Det fælles ansvar: Stresshåndtering er kunsten at løfte i flok

Hvordan forholder du dig, hvis du selv eller en af dine kolleger rammes af stress? Det afhænger fuldstændigt af om du er topleder, kollega eller nærmeste leder for en stressramt. Få Erhvervspsykolog Thomas Langes anbefalinger her.

Næsten hver femte dansker føler fra tid til anden stressen banke på. Det viser undersøgelsen AS3 Jobsurvey - en repræsentativ undersøgelse af danskerne gennemført i samarbejde med analyseinstituttet Epinion.

Måske er du selv en af dem, der enten er eller har været ramt? Eller måske har du en kollega, der lige nu er sygemeldt på grund af stress?

I undersøgelsen spørger vi også danskerne om, hvilke forhold der oftest fører til stress. Her svarede næsten alle, at stressen skyldtes forhold på arbejdspladsen.

Arbejdspladsen og dens forhold spiller med andre ord en afgørende rolle, når mennesker rammes af stress. Og derfor har alle på arbejdspladsen et ansvar for at løfte i flok, når stress skal forebygges eller stressramte skal støttes.

Ansvaret varierer dog efter, hvilken kasket du har på, når du går på arbejde.

Kend IGLO-modellen

Dit ansvar afhænger også af, om du arbejder med stress på et organisatorisk plan som en del af topledelsen, HR eller Arbejdsmiljøorganisation (AMO), er leder for den stressramte, kollega til personen eller du selv er ramt af stress.

De forskellige, individuelle niveauer ved stresshåndtering beskrives bedst gennem IGLO-modellen.

I det følgende vil jeg gennemgå, hvordan du kan håndtere stress, alt efter din organisatoriske position i forhold til den stressramte medarbejder. Mine anbefalinger udgør ikke en komplet opskrift på stresshåndtering. Det er stress et alt for komplekst emne til. Men når jeg alligevel kommer med nogle udvalgte råd undervejs, er det med et håb om at komme en udbredt berøringsangst til livs.

Undervisere på førstehjælpskurser har især et hovedbudskab: Gør noget!

Præcis det samme gælder for stresshåndtering. Det værste, du kan gøre, er nemlig at gøre ingenting.

Individ: ”Hjææælp, jeg er ramt af stress!”

Stress er ikke er noget inde i det enkelte menneske.

Stress opstår som en menneskelig reaktion på en kompleks interaktion mellem det enkelte menneske, og de omgivelser personen agerer i. Jeg anvender retorikken ”ramt af stress” for at understrege netop denne pointe.

Da arbejdslivet er den største kilde til stress, er det væsentligt at se på, hvilke interaktioner den enkelte medarbejder har med omgivelserne i sit arbejdsliv. Omgivelserne dækker her over en lang række faktorer som eksempelvis arbejdsgange, arbejdsbyrde, indhold i arbejdsopgaver, KPI’er, medarbejderens relationer til kolleger, leder eller kunder, arbejdsmiljøet, kulturen etc.

Du kan så med rette spørge, om man som stressramt så helt og aldeles underlagt en ulykkelig organisatorisk skæbne?

Nej, om end dine ressourcer er reduceret, når du er stressramt, har du stadig et ansvar og en række muligheder.

Som overskriften på dette afsnit antyder, er din vigtigste opgave at række ud efter hjælp. Og jo længere tid, du bærer stressen alene, desto mere svækkes dine ressourcer og dermed din mulighed for på egen hånd at bryde ud af den opslidende og selvforstærkende stressspiral.

Hvem skal du egentlig tale med?

Du kan række ud efter hjælp på flere måder:

• At tage fat i din nærmeste leder er et utrolig vigtigt skridt (også hvis du selv er leder, om end det kan opleves som endnu sværere). Din leder kan hjælpe dig med at skabe det overblik over dine opgaver, som stressen har frarøvet dig. Samtidig kan han eller hun prioritere dine opgaver sammen med dig (eller for dig) i forhold til, hvilke opgaver der haster og er vigtige, samt hvilke du kan parkere eller afhænde til andre. På denne måde kan I sammen få genskabt en god balance mellem de krav og ressourcer, du oplever i dit arbejde. 

• At tale med lederen er vigtigt, men for nogle kan det også være intimiderende på grund af det tabu, der er forbundet med stress kombineret med den ulige magtrelation mellem medarbejder og leder. Hvis du ikke er klar (endnu) til at gå til din leder, så tag som minimum fat i en kollega, du har tillid til. Mange stressramte tror, at det er dem selv, der er noget galt med og forsøger derfor at ”arbejde sig ud af stressen”. Dette er i langt de fleste tilfælde suverænt brændstof for stressen. At få et realitetstjek hos en kollega via en omsorgsfuld dialog kan derimod være en effektiv brandslukker.

• Hvis ikke du føler dig klar til at gå til din leder, bør du også gå via HR eller din arbejdsmiljøorganisation (AMO), såfremt disse muligheder findes på din arbejdsplads. De kan hjælpe dig med at få overblik over, hvilke ordninger din virksomhed kan tilbyde, eksempelvis sundhedsforsikring eller psykologordning. Derudover kan de også agere bindeled mellem dig og din leder, hvis du ikke er helt tryg ved dialogen.

• Derudover bør du søge læge hurtigst muligt og få en lægefaglig vurdering af, hvad der er bedst for dit helbred ud fra et medicinsk perspektiv. Denne vurdering bør du inddrage i dine overvejelser angående en potentiel sygemelding.

Gruppe: ”Min kollega er ramt af stress, hvad gør jeg?”

Hvis din kollega er stressramt, har du (også) et stort ansvar.

Som kollega er du ofte blandt dem, der har hyppig kontakt med den stressramte - og dermed bærer du populært sagt en stor del af den stressramtes liv i dine hænder.

At være ramt af stress kan skabe store følelser af skam og skyld. Den kulturelle tabuisering af stress betyder, at du ikke kan være sikker på, at din kollega har ressourcerne til at række ud efter din hjælp. Derfor har du et ansvar for at være opmærksom på din kollega og tage initiativet til dialog. Udover at en omsorgsfuld relation i sig selv kan gøre en forskel for den stressramte, kan du også støtte personen i at samle mod til at inddrage jeres leder og/eller HR samt søge egen læge.

Derudover kan du som kollega til den stressramte være en god støtte i det daglige arbejde i forhold til den stressramtes besvær med at sige fra over for opgaver.

Fra socialpsykologisk forskning ved vi, at jo flere medarbejdere, der potentielt kunne træde til og hjælpe den stressramte, jo mindre er sandsynligheden for, at den enkelte kollega rent faktisk gør det. ”Mon ikke der er en anden, der tager hånd om det” er en særdeles effektiv og alt for udbredt rationalisering til at slippe for at tage ansvar for andres menneskers velbefindende – også på arbejdet.

Men husk, det værste du kan gøre, er at gøre ingenting.

Leder: Tag kontakt – og hold den

Som leder er du formentlig skarp til at holde overblikket over, hvilke forretningsmæssige informationer, du skal bruge hvornår, samt hvordan du indhenter dem. Og hvis du oplever at mangle data, er du sikkert også hurtigt til at rykke de relevante kanaler for at få fat i dem.

Dine medarbejderes trivsels- og stressniveau kan dog sommetider blive nedprioritetet, når du skal scrolle løs i et væk bare for at komme forbi dine ulæste mails i indbakken. Samtidig er din kalender måske propfyldt, og din opmærksomheds spændvidde er allerede under massivt pres fra omverdenen.

Med andre ord er der risiko for, at dine medarbejderes trivsels- og stressniveau (u)bevidst nedprioriteres - altså uden det nødvendigvis skyldes dårlige intentioner fra din side.

Hold øje med medarbejderens adfærd

Når det kommer til stresshåndtering af en stressramt medarbejder er det første og måske vigtigste skridt dog at være tæt på dine medarbejdere, så du har muligheden for at opdage ændringer i deres adfærd og handle derpå.

Det vil sige, at du skal være klar til at tage dialogen om trivsel og stress løbende – især under forandringsprocesser (og dem vil de fleste organisationer opleve i et større eller mindre omfang på bagkant af coronakrisen).

Holder medarbejderen sig mere for sig selv end vanligt? Hilser han ikke længere, når jeres veje krydser på gangene? Er working lunch gået fra en undtagelse til normalen? Tikker der mail ind fra din medarbejder på usædvanlige tidspunkter om aftenen, natten eller i weekenden?

Den slags ændringer bør du som leder være opmærksom på og handle på. Altid.

Har du sagt ja til at være leder, har du sagt ja til at bære en stor del af dine medarbejderes liv i dine hænder, og du har sagt ja til at have svære samtale med mennesker, der potentielt kan være stærkt følelsesmæssigt påvirkede.

Sådan håndterer du din medarbejders stress

Når du som leder har fået skabt den nærhed og tillid, der gør, at du kan spotte stresssymptomer hos dine medarbejdere, eller de selv rækker ud til dig, så snart de oplever stressen (dette gør kun en tredjedel af alle medarbejdere, skal du vide), så er du godt i gang med stresshåndtering og -forebyggelse.

Når først du sidder overfor din stressramte medarbejder, er der dog en række ting, du som leder skal være opmærksom på:

• Tag styringen på samtalen og insister på, at I skal tale om medarbejderens stressniveau.
  
  
• Vær tydelig omkring dine intentioner med samtalen – at du er bekymret for personen og vil ham/hende det bedste. Din medarbejder vil formentlig være nervøs for at miste sit job, bestemte opgaver og/eller din anerkendelse og respekt. Derfor er din tydelige og omsorgsfulde rammesætning afgørende for, at din medarbejder tør åbne op.
  
  
• Brug nogle konkrete værktøjer til at undersøge din medarbejders situation (f.eks. krav-ressourcemodellen eller vigtig/haster-kvadranten). Undersøg i fællesskab, hvilke tiltag der ville kunne gøre en forskel for medarbejderen. Pas på du ikke har løsning med i tasken på vej ind til samtalen. Giv dig tid til at forstå din medarbejders perspektiv først.
  
  
• Undersøg din medarbejders overvejelser ift. sygemelding og anbefal på det kraftigeste, at han/hun opsøger egen læge, så overvejelserne kan tilføres et lægefagligt perspektiv.
  
  
• Vælger medarbejderen at sygemelde sig, så er du ansvarlig for, at I får lavet tydelige aftaler om, hvem der overtager hvilke opgaver.
  
  
• Sygemelding eller ej, skal du som leder tage ansvar for, at I får fulgt op. Spørg ind til, hvor ofte medarbejderen tænker det skal være og inddrag dette i din beslutning om opfølgning. Udebliver opfølgningen kan jeres samtale give decideret bagslag, da medarbejderen vil opleve det som tillidsbrud.
  
  
• Sygemelding eller ej, skal I drøfte, hvordan din medarbejders situation skal kommunikeres til relevante parter. Hvad har din medarbejder brug for fra dig i den forbindelse?

Det kan måske virke som en mundfuld, hvis man er leder i en virksomhed med forkærlighed for tal, maskiner eller sågar kunstig intelligens. Se derfor punkterne herover som støtte.

Ingen ledere mestrer nemlig dialogen med en stressramt medarbejder til perfektion i første hug – det er en (afgørende) ledelsesmæssig kompetence, der skal trænes på lige fod med evne til at knuse tal eller projektstyre.

Husk blot, det værste du kan gøre, er at gøre ingenting.

Topledelsen: ”Ingen må blive syge af at gå på arbejde hos os”

Ovenstående citat er taget fra topledelsen i en virksomhed, vi i AS3 samarbejdede med for at forebygge stress. Den eksemplificerer dit ansvar som topleder for at gå forrest og sende tydelige signaler om prioriteringen af trivsel og stressforebyggelse.

Din virksomhed har formentligt et årshjul med en lang række presserende projekter og fokusområder, så hvis ikke du viser gennemslagskraft ift. din vision inden for trivsel og stressforebyggelse, vil temaet drukne i støjen fra virksomhedens maskinrum.

I dette afsnit har jeg valgt at fortolke IGLO’s organisationsniveau som både topledelse, HR og AMO. Dette skyldes, at disse tre enheder kan påvirke organisation på kryds og tværs både horisontalt og vertikalt. Først vil jeg beskrive topledelsens ansvar, og dernæst har jeg valgt at slå HR og AMO sammen, da deres ansvar overlapper en del.

Trivsel og strategi skal hænge sammen

Først topledelsen; som topleder er det nemlig vigtigt, at du sender et tydeligt signal om, at du prioriterer trivsel og stressforebyggelse i virksomheden.

Du skal gøre dig klart, hvordan trivselsindsatsen hænger sammen med jeres strategiske målsætninger. Hvis ikke du erkender denne kobling, vil trivsel og forretning forblive kunstigt adskilt, og hvad mon så får dit fokus i det daglige?

Det skal altså være eksplicit formuleret, hvorfor og hvordan I vil arbejde med trivslen, samt hvilke effekter I vil se hvornår (f.eks. ud fra SMART-modellen).

Hos AS3 engagerer vi topledelsen som det allerførste, når kunden køber vores trivselsmåling EVI og dertilhørende ydelser.

Den trivselsmåling, vi har udviklet, består af blot 15 spørgsmål, den bruges til at måle trivslen hver 6-8 uge for at få et reelt (modsat forældet) billede af trivsel og stressrisiko i virksomheden. Samtidig lægger vi vægt på at udarbejde en struktur for opfølgning efter hver måling. En prioritering, du som topleder skal kunne kommunikere tydeligt.

Undersøgelser viser, at målinger uden opfølgning i bedste fald har ingen effekt og i værste fald gør skade grundet oplevelsen af tillidsbrud mellem medarbejdere og (top)ledelsen.

Derudover skal du som topleder turde kigge indad. Mange virksomheder praktiserer en form for outsourcing af stresshåndtering, hvor den stressramte sendes ud af huset til psykolog og kan vende tilbage, når han/hun er rask. Oplever I gentagne gange stressrelaterede sygemeldinger i din virksomhed, bør du igangsætte en undersøgelse af jeres kultur. Som nævnt er stress nærmere noget, der opstår i omgivelserne mellem mennesker på arbejdspladsen end inde i den enkelte medarbejder.

Så tænk gerne over, hvilke forhold og strukturer i din organisation der kan være med til at antænde stress i din organisation?

HR og AMO: Vær bindeled på tværs af niveauer

Som repræsentant for HR eller AMO er én af dine vigtigste opgaver at agere bindeled mellem organisationens forskellige enheder – vertikalt og horisontalt, når en medarbejder er ramt af stress.

Du kan ikke være sikker på, de enkelte ledere kontakter dig for din hjælp, så en del af dit arbejde ligger naturligvis i at være synlig i organisationen samt skabe tillid til lederne, således de involverer dig efter behov.

På et mere organisatorisk plan har du et medansvar for, at lederne i jeres virksomhed er klædt på til opgaven ift. at fastholde trivsel og forebygge samt håndtere stress – både hos dem selv og deres medarbejdere. Derudover er du en afgørende informationskanal til din topledelse ift. data på trivsel og stress.

Lav noget larm

Det er altså dit ansvar at kæmpe for, at relevant data kommer op i systemet. Her kæmper du mod diverse forretningsmæssige nøgletal, så du skal turde larme lidt for at fange topledelsens opmærksomhed.

Bliver du kontaktet af en stressramt medarbejder, bliver du en afgørende støtte for personen, og du bør arbejde hen imod involvering af medarbejderens leder og læge.

Det skal dog ske med forståelse for, at medarbejderen formentlig kommer til dig, fordi personen ikke føler sig tryg ved at gå direkte til sin leder. Du skal altså kunne hvile i det dilemma, indtil medarbejderen er klar.

Har du fingeren på pulsen? 

Uanset hvor du befinder dig i organisationen, vil jeg afsluttende bede dig reflektere over, hvor på nedenstående skala, du befinder dig? Og hvor dine nærmeste kolleger mon er?

Er du leder, vil jeg også opfordre dig til at placere dine medarbejder og bemærke, hvilke medarbejdere der er sværere at placere end andre.

Gad vide, hvad øvelsen kalder på hos dig?