Det er muligt at gennemføre en værdig og ordentlig opsigelse digitalt. Men det kræver både forberedelse og blik for den opsagtes private situation. I dette indlæg får du vores bud på, hvordan din virksomhed opsiger en medarbejder digitalt.
Danmark har gennem en årrække været et digitalt foregangsland. Vi er derfor godt rustet til de udfordringer som følger af coronakrisen, hvor mange er tvunget til at arbejde hjemmefra hver for sig.
Da vi generelt er digitalt veltrænede, er det derfor de færreste, der ser problemer i, at samtaler og møder med nærmeste leder og kolleger nu finder sted online. Der er dog én opgave, som langt de fleste, såvel ledere som medarbejdere, foretrækker at tage face-to-face: Opsigelsessamtalen.
Ved enhver opsigelse sidder følelserne jo udenpå tøjet, og det er altså lettest at håndtere den opsagtes reaktioner, når den opsigende leder og medarbejderen befinder sig i samme rum.
Men tvunget af coronakrisen kan din virksomhed være nødt til at opsige digitalt. Og det kan faktisk lade sig gøre på en ordentlig og værdig måde.
Medarbejdere, der har prøvet at blive opsagt via fx Teams eller telefon, giver nemlig udtryk for, at de har oplevet opsigelsessamtalen som ordentligt og værdigt gennemført – når nu situationen var, som den var.
Grundig forberedelse er altafgørende
Som altid, når din virksomhed skal opsige en eller flere medarbejdere, gælder det også i den digitale situation om at være velforberedt.
Specielt ved den digitale opsigelsessamtale er det nyttigt at:
- Udarbejde et talepapir til støtte for den opsigende leder under samtalen. Talepapiret sørger for struktur på samtalen og for at lederen får gennemgået de essentielle punkter.
- Have opsigelsesmaterialet klargjort, sådan at den opsigende leder kan sende det i en mail under eller umiddelbart efter samtalen.
Sørg for at medarbejderen er parat og tilgængelig
Der er ingen medarbejdere, der ønsker at blive præsenteret for en opsigelse, mens børnene kravler rundt på sofaen i baggrunden, eller mens han eller hun står nede i Føtex eller Fakta.
Det er derfor hensigtsmæssigt, at lederen på forhånd inviterer medarbejderen til det digitale møde. Her kan lederen med fordel bede om, at medarbejderen sidder alene og har mulighed for at tale uforstyrret.
Sådan gennemføres selve opsigelsessamtalen
Den opsigende leder bør starte med at beklage, at det er nødvendigt at gennemføre samtalen digitalt – og derefter skal lederen gå direkte til sagen, sådan som man også bør gøre ved almindelige, fysiske opsigelsessamtaler.
Derefter skal lederen følge virksomhedens normale procedurer for opsigelsessamtalen, herunder begrunde opsigelsen og fortælle om betingelser i en eventuel opsigelsesperiode, inden lederen i slutningen af samtalen beder medarbejderen om at kvittere for modtagelsen af opsigelsen ved at besvare mailen.
Aftal en opfølgningssamtale
Det er en god ide at aftale en opfølgningssamtale med det samme. Du kan eksempel sige: ”Jeg ringer til dig i morgen, så vi får mulighed for at tale sammen igen. Så kan vi tale nærmere om detaljerne i din opsigelse, og jeg kan svare på de spørgsmål, du måtte have. Er det ok for dig, at jeg ringer kl. xx?”
På den måde giver opfølgningssamtalen lederen endnu en mulighed for at sikre sig, at medarbejderen er ok.
Den nærmeste familie er tæt på
I disse tider sidder resten af familien jo ofte også hjemme, og flere fortæller, at det har været rart at mærke omsorgen fra familien med det samme. Det har med andre ord stor betydning, at der er fortrolige at tale med umiddelbart efter opsigelsen.
Dette forhold gælder naturligvis ikke medarbejdere, der bor alene. Så i de tilfælde bør I fra virksomhedens side rette en særlig opmærksomhed mod medarbejderen i tiden umiddelbart efter opsigelsessamtalen.
Opmærksomhed på medarbejderen efter samtalen
Som altid ved opsigelser er det vigtigt at have ekstra fokus på medarbejdere, der måske er særligt sårbare – og som sidder alene.
Det gælder i udvidet grad ved digitale opsigelsessamtaler, hvor lederen jo ikke har mulighed for at se, hvordan medarbejderen har det efter samtalen. Det kan derfor være en god ide at overveje muligheden for ekstra opfølgning – fx ved at TR eller HR efterfølgende ringer til medarbejderen for at høre, hvordan han eller hun har det.
Det kan også være en mulighed at bringe nogle af den opsagtes kolleger i spil. Opsagte, der efterfølgende har fået et digitalt kram fra andre kolleger, fortæller, at det har de været vildt glade for – det har betydet meget.
Den opsigende leder kan blive ekstra udfordret
En del ledere, der har prøvet at foretage opsigelser digitalt, forklarer, at de til trods for en grundig forberedelse oplever netop denne form for opsigelser som særligt udfordrende.
Det er som regel ikke selve samtalen, der volder kvaler, men mere den kendsgerning, at lederen ikke har kunnet se medarbejderens reaktion efterfølgende. Ledere fortæller samstemmende: ”Når samtalen er gennemført, bliver forbindelsen jo afbrudt, og så tænker jeg på: Hvordan har min medarbejder det nu?”
Derfor bør HR være ekstra opmærksomme på lederens reaktioner i timerne efter opsigelsen. Ved større opsigelsesrunder, hvor flere ledere opsiger i forskellige teams, kan HR fx tage initiativ til en samlet debriefing af alle ledere mod afslutningen af dagen.
