem kan der opstå følelser som lettelse, skyldfølelse, følelse af tab både professionelt og socialt.
Der kan også opstå behov for anerkendelse og fremtidig jobsikkerhed. ”Står jeg for skud næste gang?” ”Hvis det ikke blev ’Frederik’, var det så mig, der var blevet fyret?” Spørgsmål som disse, skal du være klar til at svare på eller håndtere.
Det er vigtigt, du får skabt ro, og det gør du ved at lade dine medarbejdere reagere, men også ved at få dine medarbejdere til at se fremad. Fortæl, hvad der skal ske nu, og forklar hvor I skal hen. Du skal stå fast ved beslutningen om at afskedige de andre medarbejdere.
Hvis ikke de opsagte medarbejdere er blevet fritstillet, kan det være hensigtsmæssigt at arrangere, at de opsagte og de blivende medarbejder kan snakke sammen og få sat ord på afskedigelserne. Skab en åben dialog om, hvad hver enkel gruppe har brug for.
