Mange danske virksomheder undervurderer betydningen af at få nye medarbejdere indsluset på en god måde. Og det kan få alvorlige konsekvenser. Ifølge en professor kan det nemlig blive en dyr affære, hvis ikke en ny medarbejder hurtigt bliver fortrolig med sine arbejdsopgaver og lærer virksomhedens værdier at kende.
Artiklens indhold
- Formål: Medarbejderen skal ordentlig på plads
- Onboarding starter før første arbejdsdag
- Onboarding af specialister tager længere tid
- Arbejdsopgaver skal være i centrum
- Hastigheden af onboarding skal op
De rigtige medarbejdere er ofte afgørende for en virksomheds succes. Derfor er rekruttering og udvælgelse en vigtig og højt prioriteret opgave i de fleste virksomheder og institutioner.
Men hvad sker der egentlig ude i de danske virksomheder, når den rigtige kandidat er fundet og ansættelseskontrakten er underskrevet?
”Ofte for lidt,” lyder svaret fra Henrik Holt Larsen, professor Emeritus ved Institut for Organisation ved Copenhagen Business School.
Han vurderer, at onboarding og indslusning, altså arbejdet med at få nye medarbejdere integreret i virksomheden, fortsat ikke får tilstrækkelig opmærksomhed herhjemme. Og det kan vise sig at give økonomisk bagslag.
”De fleste virksomheder bruger rigtig, rigtig mange penge og ressourcer på rekruttering og udvælgelse. Men desværre er der også mange virksomheder, der derefter tænker, at de er helt i mål i det øjeblik, hvor ansættelseskontrakten er skrevet under.”
Ifølge Henrik Holt Larsen glemmer de bare det sidste, men vigtige led i kæden; nemlig onboarding.
”Hvis ikke de arbejder systematisk på at få en ny medarbejder ordentlig indsluset i virksomheden, så forsvinder medarbejderen hurtigt igen – og det kan være forbundet med store menneskelige og økonomiske omkostninger,” forklarer han og uddyber:
”Flere undersøgelser viser nemlig, at det meget let kan koste mellem en halv og en hel million kr. at miste en medarbejder. Det kræver nye rekrutteringsomkostninger, men dækker også over tabt produktivitet i det tidsrum, hvor stillingen står tom, og manglende effektivitet indtil en ny medarbejder er nået op på niveau med den tidligere."
Formål: Medarbejderen skal ordentlig på plads
For langt de fleste nyansatte på det danske arbejdsmarked er den første tid i en virksomhed ifølge Henrik Holt Larsen nemlig afgørende for, om han eller hun får sine arbejdsopgaver og virksomhedens værdier ind under huden – og om de hurtigt bevæger sig i en retning af at være på samme niveau som en fuldt performende medarbejder med flere års anciennitet.
”Du kan smadre selv den bedste kandidat med den forkerte velkomst og indslusning på arbejdspladsen. Det er altså ikke nok bare at sige pænt velkommen. Det er en kompleks og ofte langvarig proces, der stiller store krav til den nye medarbejders nærmiljø – og personen selv,” forklarer Henrik Holt Larsen.
”Det betyder ikke, at en medarbejder efter onboarding-processen skal være fuldstændig tatoveret på sjælen med virksomhedens værdier, men han eller hun skal i hvert fald kende dem, og - vigtigst af alt - være helt tryg ved sine arbejdsopgaver.”
Vidste du, at 34% af danskerne, der har foretaget et eksternt jobskifte indenfor de seneste tre år svarer, at de ønsker at skifte job igen grundet dårlig ledelse. Klik herunder og se den samlede undersøgelse.
Onboarding starter før første arbejdsdag
Han mener, at virksomheden gør klogt i at starte et onboarding program i det øjeblik, udvælgelsen af den nye medarbejder har fundet sted.
”Når du trykker medarbejderen i hånden og siger ’tillykke med jobbet’, skal du begynde at tænke på onboarding - også selvom der er en eller to måneder til første arbejdsdag,” siger Henrik Holt Larsen og fortsætter:
”De fleste nyansatte oplever det positivt, at virksomheden viser interesse for dem allerede på dette tidspunkt. Det kan være, at den nye medarbejder bliver inviteret med til nogle møder forud for første dag på arbejdet eller får adgang til forskelligt materiale om virksomheden. Og det giver det resultat, at medarbejderen står meget bedre rustet, når han eller hun dukker op på første arbejdsdag.”
Henrik Holt Larsen forklarer, at når virksomheden lægger de første onboarding-aktiviteter i umiddelbar forlængelse af rekruttering og udvælgelse, har det også den effekt, at der går kortere tid, inden medarbejderen oplever at være fuldt onboardet.
”Den indslusning, der måske tager flere uger eller endda måneder, hvis virksomheden først går i gang på første arbejdsdag, kan forkortes – og gøre det lettere for den nyansatte at opnå flyvehøjde.”
Onboarding af specialister tager længere tid
Længde af den periode og de ressourcer, den enkelte virksomhed skal afsætte til at onboarde en ny medarbejder, afhænger ifølge Henrik Holt Larsen af arbejdets art.
”I et rutinejob, hvor medarbejderen ikke behøver at have hjertet med på arbejdet og kun bruger en mindre del af sin hjerne for at klare opgaverne, kan onboarding typisk klares på få timer,” siger han.
Er der derimod tale om vidensarbejde, hvor arbejdsopgaverne er komplicerede og kræver dyb fortrolighed med virksomhedens værdier og kultur, kan den vare flere år, og i så fald er det vigtigt at bruge ekstra ressourcer og tid på indslusning.
”Det kræver ofte ganske lang tid at onboarde specialister. Eksempelvis kan det tage adskillige år for en kirurg at blive tilstrækkeligt dygtig til at anvende bestemte teknikker eller udstyr. Det samme gælder for eksempel kompliceret juridisk sagsbehandling, ingeniørarbejde og forskning. Så her er onboarding-forløbet selvsagt ganske langvarigt,” fortæller Henrik Holt Larsen.
Virksomheder, der beskæftiger højt specialiseret arbejdskraft, er derfor nødsaget til at tænke onboarding ind i deres strategi.
”Hvis en virksomhed ved, at en specialist går på pension om to-tre år, og vedkommendes job har en karakter, der kræver et langt onboarding-forløb for afløseren – ja, så skal virksomheden sørge for at rekruttere og onboarde en kandidat i god tid. Dermed undgår virksomheden at miste momentum eller konkurrenceevne i det øjeblik, den specialiserede medarbejder går på pension,” forklarer Henrik Holt Larsen.
Arbejdsopgaver skal være i centrum
Der findes utrolig mange måder at planlægge et onboarding-forløb på. Og nogle er ifølge professoren bedre end andre.
”Når en ny medarbejder onboardes, er der som regel en basal viden om virksomheden, der er rar at få, eksempelvis hvor toiletterne er, og om der er bestemte pladser i kantinen, man ikke skal sætte sig på. Og det kan være en rigtig god idé at tilknytte en af de senest ankomne medarbejdere som en slags mentor. For mentoren har jo i frisk erindring, hvordan det er at være ny – og hvilke spørgsmål de selv stod med i starten af deres ansættelse,” forklarer Henrik Holt Larsen.
”Det vigtigste i alle onboarding-forløb er dog arbejdsopgaverne. Og derfor skal den nye medarbejder hurtigst muligt have lov til at prøve sine evner af i praksis. De opgaver, han eller hun stilles overfor, skal have et niveau, så medarbejderen bliver udfordret, men samtidig føler sig tryg og ikke kommer ud på for dybt vand. Der skal altid være en livline, som medarbejderen kan gribe fat i, hvis han eller hun kommer i tvivl,” forklarer Henrik Holt Larsen.
Hastigheden af onboarding skal op
I øjeblikket er det danske arbejdsmarked enormt dynamisk, og flere end 800.000 danskere skifter job, enten internt eller eksternt, alene i år. Det betyder, at mere end hver tredje på arbejdsmarkedet får nye arbejdsfunktioner, et helt nyt job eller en anden stillingsbetegnelse i løbet af dette år.
”Den danske arbejdsstyrke er så at sige på gennemrejse. Kortere ansættelser og løst tilknyttede medarbejdere vinder frem overalt. Og det får også stor betydning for de metoder, virksomhederne bruger til at få folk om bord på arbejdspladsen. Indslusning skal helt enkelt gå hurtigere end tidligere, ellers når virksomheden aldrig at se resultaterne af deres onboarding-indsatser,” mener Henrik Holt Larsen.
Kravet om øget hastighed på indslusning forstærkes også af en anden tendens på arbejdsmarkedet.
”I dag er det et stigende krav, at medarbejderen både har hjerte og hjerne med på arbejde. En ny medarbejder skal hurtigt op i gear og vise engagement, passion og loyalitet. Og hvis ikke virksomheden formår at bringe de egenskaber frem i medarbejderen ret hurtigt efter ansættelsen, så begynder de måske at kede sig – og så er de snart på vej væk fra virksomheden igen.”
Henrik Holt Larsen er professor i Human Resource Management (HRM) ved Institut for Organisation ved Copenhagen Business School. Han er forfatter eller medforfatter til ca. 30 bøger samt mere end 175 danske og udenlandske artikler om HRM. Hans primære forskningsområde er udvikling af arbejdslivets menneskelige ressourcer, specielt karriereudvikling, kompetenceudvikling, medarbejdersamtaler og strategisk HRM.
