Det er hårdt at vende tilbage efter en sygemelding med stress, men heldigvis lykkes det for langt de fleste, hvis de får den rette støtte og hjælp. Få erhvervspsykologens 5 råd til, hvordan du som leder bedst muligt, hjælper din stressramte medarbejder tilbage på job efter en sygemelding
Læg en realistisk plan for tilbagevenden
Når en medarbejder har været sygemeldt på grund af stress, er det i de fleste tilfælde en god idé, at vedkommende vender gradvist tilbage til arbejdet, så arbejdstiden øges i takt med, at stress-symptomerne aftager.
Det er individuelt, hvor lang tid det kræver at trappe op til fuld tid efter en stresssygemelding.
Det er ikke altid muligt eller hensigtsmæssigt at planlægge hele forløbet frem til fuld raskmelding. Det kan derfor være en god idé at planlægge i kortere intervaller, fx 2-4 uger ud i fremtiden.
Overvej, hvad der er behov for, både for medarbejderen og arbejdspladsen. I starten af forløbet er det ofte en god idé at have en eller flere restitutionsdage (R) og/eller hjemmearbejdsdage i løbet af ugen.
Det er vigtigt, at I aftaler en langsom, men gradvis optrapning af arbejdstimer uge for uge. For de fleste vil det være fornuftigt at starte med at arbejde 2-3 timer om dagen, 3-4 dage om ugen, så medarbejderen får minimum en restitutionsdag i løbet af ugen.
Efter de første 2-3 uger kan arbejdstiden og antallet af opgaver stille og roligt skrues op, så længe medarbejderens symptomer ikke bliver værre. Du skal være opmærksom på, at der undervejs kan være behov for at justere i det aftalte timeantal.
Se eksempel på en genoptrapningsplan:
Afklar de rigtige arbejdsopgaver
De fleste medarbejdere vil stadig have nogle symptomer på stress og nedsat arbejdsevne i en periode, efter de er kommet tilbage. Det er derfor afgørende, at din medarbejder vender tilbage til nogle arbejdsopgaver, som er overskuelige og overkommelige at løse.
Lav i fællesskab et overblik over medarbejderens arbejdsopgaver og afgræns opgavelisten ved at opdele dem i grønne, gule og røde.
GRØNNE OPGAVER
Medarbejderen kan klare ved start på arbejde
Kendetegn:
- Afgrænsede og veldefinerede opgaver, der kræver minimal prioritering og beslutningstagning.
- Opgaverne haster ikke.
- Kræver kun samarbejde med få og udvalgte kollegaer eller samarbejdspartnere.
- Giver mulighed for at indlægge hyppige pauser.
- Kollegaer er minimalt afhængige af, hvornår og hvordan opgaverne er løst.
- Opleves meningsfulde af medarbejderen.
GULE OPGAVER
Medarbejderen kan klare på kort sigt.
Kendetegn:
- Opgaverne kræver en vis grad af samarbejde.
- Kræver, at medarbejderen er delvist i stand til selv at skabe overblik og tage beslutninger ind i
opgaveløsningen. - Kræver lettere kontakt til samarbejdspartnere, kunder eller borgere.
- Tjener en reel funktion i afdelingen – men andre er ikke fuldt afhængige af, hvordan de afsluttes.
RØDE OPGAVER
Medarbejderen kan klare på længere sigt.
Kendetegn:
- Opgaver der har høj prioritet og stor bevågenhed på arbejdspladsen.
- Kræver projektledelse i større eller mindre grad.
- Kræver, at medarbejderen tager ansvar for andres deadlines og leverancer.
- Kræver samarbejde med mange eller udfordrende interessenter og samarbejdspartnere.
- Er præget af korte deadlines og uforudsigelige og pludseligt opståede situationer.
- Kræver, at medarbejderen lærer nyt.
Er der for få af de ‘grønne opgaver’ på listen, kan du overveje, om der er andre grønne opgaver i afdelingen, som din medarbejder kan sidde med i opstartsperioden.
Det vigtigste er, at medarbejderen ikke vender tilbage til præcis den arbejdsmængde og den type opgaver, som gjorde vedkommende syg.
For at vurdere kompleksiteten af en given arbejdsopgave, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:
- Indebærer opgaven kontakt med kunder og samarbejdspartnere? Det kan give mange afbrydelser i løbet af arbejdsdagen, som du bør skærme din medarbejder fra.
- Er opgaven veldefineret og klart afgrænset?
- Indebærer den stramme deadlines, uklare krav/succeskriterier eller et stort ansvar.
- Kræver opgaven meget overblik, koordinering og samarbejde med mange forskellige mennesker?
- Er der brug for instruktion eller (gen)oplæring i forbindelse med nye arbejdsgange eller systemer?
Hjælp med at strukturere arbejdsdagen og sørg for rette type af støtte og sparring i opstarten
Det er en faldgrube for mange stressramte medarbejdere, at de er så ivrige efter at vende tilbage, at de hurtigt kommer til at arbejde lige så meget som før sygemeldingen - og glemmer, at de er nødt til at være mere påpasselige.
I genopstartsfasen bør du derfor hjælpe din medarbejder med at strukturere arbejdsdagen og holde fast i de aftaler, I har lavet om mødetider og fridage.
Det er vigtigt, at din medarbejders arbejdsdage er så strukturerede og rutineprægede som muligt. Det er en fordel, hvis arbejdsdagen og -opgaverne er planlagt helt ned i detaljen, så din medarbejder ikke skal bruge energi på vælge eller prioritere mellem opgaver.
Af samme grund bør du aldrig give ikke-planlagte eller akutte opgaver til en medarbejder, som netop er vendt tilbage efter en stress-sygemelding.
Det er også vigtigt at du på forhånd taler med medarbejderen om hvilken type af støtte og sparring, der kan være brug for i opstartsfasen. Støtte og sparring er nogle af de væsentligste buffere mod stress.
Få også talt om, hvordan I kan skabe de bedste fysiske omgivelser for medarbejderen i opstarten. Mange stressramte er følsomme overfor støj og aktivitet og kan hurtigt miste koncentrationen.
Drøft også evt. særlige behov i forbindelse med pauser og frokost i opstarten og mulighed for stillelokaler og/eller hjemmearbejdsdage.
Vær gatekeeper overfor resten af teamet
Det er vigtigt, at du orienterer de øvrige medarbejdere i teamet om medarbejderens arbejdstid, hvilke opgaver han løser, og hvem der overtager de øvrige opgaver i genopstartsfasen.
Særligt i starten kan det være nødvendigt, at du agerer som ”gatekeeper” for opgaver, møder og henvendelser. For kolleger, kunder og samarbejdspartnere glemmer hurtigt, at medarbejderen har været fraværende med stress og derfor har brug for at trappe langsomt op.
Aftal med medarbejderen, hvad du må informere andre på arbejdspladsen og samarbejdspartnere om. Tal også om, hvordan hun gerne vil tages imod, om det eksempelvis er ok eller ej, at kolleger spørger ind til situationen.
Jo mere, du melder ud om medarbejderens aktuelle situation, arbejdsopgaver og behov, desto bedre husker kollegerne at tage hensyn.
Samtidig slipper din medarbejder for hele tiden at skulle forklare, hvorfor han arbejder færre timer, ikke deltager i visse møder eller ikke sidder med de samme opgaver som tidligere.
Hent e-bog: Sådan undgår I stress i organisationen
Hold hyppige statusmøder
Dialogen med dig som leder har afgørende betydning for, om genoptagelsen af arbejdet lykkes.
Det giver din medarbejder en tryghed og ro at vide, at han ikke er overladt til sig selv, men at du tværtimod står klar til at hjælpe - og tager et medansvar for at vedkommende får den bedste mulige start.
Jeg vil anbefale, at du tjekker op - hvis ikke hver så hver anden dag i den første 1-2 uger. starten anbefales et møde på cirka 20-30 minutter på et fast tidspunkt. Senere hen kan du skrue ned til fx et fast ugentligt møde. Det kan nemlig hurtigt gå galt, hvis medarbejderen alligevel ikke er klar til at komme tilbage eller støder på udfordringer.
Emnerne for samtalen kan være:
- Hvordan går det?
- Hvordan oplever du arbejdstiden? Er der brug for at justere ned eller op?
- Hvordan går det med opgaverne? Er der brug for flere eller færre?
- Hvad er planen for den kommende uge? Er der noget, som skaber uro, eller du har brug for at vende?
- Er der noget jeg eller andre kan gøre for at støtte bedre op?
- Hvornår skal vi mødes igen?
- Evt. spørge ind til hvordan disse møder fungerer for medarbejderen?
Opsummering: De fem gode råd
- Læg en realistisk plan i samarbejde med medarbejderen
- Afklar de rigtige arbejdsopgaver
- Hjælp med at strukturere arbejdsdagen
- Vær gatekeeper overfor resten af teamet
- Hold hyppige statusmøder
Book vores seminar: 'Hvordan leder jeg min stressramte medarbejder?'
Vil du guides i, hvordan du bedst hjælper din stressramte - og måske sygemeldte - medarbejder tilbage i god trivsel? Så kan du booke et seminar for jeres ledere, HR eller medarbejdere. Se indhold og priser her
