Som leder er det din fornemmeste opgave at være tydelig og kommunikere klart til dine medarbejdere. Men nogle gange er du sikkert i tvivl om, hvad du skal blande dig i. For hvornår er et problem så privat, at det ikke angår dig?
Hvad siger du egentlig til en medarbejder, der gennem længere tid møder træt op på arbejde?
For du har sikkert det princip, at du som udgangspunkt kun kommunikerer med dine medarbejderne i den professionelle sfære.
Men når du som leder står i spidsen for en gruppe af medarbejdere, kan det ikke undgås, at samtalen fra tid til anden bliver personlig eller sågar bevæger sig helt ind i den private sfære.
Når alt kommer til alt, består en virksomhed jo af mennesker, der er en del af et fællesskab. Et fællesskab, der vel at mærke fylder mange timer for os alle hver eneste dag.
Derfor kan det heller ikke undgås, at dét, der i mange tilfælde er privat, også tages med på arbejde og vice versa.
- Læs også: Få 8 gode råd til anerkendende feedback
Hvor personlig kan du tillade dig at blive?
Du har sikkert valgt at blive leder, fordi du kan lide at arbejde med mennesker. Du interesserer dig for deres udvikling og trivsel.
Men grænsen, mellem at være interesseret og blande sig for meget som leder, er hårfin. Hvor tæt på må - og bør - du gå i kommunikationen med den enkelte medarbejder?
Det generelle svar på dette spørgsmål er: Det afhænger af situationen og relationen.
Lad os tage et eksempel:
Du ved, at en medarbejder har problemer på hjemmefronten. Bør du vise interesse og omsorg og spørge ind til situationen, eller bør du blot have ekstra fokus på medarbejderens adfærd og indsats på jobbet?
Min holdning er, at hvis du ikke kan se det på personen, og det ikke påvirker medarbejderens arbejde (situationen), og I i jeres samarbejde udelukkende har fokus på det faglige i en professionel omgangstone (relationen), er det ofte bedst ikke at tage det op med medarbejderen - medmindre medarbejderen selv bringer det på banen og inviterer dig ind i privatsfæren.
Tag kontakt, men acceptér privatsfæren
Hvis medarbejderen derimod gennem et stykke tid ser slidt ud, virker uoplagt eller ukoncentreret i sit arbejde (situationen), eller hvis I taler godt sammen i det daglige (relationen), bør du tage en snak med medarbejderen hurtigst muligt.
- Læs også: Trivsel skal måles gennem dialog
Du skal sige til medarbejderen, at det virker som om han eller hun ikke har det så godt - og så skal du spørge ind til, om der er noget, du kan gøre. Du skal dog huske at gøre det klart, at det er helt fair, hvis medarbejderen ikke har lyst til at involvere dig i sine personlige problemer.
Hvis medarbejderen vælger at lukke dig ind i sin privatsfære, er det vigtigt, at du er tydelig og viser, at du som leder gerne vil hjælpe.
Du kan eksempelvis bringe forskellige løsninger på banen. Det kan være i form af aflastning i jobbet, tilbud om coachsamtaler eller andet. Husk også at følge op på situationen, når der er gået nogle uger.
Personlige problemer kan smitte af på jobbet
De fleste ledere vil på et tidspunkt komme til at opleve, at en medarbejder har udfordringer i sin privatsfære, der også skaber udfordringer i arbejdsdagen.Min oplevelse er, at nogle ledere har svært ved at få konfronteret medarbejderen med problemet. Men det kan være en stor fejl. For problemet kan på sigt risikere at udfordre hele afdelingen, hvis du ikke tager fat om nældens rod.
Især helbredsproblematikker er kendt som et ’farligt område’. Men hvis en medarbejder har et misbrug eller pludselig får en stor vægtforøgelse, kan det også betyde, at medarbejderens performance ændrer sig væsentligt. Det påvirker ofte organisationens image eller arbejdsmiljø negativt - og så er det din pligt at handle.
En medarbejder, der har et misbrug, kan være ubehagelig for kollegaerne at arbejde sammen med. En sælger, der ser træt og uoplagt ud, kan have svært ved at opretholde en gode relationer til kunderne.
Og kan en medarbejder egentlig repræsentere en virksomhed, der står for sundhed og velvære, hvis han eller hun er usoigneret eller svinger meget i vægt?
Det er klart, at der her er tale om et meget ømtåleligt emne, og derfor bør du altid konfrontere dine medarbejdere på en empatisk måde. Men hensynet til resten af organisationen vægter lige så tungt, og hvis én medarbejder ikke performer eller er til direkte gene, går det helt enkelt ud over de andre i fællesskabet.
Du skal derfor turde tale om problemerne – og allerhelst inden de accelererer.
Sådan konfronterer du en medarbejder med et problem
Det er naturligt, at du som leder kan få sommerfugle i maven, hvis du skal konfrontere en medarbejder med et problem. Specialet hvis der er tale om et problem, vedkommende ikke selv er klar over eller vil erkende. Og så er det er vigtigt, at du forbereder dig på samtalen og ved, hvad du vil sige.
Selvom samtalen også kan være ubehagelig for dig, skal du være ligefrem.
Sig f.eks. ”Det kan godt være, det er lidt ubehageligt, men jeg bliver nødt til at stille dig nogle spørgsmål. Det bekymrer mig, at …… Er det noget, jeg kan hjælpe dig med? Er der noget i jobbet, der påvirker det?”
Ved en medarbejder, der har taget på i vægt, kan du f.eks. komme ind på det svære emne ved at sige: ”Jeg oplever, at der er sket nogle fysiske forandringer ved dig. Er det noget, der påvirker dit arbejde?”
Ved en medarbejder, der ryger, kan du sige: ”Jeg bemærker, du ofte lugter af røg, og det synes jeg er uhensigtsmæssigt, når du er ude hos vores kunder. Jeg vil gerne tilbyde dig et rygestop-kursus. Vil du tage imod det?”
Forklar gerne medarbejderen, hvorfor du konfronterer ham eller hende med problemet. Sig f.eks.: ”Jeg vil gerne hjælpe dig med det her, fordi jeg synes, du er en værdifuld kollega og et vigtigt aktiv for virksomheden."
En tydelig leder tager altid teten på samtalen
Når du taler med en medarbejder om et problem, er det afgørende, at du er meget klar i forhold til, hvad der forventes af medarbejderen fremadrettet.
Brug gerne tydelige vendinger som ”Jeg har behov for …”, ”Jeg vil meget gerne hjælpe dig” eller ”Jeg forventer forbedring på …”, så du kommunikerer enkelt og klart og derved minimerer risikoen for tvivl efter samtalen.
Som leder er det din opgave at hjælpe og støtte medarbejderne i deres arbejdsliv. Hvis virksomheden skal skabe gode resultater, kræver det medarbejdere, der trives, så indsatsen går op i en højere enhed. Det kræver ledere, der kan kommunikerer med alle på arbejdspladsen.
- Læs også: Tydelig ledelse giver troværdighed
Du kommer langt med at give folk en chance og støtte dem i deres arbejde, men hvis ikke de vil tage imod hjælp eller ændre adfærd, når det er nødvendigt, bliver du i sidste ende nødt til at handle og finde en løsning for fællesskabets bedste.
