Guide: Sådan håndterer du samtalen med din stressramte medarbejder

I denne samtaleguide klæder erhvervspsykolog, Lotte Nielsen dig på til at forberede, afholde og følge op på samtalen med en stressramt medarbejder.

Som leder har du ansvar for at forebygge og håndtere stress blandt dine medarbejdere. Hvis du oplever eller får kendskab til begyndende tegn på stress hos en medarbejder, skal du handle på det og få en samtale i kalenderen med det samme. Tager du samtalen i tide, kan du i mange tilfælde afværge, at din medarbejder får det værre og ender med at blive sygemeldt.

Formålet med samtalen er at afdække, hvilken tilstand din medarbejder er i, og hvordan du bedst kan støtte og aflaste.

Ofte ved den stressramte medarbejder godt, at han eller hun har det dårligt, men er bare ikke i stand til at gøre noget ved det. Men du kan også stå overfor en medarbejder, der ikke har erkendt at være ramt af stress - og derfor ikke ser et behov for at gøre noget anderledes.

Det kan imidlertid være vanskeligt at tage hul på en samtale om stress. Måske er du:

• usikker på, om du har afkodet signalerne rigtigt?
• bekymret for at gå for tæt på og blande dig i noget, der ikke vedkommer dig?
• bange for at gøre ondt værre?
• Eller måske har du berøringsangst, fordi du ikke ved, hvordan du skal gribe samtalen an?

Uanset hvad, er det din opgave at følge op på din bekymring og finde frem til konkrete løsninger, så din medarbejder hurtigst muligt kommer tilbage i trivsel.

I denne guide gennemgår jeg derfor, hvordan du forbereder, afholde og følger op på samtalen med en stressramt medarbejder.

Spring direkte til de enkelte afsnit i guiden her:

1. Før samtalen
   • Indkald i tide
   • Vær bevidst om din rolle
   • Påtag dig et medansvar
2. Under samtalen
   • Sæt rammen og giv udtryk for din bekymring
   • Afdæk din medarbejders tilstand
   • Identificér stressfaktorer
   • Tag styringen og hjælp med prioritering
   • Tilbyd evt. professionel hjælp
   • Rund af med klare aftaler
3. Efter samtalen
   1. Meld ud til kollegerne
   2. Tag kontakt - og hold den
   3. Opsøg sparring hos lederkollega og HR

Spot tegnene på stress

1. Før samtalen

Forbered dig grundigt, før du tager en dialog med din medarbejder. Indhent oplysninger om arbejdsopgaver og konkrete episoder eller eksempler på ændret adfærd, der bekymrer dig. Undersøg også, hvilken hjælp og støtte din virksomhed kan tilbyde medarbejderen.

Indkald i tide

Indkald til samtalen, når du opdager de første tegn på mistrivsel eller stress. Jo tidligere du sætter ind, jo bedre kan du være med til at forebygge, at situationen eskalerer og din medarbejder bliver sygemeldt.

Forbered din medarbejder på, at du vil indkalde til en samtale om, hvordan han/hun trives - så vedkommende ikke bliver overrumplet eller bekymret, når indkaldelsen pludselig dukker op i kalenderen.

Sæt minimum en time af til samtalen og book et lokale, hvor I kan sidde uforstyrret.

Vær bevidst om din rolle

Det er vigtigt, at du er bevidst om din rolle inden samtalen. Du er leder – ikke hverken psykolog eller pårørende. Du skal udvise forståelse og empati og vide, hvad du kan og ikke kan hjælpe med i situationen.

Stresssymptomer kan udløses af mange forskellige individuelle årsager og hænge sammen med både ting i privatlivet og arbejdslivet. Du kan og skal ikke løse medarbejderens problemer i privatlivet, men du kan tale med medarbejderen om, hvorvidt der er andre, der kan hjælpe på den front.

Det, du derimod kan gøre, er at tale med din medarbejder om, hvilke forhold på arbejdspladser der belaster og har en negativ effekt på trivslen.

Som leder er du den vigtigste vej til bedre trivsel hos medarbejderen, fordi dine handlinger og din kommunikation (eller mangel på samme) i forhold til oplevede krav og ressourcer ofte er en del af problemet.

Påtag dig et medansvar

Den stressramte medarbejder oplever ofte i kølvandet på stresssymptomer en skam og en skyldfølelse over ikke at slå til, gøre det godt nok eller leve op til forventningerne. Du kan derfor opleve, at din stressramte medarbejder vil have en tendens til at tage hele ansvaret på egne skuldre.

Du skal som leder være opmærksom på disse følelser, så du kan håndtere dem og legitimere dem - og frem for alt hjælpe med at fratage de tunge følelser fra din medarbejders skuldre.

Det gør du ved at påtage dig et medansvar for situationen og understrege, at stress ikke er den enkeltes ansvar men derimod et fælles ansvar i organisationen.

2. Under samtalen

Sæt rammen og giv udtryk for din bekymring

Fortæl medarbejderen, hvorfor du har indkaldt, og hvad formålet med mødet er: At du gerne vil tale om, hvordan din medarbejder har det. Gentag det gerne flere gange under samtalen.

Det er afgørende, at du får formidlet klart, at din intention er at vise omsorg og tale om trivsel - ikke at give kritik. Når du er tydelig om formål og rammer for samtalen, mindsker du risikoen for, at din medarbejder går i forsvarsposition, når du italesætter adfærd eller episoder, der bekymrer dig.

Giv herefter udtryk for din bekymring og sæt ord på, hvad du har lagt mærke til. Hold fast i dine observationer – også selvom din medarbejder måske i første omgang bagatelliserer eller afviser din bekymring.

Er din medarbejder selv kommet til dig, kan I gå direkte til at afdække medarbejderens tilstand sammen.

I skal omkring

• Hvorfor dette møde?
• Hvad er formålet og intentionerne bag mødet?
• Hvad er jeg bekymret for, og hvad har jeg lagt mærke til?
• Hvor længe varer mødet?
• Hvad sker der bagefter?

Afdæk din medarbejders tilstand

Tal med din medarbejder om, hvordan han eller hun har det og trives i dagligdagen. Det er vigtigt, at du forholder dig til din medarbejders oplevelse af situationen og finder ud af, hvilken tilstand vedkommende er i.

Du skal afklare, om din medarbejder blot er forbigående presset – eller om der er tale om langvarigt pres, der risikerer at udmønte sig i stress.

Gentag, hvad du har lagt mærke til og hvad, der gør dig bekymret. Hold dig til faktuelle iagttagelser og spørg ind til, om din medarbejder selv har oplevet en ændring. Lyt til svarene og stil uddybende spørgsmål.

Hvis din medarbejder selv har taget initiativ til samtalen, handler det om at spørge ind til medarbejderens oplevelser og få en dybdegående forståelse af, hvordan det er at være medarbejderen, og hvad der presser ham eller hende.

Når vi er stressede, tænker vi ofte uklart og mangler overblik. Hjælp derfor din medarbejder med at formulere sig så præcist som muligt. Det kan du eksempelvis gøre ved at gentage, hvad han/hun siger. Det hjælper også at stille det samme spørgsmål igen eller på en ny måde, indtil du får så ærlige og fyldestgørende svar som muligt.

I skal omkring:

• Hvordan har du det?
• Hvordan trives du med opgaverne?
  • ...med arbejdsmængden?
  • ...med kollegerne?
  • ...med kompleksiteten?
• Hvilke typer af opgaver påvirker systemet?
• Hvad udfordrer dig særligt?
• Hvornår føler du dig mest presset?
• Hvor lader du op, hvilke opgaver giver energi og er okay for dig?

I denne video gennemgår chefpsykolog og stresscoach Nana Therkildsen de typiske reaktioner hos mennesker, som er ramt af stress.

Identificér stressfaktorer

Du skal finde ud af, hvad det er for nogle arbejdsopgaver, omstændigheder eller situationer på arbejdspladsen, der særligt belaster din medarbejder.

Er det mængden af opgaver og krav? Handler det om kompleksiteten, tempoet eller bestemte samarbejdsrelationer? Eller er det noget helt andet, der presser medarbejderen?

Pas på, du ikke kommer til at overtage din medarbejders problem i din iver efter at finde løsninger og give gode råd. Fokusér i første omgang på at lytte og stille spørgsmål, der hjælper dig til bedre at identificere og forstå de konkrete belastninger, din medarbejder oplever.

I skal omkring

• Hvad dræner dig for energi for tiden?
• Hvad oplever du som særligt svært?
• Hvornår føler du dig mest stresset?
• Hvilke opgaver, krav eller forventninger belaster mest?
• Er det uklart, hvilke forventninger organisationen/jeg har til dig?
• Hvilke opgaver kan du ikke løse pga. manglende indsigt, kompetencer eller tid?
• Er der konflikter eller udfordringer i teamet/blandt kolleger?

Tag styringen og hjælp med prioritering

Når du sammen med medarbejderen har identificeret, hvad han eller hun oplever som særligt stressende, kan I begynde at kigge på mulige løsninger.

De fleste mennesker, som er ramt af stress, mister overblik over deres opgaver og er ikke i stand til at skelne vigtigt fra uvigtigt og haster fra ikke-haster. Der er derfor brug for, at du er tydelig som leder og tager styringen.

Tag ansvar for at prioritere og reducere din medarbejders opgaver nu og her. Kommunikér klart, hvilke opgaver din medarbejder forsat skal arbejde med og hvilke, du fjerner midlertidigt med det samme. Gennemgå evt. også medarbejderens kalender og fortæl, hvilke møder han eller hun skal aflyse.

Når du tager hånd om problemet med det samme og hjælper med at vælge til og fra, betyder det i mange tilfælde, at begyndende stress kan tages i opløbet. Overlader du derimod prioriteringsopgaven til din medarbejder, kan det være med til at skubbe vedkommende det sidste stykke ud over kanten.

I skal omkring

• Hvad kan gøre en forskel nu og her?
• Hvilke opgaver skal prioriteres fra?
• Er der brug for at reducere arbejdstiden i en periode?
• Hvad kan jeg gøre, så du får det bedre?
• Hvad kan du selv gøre?
• Er der andet eller andre, der kan hjælpe?
• Er der brug for læge- eller psykologhjælp?

Tilbyd evt. professionel hjælp

Inden du afslutter samtalen, er det vigtigt, at du er afklaret med, om medarbejderen kan fortsætte arbejdet – eller om der er brug for en hel eller delvis sygemelding i en periode.

Er du det mindste i tvivl om, hvilken beslutning der er den rette, bør du anbefale din medarbejder at søge hjælp hos sin læge.

Overvej også, om du vil tilbyde medarbejderen professionel hjælp fra HR eller en professionel stresscoach. Måske har din virksomhed en sundhedsforsikring, hvor medarbejderen kan få hurtig hjælp - eller måske kan du tilbyde en anden form for støtte?

Rund af med klare aftaler

Slut samtalen af med at lave en klar aftale om, hvad der nu skal ske, og hvornår I taler sammen igen. Aftal et ugentligt opfølgningsmøde, hvor I tager temperaturen på medarbejderens tilstand og vender opgaver, arbejdstid og arbejdsindsats.

Vær tydelig omkring, hvilke forventninger du har om arbejdstid, arbejdsopgaver og arbejdsindsats, mens medarbejderen er belastet - fx hvilket tidsrum, du forventer han arbejder.

Skriv alle aftaler ned, så medarbejderen ikke efterfølgende bliver i tvivl eller får dårlig samvittighed. Lav også en aftale om, hvad du melder ud til kollegerne efter mødet.

Er udgangen på samtalen, at din medarbejder bliver sygemeldt enten helt eller delvist, bør du aftale med medarbejderen, hvor ofte I er i kontakt under sygemeldingen. Regelmæssig kontakt gør det langt nemmere at vende tilbage til arbejdspladsen, så hold fast i en tæt dialog - også under en sygemelding.

I skal omkring

• Hvordan har du oplevet samtalen?
• Hvad aftaler vi?
• Hvem gør hvad nu?
• Hvad er næste skridt?
• Hvem skal vide hvad?
• Hvornår og hvordan følger vi op?

Sådan taler du med din medarbejder om stress

• Vær nysgerrig, respektfuld og empatisk.
• Brug korte præcise sætninger og hold pauser i samtalen.
• Gør det klart, at du har din medarbejders trivsel og velbefindende på sinde.
• Vær ærlig omkring dit ærinde, herunder din bekymring og hvad du kan hjælpe med.
• Hav forståelse for, at din medarbejder kan opleve samtalen som svær og skamfuld.
• Husk på, at det du siger let tolkes forkert eller negativt af en medarbejder med stress.
• Anerkend følelsesmæssige reaktioner – du skal ikke trøste, men vise omsorg.
• Vis forståelse for, at din medarbejder måske ikke kan give klare svar eller træffe beslutninger nu og her.
• Gentag vigtige budskaber og opsummér inden du afslutter samtalen.
• Skriv aftaler og vigtige ting ned til medarbejderen.

3. Efter samtalen

Meld ud til kollegerne

Du skal informere teamet og de nærmeste kolleger om de aftaler, som du og den stressramte medarbejder har lavet. Afstem din udmelding med medarbejderen, så du er helt sikker på, at I er enige om, hvad kollegerne får at vide.

Husk også at tage hånd om teamet omkring den stressramte medarbejder. Måske har de i en længere periode bekymret sig og/eller kompenseret for den stressramte og har brug for en klar udmelding om, hvad der nu skal ske.

Det er dit ansvar at prioritere i teamets opgaver og være realistisk omkring, hvad I kan nå, mens en medarbejder har nedsat arbejdsevne.

Den værst tænkelige situation vil være, at flere medarbejdere bukker under for stress. Vær derfor også nysgerrig på, om der er noget underliggende eller strukturelt på spil i afdelingen, som du skal tage hånd om for at forebygge at flere rammes af stress.

• Se også: Online kursus om stress og trivsel

Tag kontakt – og hold den

Det er vigtigt, at du følger op og holder en tæt kontakt med din medarbejder. Hold et ugentligt møde, hvor I gennemgår de aftaler, I har lavet. Hvordan går det? Er arbejdstiden passende? Kan medarbejderen håndtere de aftalte opgaver?

Vurdér fra uge til uge, om der er behov for at justere planen eller sætte yderligere tiltag i gang for at aflaste medarbejderen.

Opsøg sparring hos lederkollega og HR

Tag dig tid til at gennemgå samtalen med en leder- eller HR-kollega. Langt de fleste ledere har på et tidspunkt haft stressramte medarbejdere, og der kan være gode råd og værdifuld sparring at hente – også i forhold til, hvordan du håndterer den videre proces.

Hvis din medarbejder er sygemeldt, har du som arbejdsgiver en række pligter. Du skal blandt andet indkalde medarbejderen til en lovpligtig sygefraværssamtale senest fire uger efter første sygedag, og du skal udarbejde en plan for gradvis tilbagevenden til arbejdet.

Tag evt. fat i din virksomheds HR-funktion, som højst sandsynligt har erfaring med de lovpligtige opgaver, der er forbundet med en sygemelding.

Er din medarbejder (måske) ramt af stress?

Er du i tvivl om, hvordan din medarbejder har det? Så ræk ud for en sikkerheds skyld - og jo før jo bedre.

AS3 Transition tilbyder professionel stresscoaching til medarbejdere og ledere både ved begyndende mistrivsel, ved sværere stresssymptomer og ved sygemeldinger.