<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1150766838320198&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Danmarks bedste ledelsesblog – vinder af Blogprisen 2016

as3_2017_3159-347202-edited.jpg

Ledelse

Sådan arbejder I sammen – hver for sig

Stine Schou Kvistgaard

Hjemmearbejdspladser.  Online samarbejder. Nutidens teknologi giver en høj grad af fleksibilitet, da de fleste i dag kan arbejde når – og hvor – de er mest effektive. Men hvad skal du som enten leder eller medarbejder egentlig tage højde for, hvis du og dine kolleger arbejder sammen – men hver for sig?

Flere og flere går i dag under betegnelsen ”digitalt indfødte”. De tilhører den stadigt voksende gruppe af medarbejdere, der bruger moderne teknologi i deres arbejde. Det betyder også, at flere i dag har andre forventninger til at gå på arbejde end for blot ti år siden.

For virksomhedslederen er opgaven derfor at skabe nye rammer for et arbejdsliv i stærk forandring. Flere og flere organisationer eksperimenterer eksempelvis med, hvordan de digitale muligheder kan imødekomme medarbejdernes ønsker om mere frihed og samtidig sikre virksomhedens ønske om performance og fremdrift.

Af virksomhederne kræver det større fleksibilitet og tillid, men også nye måder at lede på. Lykkes virksomheden med denne øvelse, er potentialet er stort. Det er nemlig på én gang muligt at effektivisere virksomheden og øge trivslen.

Hvorfor overveje online arbejdspladser?

Når en virksomhed åbner op for at have ansatte, der kun arbejder online, men ikke er fysisk til stede, bliver virksomhedens rekrutteringsgrundlag straks større. Det øger muligheden for at ansætte medarbejdere med den helt rette profil eller til en lavere løn end lønningsniveauet i det område, hvor virksomheden bor.

For den enkelte medarbejder giver digitaliseringen langt større fleksibilitet i forhold til hverdagslivet. Det giver blandt andet mulighed for at bosætte sig længere væk fra arbejdspladsen, hvis man eksempelvis ønsker at bo på landet.

Samtidig får medarbejderen mulighed for at kunne arbejde, når han eller hun er mest effektiv, eller på tidspunkter, der gør, at hverdagen kommer til at hænge bedre sammen for familien.  

I USA vælger flere og flere virksomheder at følge denne tendens. En af dem er virksomheden Basecamp, som benytter sig af ”remote workers”. Virksomheden har i dag 50 ansatte, som er bosat i 32 byer verden over, hvor hver har deres eget hjemmekontor.

Virksomheden arbejder ud fra tanken om at flytte arbejdet til de ansatte, frem for at flytte de ansatte til arbejdet. En filosofi, der indebærer virtuelle arbejdspladser og samtidig betyder store besparelser, da virksomheden ikke skal drive en kontorbygning med alt, hvad dertil hører.

Basecamps holdning er, at du arbejder bedst og mest effektivt, der hvor du har det godt, og hvor din hverdag i øvrigt fungerer omkring dig.

New Call-to-action

Fordele ved de nye arbejdsformer

Spørger man medarbejdere, hvor de bedst fordyber sig i deres arbejde, vil en del af dem ikke svare: På kontoret. Det kan der være gode grunde til.

På mange arbejdspladser vil en typisk arbejdsdag ofte blive afbrudt af telefonopkald, møder eller small talk. Arbejdsdagen bliver derfor ofte utilsigtet delt i mange, små bidder, som gør det svært at finde ind i den fordybelse, det kræver at løse en konkret opgave.

Af samme grund vælger mange medarbejdere andre steder end kontoret, når de skal fordybe sig i en kompliceret eller længerevarende opgave.

Mindre tidsspild, færre møder og small talk er derfor blandt de store argumenter for at arbejde hjemmefra, fordi det på en gang tilgodeser den enkelte medarbejders fokus og reducerer virksomhedens omkostninger på grund af tidsbesparelser.

Et af de andre argumenter for online og hjemmearbejde er, at det giver gladere medarbejdere med mere overskud. Den øgede fleksibilitet i hverdagen vil potentielt sænke stressniveauet og øge medarbejdertilfredsheden, fordi arbejds- og hjemmeliv generelt er mere i balance.

Ulemper ved online samarbejde

En af de helt store udfordringer ved at arbejde sammen, men på forskellige fysiske steder, er dialogen mellem virksomhedens ansatte.

Når virksomhedens medarbejdere primært kommunikerer med hinanden online, stiller det høje krav til kommunikationsformen og -frekvensen. Digital kommunikation fratager muligheden for at afkode kropssprog og fortolke det, der bliver sagt. Risikoen for at misforstå hensigter eller opgaveformuleringer bliver derfor større.

Derfor er det vigtigt, at ledelsen udstikker gode retningslinjer for digital kommunikation, som både tager højde for, hvordan man ”taler sammen” online (sprogbrug, emojis mv.) og skaber ensartede procedurer for, hvor ofte man forstyrrer hinanden, forventede svartider, opfølgning på opgaver og så videre.

En anden ulempe er, at man som leder kan man miste følingen med sine medarbejdere – og omvendt.

Når du er fysisk til stede samtidig på arbejdspladsen, har du som medarbejder bedre mulighed for at tjekke af med kollegaer og ledelse, om du er på rette vej med det, du arbejder på. I et online arbejdsfælleskab er det derfor afgørende at have et særligt højt kommunikationsniveau og have gode procedurer for, hvordan dette skal foregå i praksis.

Store krav til lederen

For den enkelte medarbejder, som arbejder hjemmefra eller er ansat som remote worker, kræver det struktur, disciplin og en høj grad af personligt lederskab at udføre sit arbejde effektivt.

For at være i stand til dette, må opgaverne være klart definerede. Det stiller store krav til virksomhedslederen, som nødvendigvis må drive sit team på en anden måde end tidligere.

Som leder er det nødvendigt at bruge ekstra tid på at definere opgaven og på at afstemme den med medarbejdernes forventninger. Lederen skal tydeligt kunne formidle, hvilken opgave der skal løses, på hvilken måde den skal løses, og at han eller hun på anden vis tydeliggør sine forventninger til den enkelte medarbejder.

Ved at sikre sig, at medarbejderen har forstået opgaven, mindskes risikoen for at spilde tid på at arbejde i en forkert retning. 

Tilsvarende er det en god ide løbende at afholde statusmøder, som sikrer, at man er på rette vej og holder tidsplanen for de konkrete opgaver. Derudover skal lederen også kunne slippe opgaven og sætte sin lid til medarbejderen.

Hvis man som medarbejder i stor udstrækning arbejder selvstændigt, er det desuden let at miste fokus på det fælles mål. Derfor bør ledere i større omfang end tidligere løbende bruge kræfter på at informere omkring virksomhedens aktuelle kurs og målsætninger for virksomheden.

Lige så afgørende for ejerskabsfølelsen og fælleskabet er det, at man kontinuerligt kommunikerer om virksomhedens fremskridt og nye tiltag, så medarbejderne føler sig inkluderet og som en del af noget større.

Den virtuelle fredagskage

De nye arbejdsformer udfordrer ledernes kreativitet og kræver et særligt fokus på det sociale, hvis arbejdsformen skal fungere i praksis.

Det er vigtigt, at man med jævne mellemrum sætter tid af til at mødes og tilbringe tid sammen, så alle føler, de er en del af samme virksomhed og arbejder mod samme mål.

Fordi man ikke på samme måde har det kollegiale bånd, kræver det om end en endnu tættere kontakt, når man endelig er sammen. Kan det ikke lade sig gøre at mødes fysisk, kan en erstatning for dette for eksempel være fælles skype-møder og andre online mødeformer, hvor man har mulighed for at se hinanden.

I stedet for at chefen anerkender medarbejdernes indsats ved at give fredagskage i kantinen, kan sejrene eksempelvis fejres med en personlig videomail, hvor chefen overbringer sin ros til medarbejderen.

Arbejdsformen kræver tillid

De fleste ledere, som har overvejet at muliggøre flere hjemmearbejdsdage eller at basere sin virksomhed på online samarbejde eller hjemmearbejdspladser, har på et eller andet tidspunkt stillet sig selv spørgsmålet: Hvordan kan jeg være sikker på, at mine medarbejdere reelt gør deres arbejde - eller arbejder nok?

Svaret er: Det kan du ikke på samme måde som før.

I modsætning til et traditionelt arbejdsmiljø, hvor en leder lettere kan følge med i sine medarbejderes arbejde, og i en vis udstrækning vil kunne overvåge deres indsats, stiller digitale arbejdskulturer lederens tillid til medarbejderne på en prøve.

I en vis udstrækning kan lederen sikre, at medarbejdere leverer det, de skal, og bevarer effektiviteten ved hjælp af statusmøder, afrapportering eller andre opfølgningsmetoder. Men overblikket er ikke dækkende.  

Som leder vil du ikke kunne have et komplet overblik over, hvilken indsats hver enkelt ansat lægger for dagen. Det er derfor ikke alle virksomheder, som vil være tiltrukket af de digitale arbejdsformer.
 
Vil man have succes med de nye arbejdsformer, kræver det, at ledelsen giver afkald på en del kontrol. I et ”best case” scenarie vil medarbejderne opleve stor frihed i sit arbejde, opnå en øget følelse af mening på grund af et større ejerskab i forhold til egne opgaver. Dette vil på flere parametre have en positiv indvirkning på medarbejdertilfredshed, arbejdsindsatsen og den generelle trivsel.

 

Arbejder man ofte hjemmefra, skal man være særligt opmærksom på at holde en skarp grænse mellem arbejdstid og fritid, så arbejdsliv og privatliv ikke smelter sammen. Læs mere om dette emne i artiklen: Ved du, hvornår du gør dit job godt nok?

Stine Schou Kvistgaard

Stine Schou Kvistgaard

Selvstændig kommunikations- og brandingrådgiver. Stine hjælper virksomheder med at udvikle deres forretning gennem kommunikation med et menneskeligt fokus. Hun driver desuden virksomheden FEEL Company, som tilbyder undervisning i meditation online og på fysiske meditationsforløb.

Forrige indlæg

E-bogs-trilogi: Dette er ikke den perfekte opskrift på at gennemføre en opsigelse. Men det er tæt på

Næste indlæg

Guide: Sådan spotter du symptomer på stress

Kommenter indlægget