Konfliktskyhed stod i vejen
Det overraskede HR-direktør Natja Aaberg Hornsbæk, hvor stor en barriere konfliktskyhed udgjorde i organisationen. Mange ledere holdt sig tilbage fra at tage samtaler om sygefravær – ikke fordi de ikke ville deres medarbejdere det godt, men fordi de var bange for at skade relationen.
- Der var en tendens til, at samtalen blev undgået. Mange frygtede, at det ville føles som en irettesættelse, eller som om man ikke havde tillid til medarbejderen. Men det er jo netop i forsøget på at skåne, at man nogle gange kommer til at svigte, siger Natja.
For Elis var det afgørende at aflive myten om, at samtalen er en konfrontation. Det handler ikke om at pege fingre, men om at række hånden ud og tilbyde støtte.
- Det er faktisk et udtryk for stor omsorg at tage samtalen, også selvom den er svær. For hvis du ikke gør det, risikerer du, at det ender i en afskedigelse, og at medarbejderen sidder tilbage og tænker: ’Hvorfor sagde du ikke noget tidligere?’
Hun peger også på, at lederen har brug for viden for at kunne handle ansvarligt og i tide.
- Vi skal turde være nysgerrige. Har fraværet noget med mig som leder at gøre? Handler det om arbejdsopgaverne? Er der noget i arbejdsmiljøet, vi skal justere? Vi kan ikke løse noget, vi ikke kender til, og det kræver, at vi tager samtalen og spørger nysgerrigt ind. Ikke for at kontrollere, men for at kunne hjælpe og tage ansvar.
Samtalen handler også om trivsel
Indsatsen i Elis handler ikke kun om at nedbringe sygefravær. Den handler i lige så høj grad om at løfte trivslen og forstå, hvad der faktisk virker.
- Vi ville vende det om: Fra en reaktiv tilgang til en proaktiv. Hvordan kan vi tage hånd om tingene, inden det bliver alvorligt? Og hvordan kan vi samtidig styrke det, der allerede fungerer? forklarer HR-direktør Natja Aaberg Hornsbæk.
Det har ført til en mere nuanceret tilgang til fraværsdata, hvor målet ikke kun er at reagere på fravær, men også at anerkende stabilt fremmøde og identificere, hvad der skaber arbejdsglæde og robusthed i hverdagen.
- I vores sygefraværsrapporter kan lederne ikke kun se dem, der har et stigende fravær, men også dem, der møder stabilt op og trives. Det giver anledning til både anerkendelse og nysgerrighed: Hvad er det, der virker for dem? Hvad skaber deres trivsel, og hvordan kan vi lære af det?
Ved at koble fravær og trivsel tættere sammen, har Elis skabt et stærkt grundlag for samtaler, der både forebygger og forankrer alt det, der fungerer godt. Det gør det lettere for lederen at spotte mønstre og italesætte - både når noget halter, og når noget blomstrer.
Skræddersyet træning med AS3
I samarbejde med AS3 Transition udviklede Elis et praksisnært træningsforløb for virksomhedens ledere. Fokus var på træning i de konkrete samtaler, de skulle føle sig trygge i at tage.
- Vi ville ikke lave endnu en generisk lederworkshop. Det var vigtigt for os at bygge forløbet op om cases, der kom tæt på ledernes virkelighed. En langtidssyg kollega med mange års anciennitet. En medarbejder med hyppige en-dags-fravær. Virkelige dilemmaer. Det virkede, fordi det ramte noget genkendeligt.
Lederne blev bedt om selv at medbringe aktuelle eksempler, og under workshoppen trænede de samtalerne, gav hinanden feedback og arbejdede i læringsgrupper. Efter workshoppen skulle de tilbage i afdelingen gennemføre en rigtig samtale med en medarbejder og drøfte oplevelsen med deres læringsgruppe.
- Det kræver mod at øve sig på samtaler i et rum med kolleger, man ikke kender i forvejen. Men vores ledere gik til det med åbenhed og vilje, og AS3's konsulenter var dygtige til at skabe et trygt og anerkendende rum.
Fra data til handling - med hjertet
Som led i træningsforløbene blev AS3’s værktøjer og anbefalinger integreret i Elis' sygefraværsrapporter og intranet, så lederne nemt kan finde den støtte, de har brug for før en samtale.
- Vi ville gøre det tilgængeligt netop dér, hvor de har behovet, og vi kan se på data, at vores ledere er blevet langt bedre til at gribe fravær i opløbet.
Undervejs i forløbet har lederne også fået et større kendskab til de mange tilbud, medarbejderne har adgang til via deres sundhedsforsikring, og de er blevet bedre til at hjælpe medarbejderne videre til den rette støtte.
- Vi kunne se, at mange medarbejdere ikke kendte dem. Nu ser vi, at lederne i langt højere grad bringer det op i en samtale om fravær og trivsel. Det kan være psykologhjælp, stresshåndtering, fysioterapi. Det er konkret og god støtte, og det er vigtigt, at lederen kan hjælpe med at åbne den dør, forklarer Natja.
En indsats, der virker - og lever videre
'Rettidig omsorg' er i dag en integreret del af Elis’ lederudvikling, og nye ledere får en introduktion til værktøjerne som en del af deres onboarding.
- Vores ledere vil både resultater og relationer, og de har vist, at de kan forene det. Når de oplever, at de her samtaler ikke bare virker, men også styrker tilliden til medarbejderne, tager de ejerskab og fortsætter. Det gør mig stolt.
Elis kan nu se tydelige resultater: Sygefraværet er faldet markant – særligt i de teams, hvor lederne aktivt bruger værktøjerne i hverdagen.
- Det er stærkt motiverende at se, hvordan vores indsats gør en reel forskel. Det bekræfter os i, at vi er på rette spor, og giver energi til at fortsætte arbejdet, slutter Natja.
Natjas 6 råd til bedre sygefraværssamtaler
- Italesæt samtalen som omsorg, ikke som konfrontation
- Hjælp lederen med konkrete redskaber og træning
- Gør sygefraværsdata anvendelige og handlingsrettede
- Integrér hjælp og værktøjer i lederens dagligdag
- Følg op i ledergruppen og vis effekten
- Brug også data til at se og anerkende dem, der møder stabilt ind, og vær nysgerrig på, hvad der styrker deres trivsel
