At afskedige en medarbejder er uden tvivl den mest ubehagelige oplevelse, du kan komme ud for, hvis du sidder i en lederstilling. ”Jeg bliver da berørt hver eneste gang,” siger en erfaren leder.
Kan du bare slå autopiloten til og lukke alle følelser ude, når du opsiger en medarbejder?
”Nej”, lyder det korte svar fra HR Manager Gitte Trier.
Gennem årene har hun i skiftende lederroller gentagne gange haft den svære ledelsesmæssige opgave at sende en medarbejder hjem med en opsigelse i hånden. Og det er ikke en situation, hun nogensinde vænner sig til.
”Det er forfærdelig. Hver eneste gang,” siger hun.
I dag styrer Gitte Trier HR-funktionen hos det rådgivende ingeniørhus Topteam med afdelinger i Skive, Herning og Aarhus. Virksomheden, der tæller godt 40 medarbejdere, har gennem flere år haft medvind, og den vækster stille og roligt med hovedet og hjertet, som de siger i ledelsen.
Derfor hører det også til sjældenhederne, at en medarbejder afskediges. Men hvis det sker, træder Gitte Trier til med den erfaring, hun har opbygget gennem en del år i forskellige lederstillinger – også selvom en opsigelse ifølge hende er lederens værste opgave.
”Som leder skal du have føling med, hvad der rører sig blandt dine medarbejdere. Det betyder, at du ofte kommer ganske tæt på dem. Så hvis du ikke bliver berørt af at opsige en medarbejder, skal du finde dig et andet job,” mener hun.
Vær forberedt
Gennem årene har hun gentagne gange oplevet at få sin nattesøvn spoleret, når næste dags kalender har indeholdt en opsigelsessamtale.
”Når du afskediger en medarbejder, så er det ikke bare en arbejdskraft og noget viden, du siger farvel til. Det er et menneske med følelser indeni. Det kan godt gøre ondt.”
”Men som leder har du også nogle forpligtigelser - og derfor skal enhver opsagt medarbejder behandles ordentlig uanset årsagen til hans eller hendes afskedigelse,” siger Gitte Trier.
Det første hun gør, når hun skal opsige en medarbejder, er at sikre sig, at årsagen og opsigelsesbrevet er fejlfrit.
”Der må ikke kunne stilles spørgsmålstegn ved, om opsigelsen sker på et korrekt, juridisk grundlag. Aldrig nogensinde,” siger hun.
Når den opsagte indkaldes til selve opsigelsessamtalen, bør det ifølge Gitte Trier ske med ganske kort varsel. Medarbejderen skal helt enkelt ikke have mulighed for at gå i flere dage og tænke over, hvad samtalen drejer sig om.
”Når medarbejderen møder ind på arbejde og så indkaldes til et møde samme dag, hvor opsigelsen falder, kan det virke som et overraskelsesangreb.”
”Men det er trods alt bedre end, at medarbejderen indkaldes flere dage i forvejen og så får alt for meget tid til at gå og gruble over mødets indhold,” forklarer hun.
Vælg det rigtige tidspunkt – og kom til sagen
At opsige en medarbejder på en fredag er ifølge Gitte Trier no-go. Og opsigelsen skal altid finde sted først på dagen, mener hun.
”Når medarbejderen har fået opsigelsen, skal han eller hun have mulighed for lige at samle tankerne. Måske skal de have fat i deres fagforening eller familie, og derfor skal opsigelsen finde sted så tidligt på dagen, at den opsagte har god mulighed for at komme i kontakt med dem, som de nu har behov for at skulle tale med.”
Før Gitte Trier træder ind i det lokale, hvor opsigelsen finder sted, sørger hun for, at hun selv er afbalanceret. Og at samtalen foregår et sted, hvor lederen og medarbejderen ikke bliver forstyrret.
”Uanset hvordan medarbejderen reagerer på opsigelsen, skal jeg som opsigende leder være rolig. Hvis ikke jeg rent mentalt er i stand til at få sagt det nødvendige, eller hvis jeg bliver berørt af situationen, går det sjældent godt. Indeni kan jeg sagtens være påvirket af situationen, men udadtil bliver jeg nødt til at signalere ro,” forklarer hun.
Når samtalen er i gang, gør Gitte Trier en dyd ud af, at medarbejderen hurtigt bliver klar over dagsordenen.
”Jeg går til biddet med det samme. Ingen snik-snak. Jeg forklarer som det første, at virksomheden desværre er nødt til at afskedige medarbejderen.”
”Så vender jeg den skrevne opsigelse om, så medarbejderen ikke er i tvivl om, hvad det er, der sker. Så informerer jeg medarbejderen om hans eller hendes rettigheder og åbner op for, at han eller hun kan spørge uddybende ind til afskedigelsen.”
Klappen går altid ned
Det er imidlertid sjældent, at Gitte Trier mødes af ret mange uddybende spørgsmål.
”Langt de fleste, jeg gennem årene har afskediget, stopper med at høre efter i det øjeblik, hvor ordet ’opsigelse’ kommer over mine læber. Klappen går bogstaveligt talt ned,” fortæller Gitte Trier.
Hun har mødt mange forskellige reaktioner fra en opsagt medarbejder. Gråd, lamslåelse, frustration og ekstrem vrede er blot nogle af dem.
”Folk reagerer forskelligt. Meget forskelligt. Og det kan være rigtig hårdt at se på. Men som leder er jeg nødt til at agere professionelt, og derfor går jeg ikke med i grædekoret, selv om den opsagte er meget ked af det. Men jeg giver medarbejderen lov til at græde ud, hvis det er det, de har brug for.”
Gitte Trier har prøvet at opsige medarbejdere af flere forskellige årsager. Men en bestemt årsag synes værre end andre.
”Hvis virksomheden kører dårligt, kan det blive nødvendigt at opsige flere medarbejdere i en større opsigelsesrunde. Og det er hårdt at skulle gøre. Men det er min oplevelse, at det rammer medarbejderen endnu hårdere, hvis han eller hun afskediges, fordi deres kompetencer ikke matcher jobbet længere. Det er jo en slags degradering af dem både menneskeligt og fagligt,” siger hun.
God behandling i tiden efter opsigelsen
Gitte Trier mener ikke, at lange forklaringer eller analyser af, hvad der har ført til afskedigelsen, hører hjemme under en opsigelsessamtale.
”Det bruger jeg ikke tid på. I stedet giver jeg den opsagte mulighed for at mødes med mig efter nogle dage. Så har medarbejderen sundet sig og er bedre i stand til at forstå opsigelsen. Det er imidlertid vigtigt at slå fast, at en opfølgende samtale kun har et formål: at hjælpe medarbejderen til en bedre forståelse af opsigelsen. Det er ikke en diskussion af deres ansættelsesforhold. Den opsigelse, der er udleveret, står fast,” fortæller hun.
For Gitte Trier spiller det ingen rolle, om den medarbejder, der opsiges, bliver fritstillet eller skal arbejde i virksomheden i en eventuel opsigelsesperiode.
”Alle behandles fuldstændig ens. Det gælder både under opsigelsessamtalen, og hvis medarbejderen skal arbejde videre i en opsigelsesperiode. Her skal du som leder sørge for at være ligeså tilgængelig, som du altid har været.”
Husk de blivende medarbejdere
En opsigelse er ikke kun en sag mellem den opsigende leder og den opsagte. Tilbage i virksomheden sidder nemlig ofte en flok medarbejdere, der kan være påvirket af, at en god kollega pludselig forsvinder.
”Jeg sørger altid for, at de medarbejdere, der sidder i samme afdeling som den opsagte, hurtigt bliver kaldt sammen og får at vide, hvad der er sket - og hvad der kommer til at ske i den nærmeste fremtid. Derefter orienteres alle i virksomheden hurtigst muligt. Så undgås rygtedannelse og snak i krogene.”
Gitte Trier råder altid de blivende medarbejdere til at tale med den opsagte om situationen.
”Det værste der kan ske, hvis den opsagte skal arbejde i virksomheden i en opsigelsesperiode, er, at han eller hun føler sig sat uden for døren. Det må simpelthen ikke ske.”
Gitte Trier, HR Manager, Topteam
Læs også:
