Gør du noget, eller forbereder du dig bare på at gøre det? Er du fanget i planlægning uden at komme videre? Har du travlt uden rigtigt at komme i mål? Lær forskellen på passiv aktivitet og produktiv handling og få tre enkle teknikker til at få ting gjort.
Objekter i bevægelse forbliver i bevægelse, objekter i hvile forbliver i hvile, medmindre en ydre kraft påvirker dem.
— Isaac Newton
Newtons første lov gælder ikke kun for genstande, men kan også overføres direkte til mennesker og produktivitet. Hvis vi forbliver passive og tøver, vil vi fortsætte med at udsætte opgaver. Omvendt, når vi først kommer i gang, er det meget nemmere at holde momentum og fortsætte.
Men det er lettere sagt end gjort. Ligesom i fysikken kræver det en indledende kraft at bryde stilstanden, og en evne til at undvige den ydre kraft, der vil stoppe fremdriften.
Og det er lige præcis disse to kræfter – disse skridt – der er nøglen til at opnå resultater. Men det er også de skridt, som for mange af os er de sværeste.
Lad mig eksemplificere:
- Personen på sofaen, der bruger timer på at undersøge forskellige træningsprogrammer, vil forblive i hvile... og finde flere træningsprogrammer. Personen, der tager i fitnesscenteret og lige har taget de første skridt på løbebåndet, vil forblive i bevægelse... og fortsætte med at træne.
- På samme måde vil medarbejderen, der lige har skrevet den første sætning i en rapport, fortsætte med at skrive. Mens kollegaen, der har stirret på en blank skærm i 10 minutter, med stor sandsynlighed vil fortsætte med at stirre på en blank skærm - eller gribe telefonen og tjekke Instagram.
Med andre ord: Ting, der er i gang, fortsætter med at være i gang. Ting, der er stoppet, bliver stående.
Bevægelse i hvile versus bevægelse gennem handling
Men hvorfor er det tit så svært at komme i gang og være produktive? Nogle gange er overspringshandlinger, afbrydelser og distraktioner synderen. Andre gange kommer vi til at sidde fast i noget, der bedst kan beskrives som "bevægelse i hvile" i stedet for "bevægelse i handling". Lad mig forklare forskellen.
Bevægelse i hvile er, når vi bruger tid på aktiviteter, der virker produktive, men som ikke fører os tættere på et egentligt resultat. Bevægelse i handling er derimod de konkrete handlinger, der skubber os fremad og giver resultater.
Lad mig give et par eksempler, så du forstår forskellen:
- Hvis du vil tabe dig og komme i form, er det at bruge timer på at undersøge diæter og træningsprogrammer bevægelse i hvile. Hvis du ændrer kostvaner og begynder at motionere, er det bevægelse i handling.
- Hvis du bruger timer på at vælge den perfekte skabelon til en præsentation, er det bevægelse i hvile. Hvis du samler dine hovedpointer, er det bevægelse gennem handling.
- Hvis du researcher på fem artikler, du vil skrive, er det bevægelse i hvile. Hvis du åbner et Word-dokument og begynder at skrive, er det bevægelse i handling.
Det er ikke fordi, bevægelse i hvile er dårligt – det kan være en både nødvendig og nyttig opvarmning. Du planlægger, researcher, analyserer og forbereder. Allesammen gode og fornuftige opgaver, men de giver ikke et resultat.
Forskellen mellem de to typer bevægelse er, om du opnår noget konkret.
Når vi narrer os selv til at tro, vi bevæger os fremad
Så hvorfor bruger vi ofte så stor en del af vores arbejdstid på at "forberede", “analysere” eller "planlægge" i stedet for at handle? Travle, men uden at komme nogen vegne?
Måske fordi det er nemt at overbevise os selv om, at vi gør fremskridt. Du tænker måske: "Jeg har gang i nogle vigtige møder om det nye projekt. Vi bevæger os i den rigtige retning.” Du føler, at du får tingene gjort. Men egentlig forbereder du dig bare på at få noget gjort.
Problemet er, at du kan holde nok så mange møder, hvor I taler om projektet, men møder vil aldrig få projektet ud over rampen. Kun handlingen med at sætte en klar tidsplan, fordele opgaverne og igangsætte arbejdet, vil få projektet til at lykkes og give det ønskede resultat.
Overtænkning, overanalyse og overforberedelse kan føre til en tilstand af handlingslammelse, hvor vi bliver så opslugte af planlægning, at vi aldrig eller alt for sent træder til handling.
Når forberedelse bliver en form for udsættelse, skal du ændre noget. Det bedste, du kan gøre for at blive mere produktiv, er at bruge mindre tid på at forberede og mere tid på at handle.
Men hvilken ydre kraft kan du anvende for at skubbe bevægelsen i gang? Her er tre enkle teknikker, du kan prøve.
1: Brug tominutters reglen
2-minutters-reglen handler om, at du skal finde en måde at starte en opgave på, som tager mindre end to minutter.
Det handler ikke om, at du skal afslutte opgaven. Du behøver faktisk ikke engang arbejde på hovedopgaven. Men takket være Newtons lov, vil du opdage, at når du først er i gang med en lille 2-minutters opgave, er det meget nemmere at fortsætte.
Lad mig give dig et par eksempler:
- Lige nu har du måske ikke lyst til at løbe en tur. Men hvis du tager dine løbesko på og fylder din vandflaske, kan den lille start være nok til at få dig ud ad døren.
- Lige nu stirrer du måske på en blank skærm og kæmper med at skrive din rapport. Men hvis du skriver tilfældige sætninger i to minutter, kan du opdage, at brugbare sætninger begynder at flyde fra dine fingre.
- Eller måske har du åbnet en tom PowerPoint og kan ikke få hul på præsentationen. Men hvis du starter med at finde billeder frem og placere dem på de første par slides, begynder ideerne måske at strømme.
Motivation kommer ofte efter, at man er gået i gang. Find en måde at starte småt på. Objekter i bevægelse har tendens til at forblive i bevægelse.
2: Book dig selv til fokustid og pausetid
Ligesom en atlet har brug for intensiv træning for at rykke sig, har vi også brug for perioder med dyb koncentration for at kunne præstere optimalt.
Fokustid er afgørende, fordi det giver os muligheden for at dykke ned i komplekse opgaver uden afbrydelser, så vi kan arbejde dybt og effektivt. Ligesom en bold kan blive bremset eller kørt ud på et sidespor af et træ på vej ned ad bakken, kan du også blive bremset i dit arbejde af afbrydelser og overspringshandlinger, hvis du ikke værner om din koncentration.
Men ligesom kroppen ikke kan træne konstant uden at brænde ud, kan hjernen heller ikke være i konstant høj ydelse uden pauser. Efter en periode med intensivt fokus, er det nødvendigt at trække stikket i kort tid for at lade op. Pausen gør dig i stand til at tackle det næste sæt af opgaver med fornyet energi.
For at forbedre din produktivitet skal du derfor skemalægge både fokustid og pausetid. Det handler om at skabe en balance, hvor du arbejder med høj effektivitet i korte sprint på cirka 30-45 minutter og giver dig selv tilladelse til at restituere i korte pauser af 5 minutters varighed.
Tænk på det som to vigtige elementer i en cyklus – uden begge dele vil produktiviteten falde.
3: Tilpas dine vigtigste opgaver til dit energiniveau
En effektiv måde at øge din produktivitet på er at udføre de mest betydningsfulde opgaver, når dit energiniveau er højest. Er du f.eks. mest frisk og skarp om morgenen, så tag fat på de opgaver, der kræver mest fokus og kreativitet.
Når energien begynder at falde senere på dagen, kan du i stedet tage dig af de mere rutineprægede eller administrative opgaver.
Når du matcher dine vigtigste opgaver med de tidspunkter, hvor du har mest energi, bliver det lettere at komme i gang. Samtidig undgår du at spilde din bedste energi på mindre vigtige opgaver, når du kunne bruge den på det, der virkelig betyder noget.
Det handler om at bruge dagen på en måde, der maksimerer både din tid og dit overskud.
Mindre handling i hvile, mere handling i bevægelse
Newtons første lov er en god analogi for produktivitet i hverdagen. Ved at tage det første skridt væk fra hvile til handling, bliver det lettere at holde dig i bevægelse og få tingene gjort. Og ligesom en bold, der bliver ved med at rulle ned ad bakken, kan du forblive produktiv i længere tid.
Forberedelse, analyse, overtænkning vil aldrig få dig i mål. Det vil handling.
Sæt i gang.
