Opmærksomhed på din hjerne er måske det vigtigste i et travlt arbejdsliv, hvor du hele tiden skal forholde dig til store mængder af information. For det er dén og ikke kroppen, der slides ned for rigtig mange. Her får du tre hjernevenlige anbefalinger til dig og din nærmeste leder.
Har du ofte svært ved at koncentrere dig på arbejdet? Kender du følelsen af at arbejde overfladisk og usammenhængende? Zapper du rundt mellem opgaverne, og har du lidt for mange af de dage, hvor du ikke rigtig føler, du udretter noget?
Så er du med stor sandsynlighed ramt af kognitiv koma. En tilstand, hvor du måske nok får arbejdet målt på dage, timer og minutter – men hvor effektiviteten, kvaliteten og tilfredsstillelsen ved et veludført stykke arbejde mangler.
Tilstanden er både frustrerende og ja, udmattende. Vi har nemlig alle sammen brug for oplevelsen af at udrette noget, når vi går på arbejde for at opretholde følelsen af mening og tilfredshed.
Udebliver denne følelse i lange perioder - og er for mange af dine arbejdsdage fyldt med uro, tankemylder og overspringshandlinger - påvirker det din trivsel og din arbejdsglæde negativt. Griber du ikke ind og får vendt den negative spiral, kan det i værste fald ende med overbelastning og stress.
Kan du genkende symptomerne, bør du læse med her. Det skal nemlig handle om klogt brug af dine kognitive ressourcer, og hvordan du skaber rum til ro og fordybelse for din hjerne.
I denne artikel får du konkrete anbefalinger til dig som medarbejder og til din nærmeste leder, som spiller en afgørende rolle, når det handler om at skabe hjernevenlige rammer på jobbet.
Dit arbejdsliv er fyldt med forstyrrelser og stimuli
Måske bebrejder du dig selv for dit manglende fokus og den svigtende effektivitet. Men har du overvejet, om du og din hjerne egentlig har de optimale arbejdsbetingelser?
For mange af os er arbejdslivet fyldt med komplekse og udfordrende opgaver. Opgaver, som kræver fordybelse, hjernekraft og frem for alt ro. Den ro er på mange arbejdspladser stærkt udfordret af storrumskontorer, tætpakkede kalendere og notifikationer, der bimler og bamler på både telefon og computer.
Den forstyrrende støj kan være kollegaen, som taler i telefon lige ved siden af dig, mails, som lander i indbakken – eller dit eget forsøg på at tackle flere forskellige opgaver på én gang.
Når du endelig giver dig selv en tiltrængt pause, fylder du den måske også op med digital adspredelse: Er der mon nye beskeder på Aula? Sku’ jeg lige finde en opskrift til aftensmaden? Og hvad sker der på Instagram? Din hjerne skaber ikke noget produktivt, der kan give dig en tilfredshed, men den slapper faktisk heller ikke af.
Den amerikanske professor Gloria Mark, som forsker i multitasking og sociale medier, har fundet ud af, at vi bliver afbrudt hvert tredje minut og skifter til en ny arbejdsopgave hvert 10.minut. Hendes forskning viser også, at vi i gennemsnit kun kan fokusere 47 sekunder ad gangen, når vi kigger på en skærm. Tankevækkende.
Det høje tempo, de mange skift og konstante stimuli gør det rigtig svært at komme i arbejdsflow og fordybe sig. Biologisk set er din hjerne nemlig slet ikke gearet til så mange informationer. Det ender med, at du bliver overstimuleret – kognitivt og sansemæssigt.
Den mentale træthed er ikke bare en ubehagelig følelse. Står den på over længere tid forringer den din evne til at huske og forstå information og til at træffe beslutninger. Konsekvensen er, at du faktisk bliver et endnu lettere offer for tilfældige afbrydelser, som du så igen får sværere ved at afvise. Du bliver også mere tilbøjelig til at hoppe rundt mellem opgaver ude af stand til at skelne vigtigt fra uvigtigt. Hvilket igen koster energi og tid. En ond cirkel er startet.
Så hvordan bryder du den onde cirkel og får skabt nogle sundere arbejdsrutiner? Og hvad kan din nærmeste leder gøre for at støtte op om sunde og hjernevenlige rammer på jobbet?
Kvalitet, fordybelse og restitution er nøgleord i det hjernevenlige arbejdsliv. Her får du tre hjernevenlige anbefalinger til dig som medarbejder og til din nærmeste leder.
Tre hjernevenlige anbefalinger til dig som medarbejder
1: Sæt fordybelsen i system
Første skridt er at erkende, at fokus og fordybelse kræver tid og de rette rammer. Du må ikke forvente, at du kan udføre alle slags opgaver til hver en tid i et storrumskontor, hvor telefonerne bimler, kollegerne snakker og du med jævne mellemrum bliver afbrudt.
I nogle perioder generer det dig måske ikke. Andre gange er der brug for, at du skærmer dig selv fysisk for snak, støj og stimuli. Måske er et mødelokale, et tomt kontor eller hjemmearbejde den rigtige løsning for dig.
For at kunne arbejde fordybet med mere komplekse opgaver, har du også brug for en plan, der passer til din individuelle tidsplan og dine arbejdspræferencer.
I sin bog “Deep Work: Rules for Focused Succes In A Distracted World” skitserer Cal Newport forskellige tilgange eller filosofier, som du kan lade dig inspirere af:
Den rytmiske tilgang
Her etablerer du en regelmæssig vane og rytme for fordybelse ved at blokere 1-4 timer i din kalender på samme tid hver dag, hvor du arbejder koncentreret på kun én vigtig opgave.
Husk på, at de fleste mennesker ikke kan klare mere end maksimalt fire dybe arbejdstimer om dagen, og vi har nemmest ved at bevare koncentrationen først på dagen. Det kan være en god tommelfingerregel at have med sig i din planlægning.
Den fleksible tilgang
Den fleksible metode giver dig mulighed for at indpasse dybt arbejde, når det passer ind i din øvrige tidsplan. Du kan fx skemalægge fokustid i din kalender, når du har mindst 90 minutter mellem møder.
Husk på, at denne tilgang kræver, at du kan skifte fra høj aktivitet til dyb koncentration efter behag, hvilket kan være svært i begyndelsen. Prøv det af – og ellers kan du omsadle og prøve en anden tilgang.
Den opdelte tilgang
Denne metode indebærer, at du blokerer lange stræk i din kalender (mindst en hel dag ad gangen) til koncentreret arbejde på mere komplekse opgaver, mens du de øvrige dage fokuserer på mere rutineprægede opgaver og forpligtelser, der ikke kræver din fulde koncentration.
Tilgangen kræver, at du i lange stræk kan trække stikket fra mail og telefon – og at din arbejdsplads og leder er indforstået med denne måde at arbejde på.
02: Træn din fokusmuskel
Når din fordybelsestid er sat i system, er næste skridt at træne din evne til at fastholde fokus. Øvelse gør mester, og jo mere bevidst du er om, hvad der stjæler dit fokus, jo bedre kan du komme overspringshandlinger og multitasking i forkøbet.
Eliminér distraktioner
Find ud af, hvad der typisk distraherer dig i løbet af din arbejdsdag. Del dine distraktioner op i dem, du kan gøre noget ved, og dem du ikke kan gøre noget ved.
Fjern de distraktioner, som du kan gøre noget ved. Tjekker du fx hele tiden mails og updates på telefonen, så fjern de notifikationer og apps, der forstyrrer dig. Sørg for at fjerne dem helt fra dit syn – pak telefonen ned i tasken eller væk fra dit synsfelt, så du glemmer den.
Mange har en tendens til at have indbakken åben på en skærm eller telefon hele dagen – og derved bliver din opmærksomhed tyvstjålet hvert andet øjeblik. Et godt spørgsmål at stille dig selv er derfor: Styrer jeg selv hvornår jeg tjekker min indbakke – eller styrer min indbakke mig?
Øv dig i at tage styringen over, hvornår du tjekker din indbakke – afsæt evt. tidslommer til at gøre dette et par gange om dagen.
Bryd opgaven ned i mindre dele
Mange af os går helt i stå, når vi står over for en omfangsrig eller kompleks opgave. Den er ganske enkel for uoverskuelig, og hjernen går i panik: ”Hvordan kommer jeg nogensinde i mål!” Men hvem siger, at du skal løse hele opgaven nu og her?
Del i stedet elefanten op i mindre bidder og brug en time hver formiddag på de enkelte delopgaver. Når du nedbryder en stor opgave i mindre dele, falder hjernen til ro, og du kan bedre overskue situationen. Opgavens størrelse er den samme, men nu er hjernen ikke længere i alarmberedskab og kan i stedet koncentrere sig om opgaven. Bare vent. Mange små skridt senere er du faktisk færdig.
Sæt en alarm
Træn gradvist din hjerne op til at hyperfokusere på en opgave ved at bruge en timer eller sætte en alarm.
- Beslut, hvilken opgave du vil arbejde på.
- Indstil din timer til 20-30 minutter og giv opgaven din fulde opmærksomhed.
- Når alarmen ringer, tager du en kort pause i 5 minutter. Du kan fx gå en tur eller lave en udstrækningsøvelse.
- Herefter nulstiller du timeren og starter igen.
03: Giv din travle hjerne lidt ro
Koncentreret arbejde er i sagens natur mentalt krævende. Og fokusarbejde uden indlagte pauser er ligesom at køre i fuld fart på motorvejen med en motor, der er ved at brænde sammen. Du skal derfor være meget opmærksom på, at du restituerer din hjerne og sørge for at indlægge små hjernepauser i din hverdag.
At holde hjernepauser betyder, at du giver din hjerne små pauser regelmæssigt gennem dagen, hvor du kortvarigt zoomer ud – uden at skulle gøre andet end det.
Når du giver dig selv en hjernepause, skåner du din hjerne for nogle af de mange informationer og stimuli, som vi ellers er omgivet af. Det vil også sige, at du for en kort stund giver slip på at skulle præstere, tage stilling til noget eller være koncentreret om dit arbejde.
Helt konkret kan en hjernepause være:
- Gå en lille tur eller sæt dig ned udenfor – gerne i et grønt område.
- Kik ud ad vinduet og lad dit blik og dit sind vandre.
- Sæt dig på en stol, luk øjnene og træk vejret langsomt gennem næsen og ud igennem munden lige så langsomt – gentag et par gange.
Vigtigt er det dog, at pausen ikke inkluderer en skærm - det er blot flere ’informationskalorier’, der kan føre til overbelastning.
En hjernepause kan vare alt fra 40 sekunder til fem minutter. Herefter kan du genoptage dit fokuserede arbejde. For at få bedst mulig effekt bør du lave en hjernepause cirka en gang i timen, eller når du er færdig med en opgave, og inden du går videre til den næste.
Tre hjernevenlige anbefalinger til dig som leder
Som leder spiller du en vigtig rolle, når det handler om at skabe sunde og hjernevenlige rammer på jobbet. Det er nemt at sige “Sørg nu for at tage en pause” eller “Det er ok, du arbejder hjemme, når du har brug for fordybelse”. Men hvis du ikke bakker det op med handling, praktiserer det selv og skaber reel legitimering, så kommer det højst sandsynligt ikke til at ske.
1: Spørg ind til behovet for fordybelse
Spørg ind og vær nysgerrig på dine medarbejderes forskellige behov. Find ud af hvilke modeller, der er realistiske for jeres arbejdsplads og gør dit for at føre dem ud i livet. Måske skal I indføre en mødefri dag, stilletid to timer hver formiddag eller lave en aftale om, at I kun tjekker mails indenfor bestemte tidsrum.
2: Gør fordybelsestid legitimt
Giv dine medarbejdere mulighed for at finde tidsrum i løbet af en arbejdsuge, hvor de med god samvittighed kan trække stikket fra fællesskabet og arbejde uforstyrret og fokuseret med deres opgaver. Gør det legitimt indimellem at slukke for telefon, mail og chat og vær åben over for forskellige måder at arbejde på - hjemmefra, i stillerum eller på gåture.
3: Tilbyd din hjælp med planlægning og prioritering
Planlægning og prioritering af tid og opgaver er en af de vigtigste elementer i hjernevenligt arbejde.
I travle perioder med mange opgaver og pressede deadlines, kan din medarbejder opleve det som en umulig opgave at prioritere den nødvendige tid til en større eller mere kompleks opgave. For hvad så med alle de mails, der ikke bliver besvaret eller mødeindkaldelser, der tikker ind?
Her kan det være en stor hjælp, at du som leder tilbyder din hjælp med at prioritere mellem opgaver, giver grønt lys til en fokuseret indsats og tænke langt frem med planlægning. Det bidrager til at skabe ro og frigive de mentale ressourcer, som fokuseret arbejde kræver.
Øvelse gør mester og fokusforbedring tager tid
Forbedret fokus og koncentration opstår ikke fra den ene dag til den anden. Fokus er nemlig en muskel, som skal trænes på ugentlig basis, ligesom du træner kroppens muskler i fitnesscentret. Det kræver både tålmodighed og vedholdenhed.
Bær over med dig selv, når koncentrationen glipper, når chefen stikker hovedet ind midt i din fordybelsestid, eller et vigtigt møde kolliderer med din plan for fordybelse. På den igen i morgen.
Det første skridt til at styrke din koncentration er at erkende, hvordan manglen på fokus påvirker dit liv. Er din arbejdsdag fyldt med uro, overspringshandlinger og behovet for at nå det hele på samme tid? Så er fokustræning godt givet ud, men du behøver ikke at revolutionere dit liv.
Små justeringer kan skabe store forandringer, og selv få timer om ugen er bedre end ingenting. Husk dig selv på, at det ikke kun handler om at fuldføre opgaver, men også om at opnå større meningsfuldhed og tilfredsstillelse i dit arbejdsliv som menneske.
