Hvis tiden løber fra dig, så tag den tilbage med Timeblocking

Nysgerrig på, hvordan du udnytter vores mest knappe og dyrebare ressource bedst? Lær at omfavne dine begrænsninger, og få værktøjerne til endelig at nå omkring dét, der tæller.

Kæmper du også en (ulige) kamp mod uendelige to do-lister, en overbooket kalender og en uoverskuelig indbakke?  

Samtidig med, at du febrilsk forsøger at kæmpe dig forbi endeløse distraktioner i selskab med din (hastigt) svindende koncentrationsevne?

Velkommen i klubben – vi er mange på det hold.  

Alligevel formår vi sjældent at se sammenhængen mellem de daglige kampe mod tiden og det ultimative spørgsmål: hvorvidt vi forvalter vores korte tid på planeten rigtigt.  

For når den ultimative tidsregning gøres op, har du cirka 4000 uger at gøre godt med i dit liv. Hvis du vel at mærke er så heldig at runde de 80 år.  

Dette tankevækkende perspektiv kan få de fleste af os op af stolen og i gang med at overveje, om vi egentlig bruger tiden rigtigt. Jeg gætter på, det også gælder dig, eftersom du har læst hertil.  

Jeg påstår ikke, at jeg har svaret på netop det store, eksistentielle spørgsmål. Så overmodig er jeg trods alt ikke.  Men jeg kan måske give dig et skarpere blik for, hvordan du bruger din tid, og en række greb, som giver dig magten over din tid tilbage.  

I sidste ende er det mit håb, at du vil opnå en større tilfredsstillelse ved dagligt at være optaget af meningsfulde aktiviteter. 
 

Tag tiden tilbage med Timeblocking

I sin bog "Firetusind uger" fremhæver Oliver Burkeman nødvendigheden af bevidst at forvalte og prioritere sin tid. Hvis du vel og mærke vil nå de ting, der virkelig betyder noget for dig.  

En af løsningerne hedder ifølge Burkeman timeblocking – eller tidsblokering på dansk. Og nej, det handler ikke om at presse mest muligt ind på kortest mulig tid, men derimod om bevidst at planlægge og prioritere din tid efter de ting, som er vigtige for dig.  

Ikke for at nå mere, men for at nå det rigtige.  

Du kender garanteret fornemmelsen af en arbejdsdag, der bare kører på skinner. Du er effektiv, fokuseret og holder overblikket trods mange bolde i luften. Sådan en dag giver en fantastisk følelse af præstation.  

Problemet er bare, at de færreste arbejdspladser er indrettet til at understøtte denne måde at arbejde på. Det er her, timeblocking er din ven.

Det er en måde at fastholde fokus og mening i en travl hverdag, hvor du nemt kommer til at kaste dig ind i møder, opgaver og forpligtelser, som du egentlig ikke hverken ønskede, behøvede eller kan se meningen i.  

Helt grundlæggende handler det om at tage magten over din tid tilbage og frigøre tid til dét, der tæller. Som fx fokuseret ‘deep work’; den type arbejde, der for alvor skaber værdi i en lang række job, måske også dit.  

Det dybe arbejde er kendetegnet ved den slags distraktionsfri koncentration, hvor du strækker dine kognitive evner til det yderste, skaber ny værdi, forbedrer dig og ofte laver ting, der er svære at kopiere.

Frigør dig fra tidens tyranni

Timeblocking handler også om at frigøre dig fra tidens tyranni, så du ikke længere konstant løber efter andre menneskers dagsordener, men går stille og roligt efter din egen.  

Et godt eksempel er din indbakke. I stedet for konstant at tjekke og besvare mails i takt med, at de triller ind, kan du dedikere en tidsblok i kalenderen til formålet. På den måde tager du ejerskab over din tid, i stedet for at lade indbakken diktere den.

Et andet eksempel er din kalender. Ved at afsætte blokke i den kalender til de opgaver, du vil prioritere at lave, øger du ikke bare sandsynlighedens for at komme i mål men også tilfredsstillelsen ved den meningsfulde produktivitet, du skaber.  

Særligt, hvis du altså er realistisk omkring den tid, du sætter af, og det du forventer at nå.  

Har du en Colgate kalender - altså én af dem med nul huller – bør du overveje, om alle møder vitterlig er nødvendige. Uden afmålte blokke til forberedelse, opgaveløsning og mental opladning, er én ting nemlig helt sikkert: Du vil opleve konstant tidspres, med alle de afledte negative konsekvenser, det har for dig og dit helbred.

Hvordan bruger du din tid?

Vil du i gang med Timeblocking, bør du starte med at danne dig et overblik over, hvordan du bruger din tid på arbejdet i dag.  

Du kan fx i en periode på 2-3 uger tidsregistrere, hver gang du påbegynder og slutter en opgave. Registrér også den tid, du bruger på fx forberedelse, møder, og mentale pauser. Og sidst men ikke mindst: registrér alle de gange, du bliver forstyrret eller afbrudt – både af dig selv og andre.  

Måske tænker du, at en lille forstyrrelse hist og pist vel ikke kan være så farlig. Men faktisk kan det tage dig op til 25 minutter at komme tilbage i fokus, hvis du bliver forstyrret, mens du er i flow med en opgave.  

Tidsregistrering over en længere periode giver dig et vigtigt indblik i, hvordan fordelingen af forskellige opgaver reelt ser ud – og hvad der fylder i din hverdag ud over dine vigtigste arbejdsopgaver.  

Det er nemlig ingen hemmelighed, at vi ofte har et lidt andet billede af vores tidsforvaltning, end sådan som det reelt ser ud.  

Når du har skabt overblikket, er du klar til at lave analysen. Stil dig selv følgende spørgsmål:

Opgaver

• Hvilke typer af opgaver fylder mest i din kalender?
• Hvad kendetegner dem?  
  • Kræver de fordybelse eller samarbejde?  
  • Er de planlagte eller mere tilfældige?
  • Er de ’bestilt’ af dig selv, din leder, kolleger, kunder eller andre?
• Hvor vigtige er de på en skala fra 1-5?
• Hvor meningsfulde er de for dig på en skala fra 1-5?  
• Hvor tidskrævende er de på en skala fra 1-5?

Møder  

• Hvor meget tid fylder møder i din kalender?
• Hvilke møder fylder mest, og hvad kendetegner dem?
• Er det orienteringsmøder, arbejdsmøder eller beslutningsmøder?
• Er du passiv eller aktiv deltager? Mødeleder?
• Hvor vigtige er de for dit arbejde på en skala fra 1-5?
• Hvor meningsfulde er de for dig på en skala fra 1-5?

Forstyrrelser

• Hvor meget tid fylder forstyrrelser i din kalender?  
• Hvad er top fem forstyrrelseskilder i din dagligdag?

Bliv skarp på dine prioriteringskriterier

Du har skabt overblikket og lavet analysen. Nu kommer 100.000 kroner spørgsmålet: Hvordan skal du prioritere din tid?

Lige præcis det spørgsmål, kan kun du besvare. Men et godt sted at starte er at blive helt skarp på dine prioriteringskriterier.  

For hvordan prioriterer du dine opgaver, hvis chefen hele tiden pointerer, at det her er megavigtigt, den her opgave haster, den tredje er ASAP og resten er førsteprioriteter?  

Her er det vigtigt at skille skidt fra kanel. Alt, hvad der er vigtigt, haster nødvendigvis ikke, og alt, hvad der haster, er ikke nødvendigvis vigtigt. Dan dig derfor en god forståelse af, hvilke opgaver der rent faktisk er vigtige, og hvilke opgaver der haster – eller begge dele. Du kan med fordel anvende en matrix-metode med en ABCD-prioritering, som modellen herunder illustrerer:

På denne måde kan du kategorisere dine opgaver, lave den bedst mulige prioritering og udrydde de opgaver, der mest af alt er tidsrøvere. 

Bliver din dag fyldt med opgaver, som andre dikterer for dig? Så bør du måske holde dit eget lille strategimøde. For hvad er egentlig din kerneopgave, hvor vil du gerne bevæge dig hen, og hvordan kommer du derhen? 

Jo stærkere du har defineret din egen rolle, opgave og formål, jo lettere får du ved at prioritere i de opgaver, der lander på dit bord. 

Fokusér på kvalitet frem for kvantitet

Der er ikke mange enkle og hurtige regler for tidsstyring, der gælder for alle, altid, uanset situation eller personlighed. Måske med undtagelse af en: Du kan næsten helt sikkert ikke udføre den slags arbejde, der kræver seriøst mentalt fokus i mere end tre til fire timer om dagen.

Så drop antagelsen om, at du gør størst fremskridt på dine vigtigste projekter ved at arbejde i længere tid. Kvantitet er ikke vejen frem her.

Sørg i stedet for at afgrænse tre-fire timer, hvor du har mulighed for at arbejde fokuseret og uforstyrret. Ideelt om morgenen, når dit energiniveau er højest.  

• Sæt tid af i din kalender til krævende opgaver
• Find et sted, hvor du ikke bliver forstyrret  
• Book et mødelokale, tag en dag på hjemmekontoret eller i bibliotekets stillesal.

Slip også den perfektionistiske forestilling om, at e-mails, møder, digitale distraktioner og andre afbrydelser skal skæres væk til praktisk talt ingenting.  

Fokusér i stedet på at beskytte dine fire timer – og tag det så helt roligt, hvis resten af ​​dagen er præget af spredt fægtning, tilfældigheder og uforudsete opgaver, der lander på dit bord.  

Husk: Overspringshandlinger er ikke til at undgå. Hvis du fanger dig selv i at gå over til en overspringshandling, så spørg dig selv, om det mon er fordi, der er noget i opgaven, der står i vejen for dig – eller om du faktisk har brug for en pause, og din hjerne kalder på lidt frisk luft.  

Tjek ud af den uproduktive travlhedskultur

En anden – og uden tvivl vigtigere lektion - er ikke så meget en tidsstyringstaktik som et internt psykologisk arbejde: Du skal stoppe med at kræve mere af dig selv end tre-fire timers dagligt mentalt arbejde af høj kvalitet. Det er et vigtigt perspektiv, som ofte mangler i den aktuelle debat om mistrivsel og stress på arbejdsmarkedet.  

Ja, det er sandt, at vi lever i et samfund, der kræver (for) meget af os, og som får mange til at føle, at de aldrig slår til eller når nok. Det er også rigtigt, at vi i stigende grad har tendens til at blive nervøse og ængstelige, hvis vi ikke føler, at vi er produktive.  

Den klassiske, men dumme løsning er, at vi presser os selv mere - ud over de fornuftige grænser for daglig aktivitet, - når det at gøre mindre ville have været mere produktivt i det lange løb.

Hvor langt du kan tjekke ud af den både usunde og uproduktive travlhedskultur afhænger selvfølgelig af din situation. Men uanset din situation, kan du vælge ikke at samarbejde med den.  

Ja, du kan faktisk opgive den vrangforestilling, at hvis du bare presser liiidt mere arbejde ind, vil du endelig føle dig "i kontrol" og "på toppen af ​​alt".  

Den virkelig værdifulde færdighed her er nemlig ikke evnen til at presse dig selv hårdere, men derimod evnen til at stoppe op og restituere - trods ubehaget ved at vide, at arbejdet er ufærdigt, mails ubesvarede og andres krav uopfyldte.

Der kommer en dag i morgen, og ofte når du både mere og bedre ved at arbejde langsommere og dybere.  

Gør tidsstyring til et kollektivt ansvar

Indrømmet. Helt nemt er det ikke. Du er nødt til at være konsekvent og dagligt øve dig i at sige fra og sige nej.  

Når chefen fx vil have dig til at springe på en ekstra og uforudset opgave. Når kollegaen stikker hovedet ind og beder om din hjælp nu og her. Eller når et møde tikker ind i kalenderen oveni din planlagte fokustid.  

Kan det lade sig gøre altid og i alle situationer? Nej, det vil være utopi at tro. Men du skal tage rollen som gatekeeper af din egen tid seriøst og være bevidst om, hvornår du vælger til og fra – og hvorfor.

Det er dit ansvar, at din leder, dine kolleger og samarbejdspartnere får indblik i, hvordan du arbejder bedst. Og hvis du ikke selv respekterer din egen tid, er det svært at bede andre om at gøre det.  

Men er det så kun dit ansvar at passe på tiden?

Nej. En kollektiv indsats vil klart være at foretrække. Derfor bør du også foreslå din arbejdsplads forskellige tiltag, der kan forbedre rammerne for kvalitetsarbejde.  

Her taler jeg ikke om revolutionerende tiltag, men enkle justeringer i hverdagen.  

• I kan fx indføre to timers stilletid om formiddagen, så forstyrrelser her holdes på et absolut minimum, og I får plads til deep work.
• I kan indstille Outlook til automatisk at vælge mellem 15, 25 eller 45 minutters møder.  
• Eller I kan udstyre alle medarbejdere med Pomodoro-lamper til computerskærmen, så man via farverne grøn og rød kan signalere, om man må forstyrres eller ej.

Men husk, i kampen mellem den hurtige og den langsomme tid, vil den hurtige tid altid kvæle den langsomme. Du kan altså ikke vente på, at andre sikrer dig rammer og tid til deep work, for det har lange udsigter. I stedet må du aktivt prioritere tiden og rammerne til det.