Best practice, når du indkalder til opsigelsessamtalen

Få vores anbefalinger til, hvordan du planlægger og indkalder til en opsigelsessamtale i denne guide, hvor direktør for Outplacement, Mette Pontoppidan deler ud af egne ledelseserfaringer og indsigter fra de mange opsigelsesprocesser, vi hvert år hjælper vores kunder med at gennemføre.

Læg aldrig en opsigelsessamtale om fredagen eller lige op til en ferie. Hold samtalen i et afsidesliggende lokale. Hav altid en bisidder fra HR med.

Gode råd er der masser af, når det handler om at undgå fejl og faldgruber i forbindelse med opsigelse af medarbejdere.

Men hvad er egentlig best practice, når det gælder planlægning og indkaldelse af medarbejdere til den svære opsigelsessamtale?

Det giver jeg 8 konkrete bud på i denne guide, som er baseret på både egne erfaringer fra en lang lederkarriere og på indsigter fra de mange opsigelsesprocesser, som vi hvert år hjælper vores kunder med at gennemføre.

Hvornår skal samtalen finde sted?

En opsigelse falder typisk ved udgangen af en måned, men det er ikke ligegyldigt, hvilken dag på ugen eller hvilket tidspunkt på dagen, du vælger.

I forbindelse med større opsigelsesrunder kan det være svært at tage højde for særlige behov i enkelte afdelinger eller individuelle hensyn.

Men har du mulighed for at præge planlægningen, bør du overveje følgende, når du fastsætter dag og tidspunkt:

•  Vælg en dag først eller midt på ugen. Det giver den opsagte mulighed for at fordøje beskeden, stille opfølgende spørgsmål og vende situationen med kollegerne inden weekenden, hvis der er behov for dette.
  
  
• Læg aldrig en opsigelsessamtale lige op til en ferie, fødselsdag eller mærkedag for medarbejderen. Det er almindelig medmenneskelig respekt at udvise hensyn til medarbejderens privatliv og sikre, at opsigelsen ikke påfører ekstra unødig gene.
  
  
• Placér så vidt muligt samtalen om morgenen eller formiddagen. I mange tilfælde vil medarbejderne have på fornemmelsen, hvad samtalen omhandler, og det er derfor god stil ikke at ‘trække pinen ud’ til sent om eftermiddagen.

Hvor skal samtalen foregå?

En opsigelsessamtale er som udgangspunkt en svær samtale, som kan medføre både stærke reaktioner og en ophedet stemning. Samtidig er det en yderst privat samtale, som kalder på diskretion og hensyn til den opsagte.

Det giver derfor god mening at overveje nøje, hvilket sted og lokale i organisationen, som er bedst egnet til at gennemføre samtalen.

Gør dig disse overvejelser, når du vælger lokale:

• Læg så vidt muligt samtalen på arbejdspladsen – og aldrig ude i byen. Er det nødvendigt at afholde samtalen digitalt, så sørg for, at både du og medarbejderen kan sidde uforstyrret under hele samtalen.
  
  
• Vælg et lydtæt lokale, hvor I kan tale uforstyrret, og hvor der ikke er stor gennemgang af mennesker uden for.
  
  
• Sørg for at lokalet ikke ligger i umiddelbar nærhed af afdelingen/teamet og dermed tvinger den opsagte til at møde kollegerne lige efter samtalen.

Hvem skal deltage i samtalen?

Som udgangspunkt er det dig, der som opsigende leder, gennemfører opsigelsessamtalen. Du bør dog altid overveje, om der bør være andre til stede under samtalen.

Forventer du eksempelvis en stærk reaktion på opsigelsen, kan det være rart for både medarbejderen og dig, at en bisidder eller tillidsrepræsentant er til stede.

Det kan være en god støtte for den opsagte, og du sikrer samtidig, at samtalen er overhørt af andre end dig og din medarbejder, såfremt der efterfølgende skulle opstå tvivl eller kritik.

Du bør også overveje, om en HR-medarbejder med fordel kan deltage i samtalen. Det kan fx være oplagt, hvis der er særlige fratrædelsesvilkår eller andet praktisk, som det giver mening at HR gennemgår.

I offentligt regi har medarbejderen ret til, at der er en tillidsrepræsentant (TR) tilstede.

Hvor meget tid skal du afsætte til opsigelsessamtalen?

Selve beskeden om opsigelsen tager ikke mere end 3-5 minutter, da du er godt forberedt, og beslutningen er jo taget. Så ofte er 15 min pr. opsigelse faktisk nok - også for den opsagtes skyld.

Du bør dog afsætte min. 30 minutter til en opsigelsessamtale, hvis du forventer, at medarbejderen vil modsætte sig eller reagere stærkt på andre måder.

Opsigelsen står ikke til diskussion, så åbn aldrig op for det. Men du skal måske gentage begrundelsen og også altid give plads til reaktion. Sæt tid af til, at medarbejderen kan nå at sunde sig.

Du har måske også som leder brug for at samle dig, inden du skal orientere teamet/organisationen.

Hvordan indkalder du medarbejderen?

Du bør indkalde din medarbejder til et formelt møde via kalenderen. Du må ikke blot bede medarbejderen om ’lige at kigge ind på dit kontor 10 minutter’. Det kan virke både uprofessionelt og provokerende, hvis du overrasker din medarbejder på denne måde.

Skriv ikke ’opsigelsessamtale’ i mødeindkaldelsen, men gør det klart, at der er tale om et møde, som din medarbejder skal prioritere.

Du kan eksempelvis angive et af disse som titel i mødeindkaldelsen:

• Statusmøde/Status og fremtid
• Møde om fremtiden
• Performancesamtale

Vær forberedt på, hvad du vil svare, hvis din medarbejder konfronterer dig med mødeindkaldelsen og eksempelvis spørger: Skal jeg opsiges?

Her bør du være tydelig og klar i mælet og f.eks. svare: ’Jeg vil gerne have, at vi taler sammen på det fastsatte møde’.

Hold fast  - også selvom du måtte blive yderligere udfordret, for ellers kan du ende med at opsige medarbejderen ude på gangen eller ved kaffemaskinen.

Send indkaldelsen på dagen eller dagen før samtalen. Undgå at sende indkaldelsen i alt for god tid, da det kan skabe unødig uro for den pågældende medarbejder.

Hvad gør du, hvis medarbejderen er syg på opsigelsesdagen?

Hvis medarbejderen er syg på dagen for opsigelsessamtalen, kan du vælge en af følgende løsninger, hvis det ikke er muligt at ændre samtalen til senere på måneden:

• Undersøge om medarbejderen har mulighed for at gennemføre samtalen digitalt eller telefonisk i stedet (digitalt er den bedste option).
• Sende opsigelsen som brev med afleveringsattest - eller som brev der overbringes, hvor medarbejderen kvitterer for modtagelsen.
• Eller du kan sende som e-mail med kvittering. Nogle virksomheder anvender også e-Boks, så man derved sikrer sig, at opsigelsen er modtaget.

Uagtet hvilken metode, I vælger i situationen, er det klædeligt at følge op og redegøre for opsigelsen og invitere medarbejderen til et opfølgende møde, når han/hun igen er tilbage på kontoret.

Hvis medarbejderen er alvorligt syg, måske endda uhelbredeligt syg, så skal du nøje overveje, om du overhovedet bør opsige medarbejderen.

Hvad gør du, hvis du som HR eller leder bliver syg?

Står du i en situation, hvor du selv bliver så syg på dagen, at du ikke kan gennemføre opsigelsessamtalen - og samtalen ikke kan udskydes - så er anbefalingen, at du tager fat i en lederkollega eller din egen leder naturligvis.

Det er altid svært at blive opsagt af en leder, som føles fremmed og dermed ikke kender til en personligt/fagligt. Derfor skal din lederkollega være bekendt med dette forhold og anerkende, at han/hun og du gerne ville have haft det anderledes, men at dette desværre ikke var muligt, da du er for syg.

Alle ledere bør kunne tage en samtale alene, så skulle HR blive syg – og er der ikke en anden HR-kollega at trække på - så er anbefalingen, at gennemføre samtalen alligevel.

I offentligt regi har medarbejderen ret til, at der en tillidsrepræsentant (TR) tilstede. Er denne fraværende eller syg, bør du derfor straks undersøge, om en anden TR-kollega kan træde i stedet.

Hvad gør du, hvis opsigelsessamtalen skal afholdes digitalt?

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at afholde en opsigelsessamtale digitalt. Vi så det under Corona-nedlukningen, men der kan også være andre grunde som fx kollektive opsigelser på tværs af lokationer og/eller landegrænser.

Der er ingen medarbejdere, der ønsker at blive præsenteret for en opsigelse, mens de sidder med et barn på skødet eller står i køen nede i Netto.

Derfor skal du – akkurat som ved den fysiske opsigelsessamtale - på forhånd invitere medarbejderen til det digitale møde. Bed om, at medarbejderen sidder alene og har mulighed for at tale uforstyrret.

Er medarbejderen på arbejdspladsen, så sørg for, at en lokal lederkollega er til stede og følger op efter samtalen. Er medarbejderen hjemme, så spørg, om medarbejderen har nogen hos sig.

Bor medarbejderen alene, bør du være særlig opmærksom. Her kan du evt. bede tillidsrepræsentanten eller HR om at kontakte medarbejderen efterfølgende for at høre, hvordan han eller hun har det.

Book vores seminar: 'En værdig opsigelse - før, under og efter'

Opsigelsessamtalen er en særdeles udfordrende ledelsesdisciplin. Book et seminar for jeres ledere eller HR, hvor vi gør jer helt klar til i forhold til samtalen, praktik, jura, kommunikation m.m. Se indhold og priser her

Se her hvordan vi støtter HR i hele opsigelsesforløbet